Avez-vous du mal à gérer les dépenses de votre entreprise ?

Y a-t-il trop de collaborateurs à rembourser ou de postes de dépenses ?

Il est peut-être temps pour vous d’envisager l’utilisation de cartes professionnelles prépayées.

Ces cartes constituent en effet un moyen efficace et peu coûteux de contrôler et visualiser vos dépenses de manière fine et sécurisée.

Qu’est-ce exactement et pourquoi les utiliser ? Quels sont les fournisseurs disponibles en France ? Quelle alternative ?

Les cartes bancaires prépayées professionnelles

Les cartes bancaires prépayées sont l’un des trois grands types de cartes bancaires professionnelles, avec les cartes de crédit et les cartes de débit. Extérieurement, rien ne distingue les cartes prépayées des deux autres, puisqu’il est généralement simplement écrit « business », mais leur mode de fonctionnement est particulier :

Définition :

Les cartes bancaires prépayées professionnelles sont des cartes de paiement à débit immédiat et à autorisation systématique, adossées à des comptes rechargeables qui n’autorisent pas les découverts.

Ces cartes, physiques ou virtuelles, servent à faciliter la gestion des dépenses de l’entreprise.

Les cartes business prépayées ne sont généralement pas reliées au compte courant de l’entreprise, mais à un compte rechargeable (compte de monnaie électronique d’après la réglementation) alimenté par le compte courant de l’entreprise qui utilise les services du fournisseur de cartes prépayées.

« Autorisation systématique » signifie que la banque du porteur de la carte doit être interrogée à chaque paiement pour vérifier la solvabilité, ce qui interdit tout dépassement non prévu. Les véritables cartes prépayées ne peuvent donc pas fonctionner en mode hors ligne, par exemple aux péages d’autoroute ou lors d’une coupure de réseau dans un magasin.

Comme toutes les cartes de paiement, elles sont utilisables en principe aussi bien pour les achats dans un commerce que pour les achats en ligne, mais certains services permettent de bloquer les achats en ligne. Nous allons voir que ces cartes offrent de nombreuses possibilités de réglage.

Utilisation des cartes prépayées dans un contexte professionnel

Les cartes prépayées sont un moyen simple et efficace de contrôler certaines lignes de dépense.

Une carte pourra être affectée à :

  • Un collaborateur ou une équipe
  • Un département de l’entreprise (marketing, ventes, etc.)
  • Un type de dépense (abonnements, réservations d’hôtels, etc.)

En fonction des prestataires et abonnements, une TPE-PME pourra avoir accès à un nombre variable de cartes prépayées : d’une à plusieurs dizaines. On a aussi vu qu’il est impossible d’être à découvert avec ce type de carte. Les cartes prépayées vont permettre d’éviter toute dépense superflue et de tout surveiller en temps réel.

Le suivi des dépenses est donc à la fois plus efficace et plus sûr.

Les cartes prépayées pros sont paramétrables. On pourra par exemple définir à l’avance :

  • Le montant maximum par retrait/transaction
  • Le montant maximum par période (semaine, mois)
  • Les modalités de rechargement automatique de la carte
  • La possibilité de payer en mode sans contact
  • La possibilité de payer en ligne
  • La possibilité de retirer des espèces à un DAB
  • Les zones géographiques d’utilisation
  • Les commerces interdits

Elles sont très faciles à désactiver en cas de vol, ce qui fournit une sécurité supplémentaire.

Pour faciliter la gestion comptable, vérifiez que le fournisseur de cartes autorise le scan ou l’ajout des notes de frais en PDF, ainsi que l’export manuel des données vers votre logiciel de comptabilité, ou mieux encore la synchronisation automatique.

Carte prépayée virtuelle ou physique ?

Les cartes virtuelles sont utilisables en ligne ou en magasin. Avantage : elles sont moins chères et offrent la possibilité de payer avec une carte à usage unique. Inconvénient : il faut que l’utilisateur dispose d’Apple Pay ou Google Pay dans son téléphone s’il veut s’en servir dans un commerce, et cela ne fonctionne qu’avec les terminaux sans contact. Impossible également de les utiliser pour retirer des espèces à un distributeurs.

Pour les voyages, les cartes physiques s’imposent, car on peut avoir besoin de retirer des espèces.

Dans les autres cas, les cartes virtuelles peuvent suffire ou sont même plus appropriées, par exemple pour gérer les abonnements.

Les services disponibles en France

Les cartes prépayées professionnelles ne sont généralement pas émises par la banque de l’entreprise, mais par des prestataires spécialisés, affiliés soit à Mastercard, soit à Visa, plus rarement à American Express. Avantage : la séparation entre le compte de dépôt l’entreprise et le compte qui servira à la gestion des dépenses.

Soldo est l’une de ces solutions. Elle offre beaucoup d’options de personnalisation des cartes. Elles peuvent être nominatives (pour les employés) ou non nominatives (pour des postes de dépenses). Les forfaits supérieurs donnent accès à plusieurs dizaines de cartes.

Dans certains cas c’est le compte de paiement de l’entreprise qui émet les cartes prépayées. Voir par exemple le compte Anytime (5 cartes par employé au maximum).

Il s’agit ici de solutions généralistes qui permettent à l’entrepreneur de choisir lui-même l’affectation de chaque carte.

On trouve aussi des cartes spécialisées :

  • gestion des dépenses de voyage, comme la Mastercard Ticket Travel Pro d’Edenred
  • carte cadeau pour les employés par American Express

Alternative : les cartes de débit professionnelles

La réglementation européenne qui s’applique au particulier définit la carte prépayée comme une carte liée à un compte de monnaie électronique. Par extension on utilise le terme de carte prépayée pour les cartes business qui répondent à la même définition.

On a vu plus haut que les comptes de monnaies électroniques sont des comptes à autorisation systématiques, qui posent des problèmes lorsqu’il n’y a pas de réseau puisque le paiement sera systématiquement rejeté. Cela ne fonctionne pas non plus lorsqu’il n’y a pas assez de temps pour interroger la banque du porteur de la carte. On a déjà parlé des péages, mais on peut mentionner également certaines pompes à essence et certains automates de parkings.

Il est donc préférable pour être tranquille d’utiliser des cartes de débit liées à des comptes de paiement. Cela coûte plus cher, mais cela permet d’utiliser la carte n’importe où.

Les entreprises qui trouvent plus pratique d’avoir un seul compte de paiement pourront envisager le compte Qonto, qui offre de bons outils de gestion des dépenses dont les IBANS multiples, qui peuvent se substituer aux cartes pour les montants importants.

Si l’on préfère avoir un compte séparé, les cartes de  débit de Spendesk s’intègrent à une solution complète de gestion des dépenses dont les salaires, factures et bons de commande. Solution plus simple, qui se rapproche de Soldo, mais avec des cartes de débit : Mooncard.