Bon de commande : qu’est-ce que c’est ? À quoi ça sert ?

Le bon de commande, ou BDC, est couramment utilisé pour clarifier une transaction entre acheteur et vendeur.

Mais, qu’est-ce exactement qu’un bon de commande ?

Est-ce une obligation légale ? Que doit-il contenir ? Quelle différence avec un devis ou une facture ?

Définition

Essayons de définir tout d’abord brièvement ce que c’est, avant d’aller plus en détail :

Un bon de commande (BDC) est un document matérialisant et explicitant un contrat entre l’acheteur, qui commande un certain nombre de biens, et le vendeur  qui s’engage à les fournir. C’est un moyen de preuve, mais ce n’est pas un document fiscal et comptable comme une facture.

Le bon de commande n’est pas encadré par un texte de loi particulier et n’est pas obligatoire. C’est un document contractuel : une fois signé, il engage les deux parties.

On l’utilise habituellement pour la commande des biens physiques. Si l’on commande des pièces détachées, des meubles, etc., on signera habituellement un bon de commande, alors que pour des services, ou une commande mixte de services et de matériel, on parle habituellement de devis. Lorsqu’un client signe un devis comportant une liste d’articles, cela revient à signer un bon de commande.

Dans tous les cas, il ne s’agit pas d’un document fiscal pour le commerçant. La facture demeure indispensable.

Les informations sur les produits du BDC pourront être reprises dans le bon de livraison (BDL), pour que le client puisse valider la dernière étape de la transaction.

Mais, si le bon de commande n’est pas obligatoire, pourquoi l’utiliser ?

À quoi sert un bon de commande ?

Premièrement, à prouver l’existence du contrat de vente.

Deuxièmement, à clarifier les termes de la transaction en vue d’éviter les erreurs et litiges.

Le bon de commande sert au moment de la vente, pour être sûr qu’il n’y a pas d’erreur sur les articles et la quantité, mais aussi à la livraison, en le confrontant avec le bon de livraison.

Troisièmement, à faciliter la gestion des commandes auprès des fournisseurs par le vendeur.

Les informations indispensables

Que doit-on inclure dans un bon de commande ?

Tout ce qui peut éviter les risques d’erreurs et les ambiguïtés.

En premier lieu les informations établissant l’identité de l’acheteur et du vendeur

• Identité du vendeur : raison sociale, adresse, numéro de SIREN, numéro RCS. Le numéro de TVA n’est pas indispensable, car ce n’est pas une facture.
• Identité de l’acheteur: nom, prénom et adresse s’il s’agit d’un particulier, ou raison sociale, etc., s’il s’agit d’une entreprise.

Ensuite les éléments d‘identification des articles vendus :

• Nom des produits x quantité. Prix unitaire HT.  Prix total HT. TVA appliquée et prix TTC, pour les particuliers.
• Code SKU si possible pour éviter les erreurs de livraison

Toute information permettant d’identifier la commande :

• Numéro de commande
• Date de la commande

Des informations sur les modalités d’exécution de la commande :

• Modalités de paiement
• Conditions de livraison (transporteur, tarifs et délai)

Un espace réservé à la validation de la commande. Il doit être suffisamment large pour que le client puisse inscrire la mention « bon pour accord » ou « lu et approuvé ».

On n’est pas obligé de tout mettre sur son bon de commande : le délai de rétractation, les conditions de garantie, les coordonnées du médiateur en cas de litige, peuvent très bien figurer uniquement dans les les conditions générales de ventes (CGV), qui peuvent être incluses à la suite du bon de commande ou dans un document séparé.

Deux possibilités :  demander au client de signer séparément les conditions générales de vente ou lui faire cocher une case accompagnée d’un texte tel que « je reconnais avoir pris connaissance et accepté les conditions générales de vente » à côté de la zone de signature du bon de commande.

Comment faire un bon de commande ?

Il y a plusieurs manières de procéder :

• À la main, en utilisant un stylo et un carnet vendu dans le commerce à cet effet. Ces carnets contiennent du papier carbone, ce qui permet d’éditer un double très facilement.
• En utilisant un fichier texte ou un tableur. Il existe beaucoup de modèles de fichiers de bon de commande sur le net.
• En utilisant la partie devis de votre logiciel de facturation en ligne. Il suffit d’écrire « bon de commande » à la place de devis.
• En utilisant un logiciel de gestion commerciale capable de gérer bon de commande, bon de livraison et facture.
• Enfin, avec certains systèmes de caisse, qui reprennent les données du catalogue et gèrent également bons de commande, devis et factures. C’est la meilleure solution pour magasin, et pas forcément pour une entreprise dépourvue de point de vente.

En ce qui concerne l’utilisation des fichiers textes ou tableur, on peut se contenter de remplir les documents à la main et de faire une photocopie. Une version un peu moins artisanale consiste à remplir les documents manuellement sur son ordinateur. Il est en fait plus efficace d’insérer les informations issues d’une base de données, en occurrence de votre catalogue d’article ; c’est possible avec Microsoft Office ou OpenOffice.