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La norme NF 525 expliquée aux commerçants

Par Emmanuel Charpentier|2018-10-01T09:43:40+00:0025 juin 2018|

Avant de nous pencher sur la norme NF 525 et sur la certification NF 525, rappelons brièvement les raisons qui ont conduit à la mise en place de cette norme relative au logiciels de caisse, et en quoi cela concerne les commerçants.

Si vous utilisez un logiciel de caisse et que votre entreprise collecte la TVA, vous savez sans doute que vous êtes tenu d’utiliser un logiciel conforme au code général des impôts : en cas de contrôle de l’administration, vous devez pouvoir prouver que le logiciel est conforme à la loi, sous peine d’amende.

Ne vous inquiétez pas. En réalité, en tant que commerçant, vous n’avez pas grand-chose à faire, à part fournir un document. C’est l’éditeur du logiciel qui se charge de vous fournir ce document, en l’espèce, un certificat de conformité.

Pour savoir qui est concerné et pourquoi lisez Loi sur les caisses enregistreuses : quelles sont vos obligations ?

Auto-certification, certification par un tiers et norme

Le certificat de conformité du logiciel de caisse à la loi peut être établi de deux manières :

  • Soit par l’éditeur du logiciel
  • Soit par un tiers

Dans le premier cas, l’éditeur délivre lui-même le certificat de conformité. Ce concept d’auto-certification peut sembler un peu saugrenu, mais en tout cas elle permet aux commerçants, qui utilisent un logiciel disposant d’une telle certification, d’être parfaitement règles du point de vue légal.

Dans le second cas, l’éditeur du logiciel demande à un tiers de certifier que son logiciel est conforme à la loi.

Mais y a-t-il une ou plusieurs manières de vérifier cette conformité ? Idéalement il faudrait que tout le monde soit d’accord sur la façon de procéder.

C’est là qu’entre en jeu la notion de norme. La norme est une référence reconnue et/ou imposée de manière réglementaire. Il existe en l’occurrence une telle norme, qui établit la conformité à la loi des systèmes d’encaissement, il s’agit de la norme NF 525.

Que contient la norme NF 525 ?

NF 525 est également appelée NF Logiciel de gestion d’encaissement. C’est un ensemble de règle, mais c’est aussi une marque qu’il est interdit d’associer sans autorisation à un produit.

C’est le groupe AFNOR qui est le propriétaire de la marque NF, mais plusieurs organismes tiers peuvent développer ou établir des certifications aux normes AFNOR. Dans le cas qui nous intéresse, c’est le groupe INFOCERT, spécialisée en certification de logiciel, qui gère la marque NF 525 pour le compte d’AFNOR Certification.

Logo de la marque NF 525

Visuel de la norme NF 525

NF 525 est reconnue par les acteurs de la filière mais aussi par les textes réglementaires.

Elle concerne trois catégories de systèmes d’encaissement, appelé plus communément logiciels de caisse, dont nous donnons ici une définition simplifiée. :

  • A : les systèmes d’encaissement autonome
  • B : les systèmes d’encaissement reliés à un système externe
  • C : les systèmes d’encaissement reliés à un système externe incorporant une gestion comptable et financière

Elle requiert de la part de l’éditeur de logiciel

  • Le respect de la norme ISO 9001. Il s’agit d’un ensemble d’exigences de qualité visant notamment à la satisfaction du client
  • Le respect de la norme ISO/CEI 2505 qui comporte des règles de qualité applicable à tous les progiciels (et non uniquement lié à l’encaissement)
  • Le respect des obligations légales, notamment en matière «d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale » comme le stipule l’article 88 de la loi de finances du 29 décembre 2015.

Cette dernière partie, relative au respect des obligations légales, constitue le cœur de la norme. Si vous souhaitez connaître son contenu en détail, vous pouvez l’acheter sur le site d’INFOCERT pour quelques centaines d’euros.

Voici toutefois, les points qui sont traité par la NF 525 dans leur grandes lignes (adapté du site marque-nf.com) :

  • Capacité fonctionnelle (enregistrement des données, gestion des périodes, sauvegarde, archivage)
  • Sécurité (traçabilité sécurisation des données, signature électronique)
  • Comptabilité (Format de gestion et de restitution des données)
  • Maintenabilité (traçabilité des modifications apportées aux produits et aux données)

La certification NF 525

Rappel : NF 525 est aussi appelée NF logiciel de gestion d’encaissement. On peut trouver l’une ou l’autre dénomination sur le certificat, en fonction de la date d’émission du certificat.

La certification est établie directement par INFOCERT pour le compte d’AFNOR Certification, après un audit chez l’éditeur de logiciel.

Le processus de certification comporte cinq phases : après une étude de recevabilité, un audit est effectué et la certification est éventuellement délivrée après remise du rapport d’audit. Le renouvellement de la certification est subordonné à la validation des audits de contrôle.

Le certificat se présente sous la forme d’un document A4 comportant le numéro du certificat, la date, le nom et l’adresse de la société, le nom du logiciel et sa version, le nom de l’organisme certificateur, ainsi que la date de validité du certificat. C’est ce document qui vous est demandé en cas de contrôle. Si votre éditeur de logiciel ne l’a pas mis en ligne sur son site, il vous l’enverra sur simple demande.

En principe un éditeur de logiciel n’a pas le droit d’apposer le logo NF sur ses publication, tant qu’il n’a pas été certifié. Il ne peut pas non plus se prétendre « en cours de certification », car soit on est certifié, soit on ne l’est pas. Si vous avez des doutes concernant un éditeur de logiciel, vous pouvez le lever facilement en vous rendant sur le site de la norme NF 525 et en effectuant une recherche sur le nom du produit ou de l’éditeur.

Faut-il opter pour la norme NF 525 ?

Du point de vue de l’intérêt du commerçant, il n’y a pas de réponse toute faite. Rappelez-vous que le plus important est de disposer d’un certificat de conformité, même s’il est établi par l’éditeur du logiciel, qui est à la fois juge et partie. Rappelez-vous que vos clients ne savent même pas que cette norme existe !

Toutefois la certification NF 525, n’est pas seulement la preuve de la conformité du logiciel au texte de loi. Elle est bien entendu un élément qui rassure les future acheteurs du logiciel, et qui peut être utilisé comme argument de vente, mais au-delà cet aspect marketing, la certification indique également que l’éditeur s’est engagé dans un processus global de gestion de la qualité qui ne peut que bénéficier à ses clients.