Si vous êtes auto-entrepreneur, indépendant ou à la tête d’une petite entreprise, vous émettez forcément des devis et des factures. Trois possibilités s’offrent à vous : l’édition manuelle des factures, l’utilisation d’un logiciel de facturation installé sur votre ordinateur, et enfin la facturation en ligne, dont on parle de plus en plus, sans savoir toujours exactement à quoi elle correspond et en quoi elle présente un intérêt.
Qu’est-ce donc que la facturation en ligne ? Quelle est la différence avec la facturation électronique ?
La facturation en ligne est une forme de facturation électronique, mais le logiciel qui génère la facture est situé dans le Cloud et non sur un ordinateur de bureau.
Attention, le terme de facturation électronique ne désigne pas seulement l’envoi de factures dématérialisées, par exemple au format PDF, et semblables à une facture papier ; ce terme peut désigner également des formats de factures comportant des données pouvant être interprétées par un logiciel de compatibilité. A priori un autoentrepreneur ou un indépendant se limitera à l’envoi de factures électroniques ressemblant au format papier.
La facturation avec un logiciel, c’est bien en théorie… mais en réalité beaucoup de micro-entrepreneurs se contentent d’éditer leurs factures manuellement, à l’aide d’un traitement de texte ou d’un tableur. Ils rechignent à l’utilisation d’un logiciel de facturation, et ont encore plus de mal à envisager de recourir à des services de facturation en ligne.
Nous commencerons donc par examiner l’intérêt de l’utilisation des logiciels de facturation et nous verrons dans un second temps l’intérêt des logiciels en ligne.
Pourquoi utiliser un logiciel de facturation ?
Pourquoi en effet utiliser un tel logiciel, plutôt que son traitement de texte favori ?
Examinons quelques-unes des fonctionnalités proposées par les logiciels de facturation (attention tous les logiciels n’offrent pas le même niveau de fonctionnalité) et qui sont susceptibles d’intéresser les entrepreneurs :
Numérotation automatique des factures. La loi impose l’utilisation d’un système de numération à votre convenance, pourvu qu’il soit continu d’une facture à l’autre, par exemple 2019-1, 2019-2, 2019-3, etc. Avec un logiciel de facturation, vous êtes sûr que chaque facture se voit attribuer un numéro unique en conformité avec les exigences du fisc.
Conversion automatique des factures en devis. Bien souvent, la facture est quasiment identique aux devis. Seules la dénomination, la date et les mentions légales changent. Avec un logiciel de facturation, un clic suffit pour transformer un devis en facture. Plus besoin de dupliquer et d’éditer le devis
Utilisation d’un fichier client. Autrefois, les entreprises possédaient un fichier client dans une base de données, qu’elles fusionnaient avec les fichiers texte. Une procédure un peu laborieuse pour le petit entrepreneur pressé, qui préfère souvent ajouter manuellement les coordonnées de son client. Là encore, un logiciel de facturation représente une simplification : les coordonnées sont renseignées automatiquement et on peut facilement retrouver toutes les factures et devis d’un même client.
Catalogue de produits et services. Utile si vous offrez souvent les mêmes prestations. Cela représente un petit investissement initial en temps, pour ajouter vos produits dans le logiciel, mais cela vaut le coup : en quelques clics, vous pourrez créer plusieurs lignes sur votre facture, avec la description, les quantités, le prix, et même des taux de TVA variables.
Envoi de relances. Un logiciel de facturation est capable d’éditer des factures, mais aussi de savoir si elles ont été ou non payées. Si cela n’est pas le cas, le logiciel peut envoyer une relance en un clin d’œil, soit à votre demande, soit de manière automatique, passé un certain délai. Avec un logiciel installé sur un ordinateur de bureau, la relance sera envoyée par e-mail en utilisant les codes de votre messagerie.
Export de document comptables. Généralement, les autoentrepreneurs ne sont pas assujettis à la TVA ; ils paient des cotisations de manière forfaitaire et leur comptabilité se réduit à un journal des entrées et dépenses. Mais dès que l’on est imposé au réel et/ou que l’on collecte la TVA, les choses se compliquent et les approximations ne sont pas permises. L’utilisation d’un logiciel de facturation va vous permettre de créer et d’exporter automatiquement les documents dont ont besoin le comptable ou l’expert-comptable, sans erreur ni omission.
Émission d’e-factures (format numérique spécial). Ce type de format comportant des données numériques est utilisé par les grandes entreprises, mais aussi par les entreprises publiques. Si vous fournissez des biens ou des services à ce type d’entité, on peut exiger de vous une e-facture. Attention, tous les logiciels ne sont pas capables d’émettre ce type de facture.
Calcul des impôts à payer. Cette fonction n’est pas indispensable, si vous utilisez un tableur pour votre journal de recettes et dépenses, et savez comment appliquer un pourcentage. Toutefois, pour certaines personnes réfractaires à l’arithmétique, même basique, cette fonction s’avérera utile. Certains logiciels de facturation peuvent même vous rappeler qu’il est temps de régler vos cotisations à l’URSSAF.
Génération de statistiques. Cela n’est pas non plus indispensable, mais peut intéresser les allergiques aux tableaux Excel. Les statistiques générées par les logiciels de facturation permettent de suivre l’évolution du chiffre d’affaires d’un mois ou d’une année à l’autre, d’établir la liste des produits les plus vendus, de connaître l’état des impayés, etc .
Avec la facturation électronique ou en ligne, fini la paperasse !
D’accord, mais combien ça coûte ?
On pourrait penser que le prix est un obstacle, mais cela n’est pas vraiment le cas. Il existe en effet de très nombreux logiciels disponibles en téléchargement, gratuits ou payant, à divers niveaux de prix, et sans abonnement. Dans certains cas, la version gratuite est totalement fonctionnelle, et la version payante comporte des options non indispensables, comme la création de statistiques.
Admettons que vous soyez désormais convaincus de l’utilité d’un logiciel de facturation. Vous vous demandez peut-être si l’utilisation d’un logiciel installé à demeure sur le disque dur de votre ordinateur de bureau est la meilleure solution ? Plutôt que de détailler les inconvénients liés à ce type d’installation, nous allons considérer directement les avantages de la facturation en ligne :
Les avantages de la facturation en ligne
La facturation en ligne comporte les avantages de la facturation logicielle, détaillées ci-dessus, plus les avantages spécifiques suivants (là encore, certaines fonctionnalités ne sont offertes que par certains logiciels) :
Compatibilité tout OS et consultation à distance. Comme le logiciel est situé dans le Cloud et que l’accès se fait généralement par une interface web, le service est accessible depuis n’importe quelle machine, PC, Mac ou même tablette, quel que soit votre emplacement géographique. Certains prestataires de service vous donnent même la possibilité d’utiliser une application pour appareil mobile, plutôt qu’un interface web classique.
Accès externe. Un accès peut être accordé, en fonction des logiciels, à un comptable ou expert-comptable travaillant au sein d’un organisme extérieur à l’entreprise. Cela fera gagner un temps précieux au chef d’entreprise qui travaillent au sein de petites structures et ne disposent pas personnel qualifié.
Mises à jour logicielles automatiques. Les mises à jour sont automatiques et sont comprises dans l’abonnement au logiciel. Si l’éditeur est sérieux, cela garantit une conformité aux lois et réglementations en vigueur.
Données stockées en sécurité. Les données stockées sur un ordinateur ne sont pas à l’abri d’un dommage affectant le disque dur. En principe, il faudrait faire des sauvegardes quotidiennes sur un deuxième disque, voire disposer de disques montés en parallèle, et faire une autre sauvegarde dans le Cloud. Mais qui s’astreint réellement à cette discipline ? La réponse est, hélas : pas grand monde. Avec les logiciels de facturation en ligne, les données sont stockées sur un serveur sécurisé, en principe de manière redondante. Le risque de perte de donnée est grandement limité par rapport à un stockage local.
Envoi de relance par un service de facturation. Par rapport aux logiciels installés sur un PC, il s’agit d’une option supplémentaire : au lieu d’envoyer la relance depuis votre adresse mail, vous pouvez opter pour un envoi ou une relance depuis un service de facturation ; cela peut inciter votre débiteur à se montrer plus empressé de s’acquitter de sa dette.
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Modules de paiement en ligne (Ingenico ePayments, PayPal, Stripe…). C’est une option très intéressante si vous travaillez avec certains entrepreneurs intéressés par les nouvelles technologies. Très sensible à la perte de temps représentée par l’envoi d’un chèque à la Poste, ils considéreront comme une réelle plus-value la possibilité que vous leur offrez de régler leur facture de manière dématérialisée. Le seul inconvénient pour vous : une commission sera prélevée par le fournisseur de la solution de paiement en ligne.
Conversion automatique des paiements reçus en devises étrangères. Vous pouvez désormais émettre des factures dans n’importe quelle devise sans vous soucier du taux de change. Lors de la réception du paiement, le taux de change en vigueur est automatiquement appliqué. La somme réellement encaissée pourra varier en fonction des frais de change.
Envoi de factures récurrentes. Cette fonction assure l’envoi planifié et automatique de factures, par exemple à des clients abonnés à vos services. Si l’on préfère, on peut aussi envoyer des devis récurrents.
Service d’envoi de lettre papier. Utile pour le chef d’entreprise qui travaille seul et ne dispose pas du temps nécessaire pour aller à la poste, et dont les clients sont attachés aux factures papiers. Attention ce service n’est pas offert par tous les logiciels en ligne.
Il est possible, à ce stade de votre lecture, que vous commenciez à envisager l’utilisation de ce type de services ; il convient donc de faire un rapide panorama de l’offre disponible en France :
Quelques solutions disponibles en France
L’offre est bien développée et comporte des solutions légères et centrées uniquement sur la facturation en ligne, et d’autres beaucoup plus riches, qui assistent le chef d’entreprise dans chacune de ses tâches.
Parmi les sociétés qui se sont placées très tôt sur le créneau de l’auto-entreprenariat et des très petites entreprises, mentionnons myAE et MonAE (et la version avec TVA, myTPE) qui offrent plus que l’essentiel à des tarifs très abordables : gratuit ou quelques euros par mois. Les options de paiement en ligne sont toutefois limitées. Héritier de la maison Ciel, Sage propose avec Compta & Facture une solution orientée comptabilité pour ceux qui collectent la TVA mais qui est plus chère. Et n’oublions pas Henrri, plutôt orienté TPE à la base, mais pouvant être utilisé aussi par des auto-entrepreneurs, et qui est gratuit avec des options payantes sous forme de module.
Si l’on est intéressé par la gestion des stocks, on pourra utiliser VosFactures, qui offre en outre un large choix de solutions de paiement en ligne. Zoho ne s’intéresse pas aux stocks mais offre le paiement en ligne multidevise dès la version gratuite. Avec Zervant on monte d’un cran dans l’offre de service avec l’envoi des factures par voie postale, l’émission d’e-factures (voir aussi Sage eFacture) ou l’affacturage.
Pour terminer mentionnons Incwo, qui offre bien plus que des fonctions de facturation et peut être enrichi grâce à des centaines de modules, et enfin ClicFactures, très utile pour regrouper toutes les factures de ceux qui utilisent plusieurs plateformes d’commerce en ligne.
La souscription aux offres payantes se fait généralement par carte bancaire ou virement Sepa. Comptez de cinq à dix euros par mois pour démarrer. Leurs offres gratuites sont parfois – mais pas toujours -un peu trop limitées par rapport aux offres payantes : 5 clients à l’année ou trois factures par mois maximum, par exemple.
Le choix est donc assez vaste, mais encore faut-il trouver une solution adaptée à ses besoins. C’est ce que nous allons voir dans la section suivante :
Comment choisir sa solution de facturation en ligne
On vient de voir que de nombreuses offres sont disponible sur le marché, qui sont ensuite déclinées en sous-offre avec de différents niveaux de prestation et de tarification. Il apparaît qu’il est pratiquement impossible de faire son choix, si l’on ne sait pas exactement de quoi l’on a besoin.
Suivre ces quelques étapes peut vous aider à trouver une solution qui vous convienne réellement :
- Première étape : faites le point sur votre méthode actuelle d’émission de factures. En êtes-vous pleinement satisfait. Que faudrait-il améliorer ?
- Deuxième étape : faites le compte du nombre de vos clients et du nombre de factures que vous envoyez par an.
- Troisième étape : faites la liste de toutes les fonctions dont vous avez absolument besoin et de celles qui vous intéressent, mais dont vous pouvez vous passer dans l’immédiat, sans rien oublier.
- Quatrième étape : faites un tableau ordonné qui mette en rapport les besoins (sans oublier le nombre minimum de clients et de facture) et les différentes solutions de facturation en ligne, pour chaque offre tarifaire. Certaines offres gratuites peuvent suffire aux fonctions les moins utiles.
Rien ne vous oblige à passer à la facturation en ligne, mais vous devriez maintenant avoir une idée un peu plus claire de l’intérêt que cela représente ou non pour votre entreprise.
