Facturation en ligne : les meilleures applications pour petites entreprises

Sommaire

Les applications

• Revolut
• Square
• Finom
• SumUp
• Shine
• Zervant
• PayPal

Tableaux comparatifs

• Tarifs et frais
• Devis et factures récurrentes
• Suivi des paiements

Les plus :

Les moins :

Malgré ces limitations, l’utilisation du système de facturation de Revolut présente plusieurs avantages, qui sont liés aux caractéristiques du compte pro Revolut.

Image : Revolut

Chronologie de la facturation et suivi de l’avancement du paiement.

Sachez tout d’abord que ce compte est multidevise. Cela signifie que l’on peut se faire payer et stocker différentes devises comme les dollars, ou la livre sterling.

Cette facilité s’étend au paiement en ligne des factures :

Vous pourrez en effet émettre des factures dans 28 devises différentes et recevoir des paiements dans chaque devise sur des sous-comptes appelés « balance ».

Le système de facturation de Revolut est également l’un des plus intéressants en ce qui concerne les options de paiement en ligne.

Chaque facture est en effet paramétrable pour donner à vos clients le choix entre le paiement par carte bancaire, Apple Pay, Google Pay, virement ou même Revolut Pay, un système de paiement similaire à PayPal, qui utilise la reconnaissance biométrique depuis l’application Revolut du client.

Les plus :

Les moins :

Image : Mobile Transaction

Création d’une facture depuis l’application.

Pas besoin d’ouvrir un compte pro chez Square, vous pouvez conserver votre compte habituel. Les sommes seront virées périodiquement sur votre compte pro depuis Square, ce qui peut compliquer l’identification des transactions. L’historique des virements (appelés transferts par Square) vous aidera à vous y retrouver, car toutes les transactions correspondantes y sont enregistrées.

Le système de facturation de Square est lié à un catalogue de produits et est plutôt adapté à ceux qui vendent régulièrement les mêmes articles ou prestations. On pourra aussi créer un article qui ne sera pas enregistré au catalogue pour des prestations occasionnelles.

On pourra utiliser l’application généraliste Solution de vente Square, ou bien l’application Factures Square, ce que nous recommandons. Cette dernière est plus pratique pour suivre les factures et les personnaliser. Remarque : l’application est mal traduite. Les devis sont appelés « estimation », ce qui est un calque de l’anglais.

Si vous choisissez le paiement en ligne, les sommes encaissées seront déposées sur un compte d’attente géré par Square, puis virées sur le compte pro de votre choix. Ce système permet le suivi des factures, dont la détection des impayés et l’envoi de rappels, sans que vous ayez à ouvrir de compte courant chez Square.

L’IBAN de votre compte bancaire et les coordonnées de votre banque, renseignés lors de l’inscription, n’apparaissent pas sur la facture. Il faudra l’ajouter manuellement dans les conditions de vente ou utiliser les champs personnalisés de la version payante.

Les plus :

Les moins :

Le système de facturation est assez complet pour une version gratuite puisque l’on dispose de la possibilité de créer devis et factures proforma, d’utiliser des modèles pour aller plus vite et aussi de traduire ses factures an anglais, allemand ou italien.

La facture peut être générée depuis l’application, mais pas encore les devis. Il faudra se rendre sur la version web.

Image : Finom

Paiement rapide de la facture avec un lien PayPal.

Pour l’instant le service de facturation de Finom est sans abonnement.

En ce qui concerne les paiements en ligne, il n’y a que deux solutions pour un paiement rapide en cliquant sur le lien de la facture : les prélèvements (sans commission) et PayPal (2,9 % de commission minimum) pour les paiements par carte. Pour l’instant le paiement direct par carte bancaire n’est pas possible.

L’autorisation de prélèvement s’effectue en cliquant sur un lien présent sur la facture. Ce système utilise l’open banking : le client se connecte à sa banque avec ses identifiants habituels et autorise Finom à débiter le compte.

Avantage du prélèvement : une fois que le compte est enregistré, le client peut payer sa facture en un clic.

Comme dans le cas des autres solutions, le client peut payer par tout autre moyen par exemple par virement classique sans utiliser l’option de paiement rapide.

Les plus :

Les moins :

Le système de facturation de SumUp est actuellement gratuit. Les sommes encaissées avec l’option de paiement en ligne sont virées sur le compte d’attente de SumUp, puis vers le compte pro de votre choix, ou directement sur le compte pro gratuit optionnel de SumUp.

Image : Mobile Transaction

L’ajout d’un item à la facture est libre ou effectué depuis le catalogue.

Par défaut la facture n’affiche que le BIC de votre compte, si vous n’avez pas souscrit au compte pro de SumUp. Si vous voulez être payé par virement sur un compte externe, choisissez cette option dans les conditions de paiement et ajoutez vos coordonnées bancaires.

Le service est assez complet compte tenu de sa gratuité. Ceux qui facturent régulièrement les mêmes produits et services apprécieront particulièrement les modèles de factures enregistrables.

Attention : les fonctions avancées comme la création de devis et de modèles ne sont accessibles que depuis la version web et non depuis l’application SumUp.

La langue de la facture peut être modifiée, avec 18 langues européennes au choix, mais la seule devise utilisable reste l’euro.

Le paiement en ligne est optionnel et se limite au paiement par carte bancaire. On ne peut pas mettre en place de paiement par prélèvement comme avec Finom. Il n’y a pas de rapide paiement par PayPal, car SumUp dispose de sa propre passerelle de paiement, comme Square et Revolut.

Le taux de commission des paiements par carte est un peu élevé, comme celui de Square. C’est acceptable pour un logiciel gratuit si l’on ne dépasse pas quelques centaines d’euros de paiement par carte.

Les plus :

Les moins :

Le service de facturation est gratuit : le coût comprendra l’abonnement au compte pro et les frais d’encaissement si votre client choisit le paiement en ligne.

Image : Shine

L’interface de l’application de Shine est très simple.

Défaut du logiciel de facturation de Shine : la numérotation n’est pas automatique, ce qui peut aboutir potentiellement à des erreurs, si vous ne vérifiez pas systématiquement le numéro de la dernière facture.

Le service est basique (pas de modèle de facture ou de connexion à un catalogue), mais suffisant pour un freelance : devis avec conversion auto, rapprochement bancaire et rappels de factures impayées.

On pourra profiter du service de facturation dès l’abonnement de base à 7,90 € HT/mois. Les plans supérieurs offrent plus de services bancaires (plafonds, encaissement de chèques, etc.), mais il n’y a pas de différence en ce qui concerne le logiciel de facturation.

L’IBAN du compte Shine est ajouté automatiquement à chque facture. Le client pourra payer en ligne directement par carte bancaire ou envoyer un virement depuis la zone SEPA. Il n’y a pas d’option de prélèvement comme avec Finom.

Le taux de commission est satisfaisant si vos clients sont dans la zone euro. Par ailleurs, il faut savoir que seules les cartes de la zone SEPA sont acceptées dans le cas des pays qui n’ont pas l’euro comme monnaie. Cela signifie que vous pourrez recevoir des paiements en ligne depuis la Pologne, par exemple, mais pas depuis le Royaume-Uni.

Par ailleurs Shine n’accepte que les virements depuis la zone SEPA (Europe). Votre client ne pourra pas vous payer par le système international SWIFT.

Les plus :

Les moins :

La possibilité de traduire la facture en finnois ou suédois s’explique par le fait que la société Zervant est finlandaise. Ce n’est pas une bonne solution si vous avez besoin d’envoyer des factures en italien ou espagnol. L’application gratuite de SumUp est plus performante de ce côté là.

Image : MT

L’application Zervant est simplifiée par rapport à la version web.

Zervant est le seul logiciel de facturation de notre sélection qui soit capable de délivrer les e-factures et les factures d’acompte. Attention, ces fonctionnalités ne sont disponible que depuis l’interface web et non depuis l’application. Idem pour le calendrier.

Les e-factures ne sont pas un simple PDF, mais un document pouvant être lu par les systèmes comptables des grandes entreprises et administrations. Ces dernières requièrent l’envoi de tels documents.

Il existe une fonctionnalité spécifique pour les factures d’acompte avec création d’un calendrier de paiement et possibilité d’ajouter ou non les demandes d’acomptes à la facture définitive.

Zervant ne propose pas de compte pro, mais est capable de détecter si une facture a été ou non payée en se connectant à votre compte bancaire existant grâce à l’open banking.

C’est donc la meilleure solution de cette sélection pour les petites entreprises qui ont déjà un compte bancaire. Les néobanques avec facturation incluses sont très pratiques pour les freelances, mais elles n’autorisent ni crédit ni découvert.

Les plus :

Les moins :

Comme dans le cas de Zervant, l’application offre moins de fonctionnalités que la version web. Vous devrez vous connecter avec un navigateur pour envoyer devis, factures récurrentes et pour configurer des rappels.

Image : PayPal

L’application PayPal Business est très intuitive.

Il ne nous a pas été possible de prendre des copies d’écran de l’application en raison des réglages de sécurité, mais le visuel fourni par PayPal est conforme à la réalité.

L’application est très facile à utiliser. On apprécie la case à cocher « Enregistrer l’objet » qui permet d’ajouter un produit ou un service au catalogue de l’application pour une utilisation ultérieure.

Globalement le service de facturation de PayPal est bien conçu et assez complet compte tenu de sa gratuité. Dommage que l’application soit si limitée par rapport à la version web, comme dans le  cas de Zervant.

Le gros défaut de PayPal est son coût lorsque la plateforme est utilisée pour régler les paiements en ligne. On peut facilement dépasser les 3 % si le client se trouve par exemple dans un pays de l’Espace Economique Européen mais pas dans la zone Euro.

La solution consiste à réserver le système de facturation de PayPal aux clients qui préfèrent payer par ce biais parce qu’ils disposent un solde important sur leur compte PayPal. Il est tout à fait possible d’utiliser plusieurs systèmes de facturation à partir du moment où chacun utilise une numérotation continue.

Alternativement, on pourra utiliser Finom et demander un paiement par PayPal.

Les frais de conversion de devises sont très élevés donc dans la mesure du possible, il faut envoyer la facture dans la devise de son correspondant, même si cela pose des problèmes de comptabilité.

Cela dit, pour les petits montants en provenance de pays non européens, PayPal est plus avantageux qu’un virement SWIFT, qui vous coûtera 20 à 40 euros de frais. Cela reste moins avantageux que les paiements par carte des autres fournisseurs, notamment Revolut.

Comparaison des tarifs

Dans le tableau ci-dessous, nous avons détaillé les coûts de l’abonnement en indiquant ce qui relève de l’abonnement éventuel au compte pro et ce qui relève du seul service de facturation.

Revolut est le plus intéressant en ce qui concerne les frais des paiements en ligne, mais il faut se souvenir qu’il ne sait pas créer de devis. Si l’on se contente de ses factures basiques, et que l’on encaisse beaucoup de paiements en ligne, c’est le meilleur choix. Dans le cas contraire on peut préférer SumUp ou Square.

Les indépendants pourront réaliser des économies importantes choisissant un compte pro avec service de facturation, il est donc indispensable de comparer ces différents comptes.

Devis et factures récurrentes

Nous examinons ici la possibilité de créer un devis, de le convertir automatiquement en facture ainsi que la possibilité de créer des factures récurrentes, par exemple tous les mois.

Ces fonctionnalités peuvent s’avérer indispensables à certaines entreprises ou pas du tout pour d’autres. Si l’on crée peu de factures on peut par exemple se contenter de créer un devis manuellement.

Sur ces services de base, c’est l’application de Square qui s’en sort le mieux puisque l’on peut créer devis et factures récurrentes depuis l’application. Dommage que celle-ci soit mal traduite. Comprenez «devis » pour «estimation » et « factures récurrentes » pour « série récurrente ».

Suivi des paiements

Ici nous examinons la capacité du logiciel de facturation a comprendre qu’une facture a été payée en analysant les mouvements sur le compte (rapprochement bancaire) et la possibilité d’envoyer des rappels de paiements manuels ou automatiques en cas d’impayés.

Zervant se distingue par sa capacité à se connecter à de nombreux comptes bancaires, alors que les services de facturation des néobanques ne sont pas conçues pour cela.

Square n’offre pas un vrai compte pro et le logiciel  de facturation est incapable de savoir si une facture a été payée par virement sur un compte externe. Des rappels automatiques pourront dans ce cas être configurés en fonction du calendrier (par exemple la veille de l’échéance) tant que la facture n’a pas été déclarée  payée, de façon manuelle. Toutefois, si le paiement a lieu en ligne, celui-ci sera bien intégré par le logiciel.

Conclusion : quelle application de facturation choisir ?

Pour les indépendants, nous recommandons d’utiliser les services de facturation qui incluent un compte pro : Revolut, Finom, SumUp, Shine. C’est moins cher et cela facilite le suivi du paiement des factures, qu’il soit réalisé en ligne par carte bancaire, ou par virement.

Zervant est plus cher et les fonctionnalités de l’application sont limitées par rapport à la version web, mais c’est la seule solution si vous voulez envoyer des e-factures à l’administration. C’est aussi la seule application à autoriser le rapprochement bancaire avec des comptes bancaires externes.

Square est une alternative intéressante surtout pour les boutiques ou les prestataires de services qui ont besoin d’un catalogue. On peut tout faire depuis l’application, y compris envoyer des devis et des factures récurrentes. Dommage que la version payante avec conversion automatique des devis coûte 20 €/mois.