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Loi sur les caisses enregistreuses : Quelles sont vos obligations ?

Par Emmanuel Charpentier|2018-06-25T07:48:11+00:006 mars 2017|Mots-clés : |

Commerçants, vous avez certainement entendu parler de la « loi sur les caisses enregistreuses » qui s’appliquera en janvier 2018. Mais de quoi s’agit-il exactement ? Essayons d’y voir plus clair.

Lutter contre la fraude à la TVA

La loi de finances du 29 décembre 2015 contient un article 88, qui doit effectivement entrer en vigueur en janvier 2018. Il modifie l’article 286 du code général des impôts afin de mieux lutter contre les risques de fraude à la TVA.

L’article 286 fait en effet partie du chapitre sur la valeur ajoutée : les modifications de la loi concernent ceux qui collectent la TVA. C’est le cas des commerçants, mais pas des micro-entrepreneurs (anciennement autoentrepreneurs) qui eux facturent des services nets.

Les logiciels de caisse dans la ligne de mire

La modification qui nous concerne est la suivante : «Lorsqu’elle enregistre les règlements de ses clients au moyen d’un logiciel de comptabilité ou de gestion ou d’un système de caisse, utiliser un logiciel ou un système satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale, attestées par un certificat délivré par un organisme accrédité dans les conditions prévues à l’article L. 115-28 du code de la consommation ou par une attestation individuelle de l’éditeur, conforme à un modèle fixé par l’administration. »

En clair : les commerçants seront dans l’obligation d’utiliser un logiciel de caisse certifié ou attesté conforme par l’éditeur.

Comme indiqué dans la section 180 du bulletin officiel des finances publiques publiées le 3 août 2016, tous les logiciels permettant de réaliser des encaissements sont concernés : logiciels de comptabilité de gestion et systèmes de caisse, qu’ils soient installés sur des caisses enregistreuses autonomes, sur des ordinateurs ou des tablettes, ou encore dans le cloud.

Selon un autre article, des contrôles pourront être effectués de manière inopinée et les contrevenants s’exposeront à une amende de 7500 € par logiciel de comptabilité/gestion ou de caisse.

La norme NF525

Il existe une norme qui encadre les bonnes pratiques des éditeurs de logiciels de caisse : la norme NF525. Si vous choisissez une caisse enregistreuse dite NF525, celle-ci est certifiée conforme à la loi par INFOCERT, une tierce partie indépendante qui agit comme secrétariat technique d’AFNOR certification.

Cependant, la certification NF525 n’est pas obligatoire. Vous pouvez donc également opter par la certification éditeur : quand l’éditeur estime que son logiciel répond aux exigences de la loi, il doit vous délivrer une attestation (un certificat de conformité).

Pour en savoir plus lisez : la norme NF 525 expliquée aux commerçants

Que faire en pratique ?

Puisque c’est l’éditeur qui est concerné en premier lieu, vous devez vous tourner vers l’éditeur de votre logiciel de comptabilité ou de votre système de caisse afin de leur demander une preuve de conformité.

En pratique, il faudra mettre à jour les logiciels présents sur les caisses autonomes ou sur les différents terminaux, et sur le serveur qui collecte et centralise toutes les opérations de vente. Si le logiciel est hébergé sur un serveur distant (dans le cloud), cette mise à jour se fera automatiquement.

Pour ceux qui ont adopté l’une des solutions de caisse enregistreuse à base d’iPad présentée sur ce site, il suffira simplement de mettre à jour les applications sur les iPads. Au final, une mise à jour plutôt indolore, sauf pour les fraudeurs.