Avis sur Wallester et ses cartes gratuites pour gérer les dépenses

Qu’est-ce que Wallester ?

Wallester AS est une entreprise basée à Tallinn en Estonie, qui possède une succursale en France, plus précisément à Valbonne (Alpes-Maritimes) dans la technopole de Sophia Antipolis. Elle offre une solution de gestion des dépenses des entreprises, appelée Wallester Business, qui repose sur l’émission de cartes bancaires physiques ou virtuelles, en partenariat avec Visa. L’éventail est large et va de la carte prépayée à la carte de crédit.

Atout par rapport à la concurrence : la possibilité d’émettre des produits (cartes bancaires et application) en marque blanche, c’est-à-dire portant le logo et les couleurs d’une autre entreprise.  Wallester se charge de tout y compris de la sécurité des paiements et de la prise d’information sur les porteurs de carte.

Image : Wallester

Les cartes sont pilotables depuis une application ou un ordinateur.

Chaque carte peut être gérée individuellement, en personnalisant les budgets et les limites des catégories de dépenses. 

Point très positif : il n’y a aucun plafond de dépense ou de retrait fixé par Wallester : c’est vous qui décidez.

L’administrateur du compte suit les mouvements de toutes les cartes en temps réel, consulte les notes de frais et vérifie que les détenteurs de cartes Wallester ont bien téléchargé leurs reçus sur la plateforme.

Tarifs : un plan gratuit et deux payants

Nous apprécions le fait que Wallester propose un plan tarifaire gratuit, sans abonnement mensuel. Il vous permettra d’émettre des centaines de cartes virtuelles gratuites. Cela devrait suffire à la plupart des entreprises, mais si le quota de cartes s’avère insuffisant, vous pourrez passer aux plans payants.

Le plan Free est gratuit et permet d’activer jusqu’à 300 cartes virtuelles, avec la possibilité d’en ajouter d’autres pour un coût de 35 centimes par mois et par carte. Le nombre de cartes virtuelles incluses augmente visiblement avec les plans Premium et Platinum, dont le tarif mensuel est toutefois beaucoup plus élevé. Ces plans conviennent aux moyennes et grandes entreprises qui doivent gérer un grand nombre d’employés et de dépenses.

Et la concurrence ? Wallester est moins cher que Soldo, un autre service de gestion des dépenses, qui facture chaque carte virtuelle 1 €. Les cartes virtuelles de Qonto sont facturées 2 € avec le plan gratuit, mais 0 € avec le plan payant à 6 €/mois. Dans tous les cas Wallester est moins cher en ce qui concerne l’abonnement, mais on verra qu’il se rattrape un peu sur les frais.

Les cartes physiques peuvent être activées au fur et à mesure des besoins. Vous n’aurez rien à payer par mois, seules l’émission et la livraison de la carte seront facturées 5 €/mois, ce qui est habituel chez la concurrence.

Comment gérer les dépenses avec Wallester Business ?

L’offre de Wallester comprend de multiples outils pour suivre et gérer les dépenses de votre entreprise : cartes virtuelles et physiques paramétrables, suivi des dépenses en temps réel, numérisation des notes de frais.

Cartes pour employés ou freelances

Wallester ne propose pas seulement les cartes pour collaborateur ou employés que l’on retrouve ailleurs. L’offre inclut la possibilité d’émettre des cartes pour freelance, qui sont un peu plus chères que les cartes pour employés, puisqu’il faut payer 1 € de frais d’activation et 1 € par mois. On peut les utiliser pour fidéliser les clients d’une plateforme de freelances en les payant plus rapidement.

Image : Wallester

Nouveauté : la possibilité d’émettre des « cartes de paie » pour les freelances et pas seulement des cartes pour employés.

Les cartes virtuelles sont activées en quelques instants, et sont immédiatement prêtes à l’emploi. Elles peuvent être utilisées aussi bien pour les paiements en ligne que pour les paiements en magasin, si on les ajoute à un portefeuille électronique sur smartphone, comme Google Wallet, Apple Pay ou Samsung Pay.

Les cartes Wallester sont émises en partenariat avec le réseau Visa et sont donc acceptées dans le monde entier.

Image : Wallester

Paramétrage d’une carte pour employé depuis l’application.

En plus des cartes individuelles, il est possible de créer des cartes communes dédiées à une équipe ou à une catégorie de dépenses. Par exemple, il est possible de créer des cartes dédiées aux dépenses d’un véhicule spécifique, des cartes de carburant, etc.

Les cartes peuvent être personnalisées dans des limites opérationnelles par l’administrateur du compte Wallester : attribution d’un budget, limitation des dépenses dans certaines catégories, désactivation de certaines transactions.

Depuis le panneau de contrôle, l’administrateur vérifie toutes les dépenses en temps réel, soit à partir d’un smartphone, soit à partir du site web. Les mouvements peuvent être filtrés pour obtenir une image plus claire des dépenses individuelles.

Numérisation des reçus

La numérisation est très appréciée, car elle facilite grandement le travail des comptables. Elle est d’ailleurs présente dans l’offre des néobanques comme Shine et Qonto ou encore chez Soldo.

Chaque utilisateur auquel une carte est attribuée dispose de son propre profil d’accès dans l’application Wallester. Lorsqu’il effectuera une dépense, il pourra sélectionner la transaction dans l’application et prendre une photo du reçu pour le télécharger automatiquement sur la plateforme.

Pour les utilisateurs des plans Premium et Platinum, il y aura une notification automatique pour ajouter le reçu.

Comptabilité et intégration avec des applications externes

Les données relatives aux dépenses peuvent être exportées dans différents formats, notamment Excel, PDF, CSV et autres. Les transactions peuvent être filtrées par période, département, catégorie ou employé.

Image : Wallester

Quatres formats de fichiers sont disponible pour l’export des données : PDF, XLS (Excel), XML, CSV.

Grâce à l’API (interface de communication entre logiciels), la comptabilité peut être encore simplifiée en intégrant Wallester à un logiciel tiers. De cette manière, toutes les dépenses seront automatiquement téléchargées dans le système comptable utilisé par votre entreprise.

Comment contacter le service client ?

L’assistance à la clientèle est disponible 24 heures sur 24 par le biais de différents canaux de contact.

Pour obtenir des informations avant de devenir client, vous pouvez cliquer sur les boutons appropriés du site web de Wallester (par exemple Contact Us), remplir le formulaire et attendre une réponse par e-mail.

Les clients, quant à eux, disposent d’un chat en direct directement dans l’application ou dans l’espace personnel du site web.

Point négatif : le site web est traduit dans un français parfois approximatif et il n’y a pas de centre d’aide.

Comment ouvrir un compte Wallester ?

Tout type de personne morale (EURL, SASU, SARL, SA) établie dans l’Union européenne ou au Royaume-Uni peut ouvrir un compte Wallester. Les personnes physiques (EI) ne sont pas autorisées.

L’inscription se fait en quatre étapes assez rapides sur le site de Wallester. Tout d’abord, vous devez fournir votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone portable, sur lesquels vous recevrez des liens et des mots de passe temporaires qui vous permettront d’accéder aux étapes suivantes.

Il vous sera demandé les coordonnées de la personne responsable de l’ouverture du compte Wallester (et qui deviendra par la suite l’administrateur du compte), les informations sur l’entreprise (y compris les partenaires) et les coordonnées de l’entreprise (KBIS, SIRET).

Une fois les documents téléchargés, il suffira d’attendre quelques jours ouvrables pour recevoir la confirmation de l’ouverture du compte. Si les vérifications révèlent des données incorrectes, le service client vous demandera de répéter certaines étapes ou de fournir de nouveaux documents.

Notre avis sur Wallester

Wallester se présente surtout comme une plateforme de gestion des dépenses professionnelles spécialisée dans l’émission de cartes bancaires.

Si l’on se limite aux cartes virtuelles et aux paiements en euros, Wallester est moins cher que des concurrents comme Soldo et Qonto lequel est plutôt un compte courant pro avec outils de gestion des dépenses.

Points de différentiation par rapport à la concurrence :

• plan gratuit
• possibilité de fonctionner en marque blanche
• cartes pour freelancers

L’offre de Wallester est donc innovante et bon marché, mais n’est pas adaptée à toutes les entreprises.