Toute entreprise qui effectue une vente en personne a besoin d’un point de vente, et d’un terminal de point de vente, communément appelé caisse enregistreuse, ou système de caisse. Pour faire simple :

Le système de caisse est le système mis en place pour traiter les paiements des clients en direct.

Le système de caisse n’est pas une machine ou un processus autonome – c’est un ensemble d’éléments qui, associées, permettent de traiter efficacement les transactions avec les clients, et de rationaliser les processus commerciaux liés aux ventes.

L’aspect et les fonctionnalités varient en fonction de la technologie choisie, des méthodes de paiement que vous acceptez, de l’impression des tickets, de la façon dont vous enregistrez les ventes et organisez la comptabilité de fin de journée, et des systèmes d’inventaire que vous avez mis en place pour vos produits.

Revenons à la base, et abordons la façon dont les transactions commerciales sont généralement traitées, ce qu’est un système de caisse, et quelles sont les options qui s’offrent maintenant aux entreprises.

Les systèmes de caisse hier et aujourd’hui

Il y a quelques décennies à peine, un système de caisse c’était tout simplement une caisse enregistreuse. Les premières caisses enregistreuses ne «savaient» même pas ce que coûtaient les produits. La personne qui s’occupait de la caisse entrait manuellement les prix des articles achetés, généralement situés sur une étiquette.

Il fallait alors prendre l’argent, le placer dans le tiroir-caisse, et remettre au client un reçu papier. Dans certains cas, le seul enregistrement de la transaction était la copie papier du rouleau de caisse.

En évoluant, les caisses enregistreuses se sont peu à peu sont informatisées, et sont devenus capables de stocker une véritable base de données des produits sur un serveur informatique.

Les systèmes de caisse se sont mis à intégrer des lecteurs de code-barres, rendant inutile la saisie manuelle du prix, et à enregistrer les détails de la transaction sous forme informatique.

Ancienne génération de caisse enregistreuse avec imprimante de reçus et saisie manuelle des prix.

Désormais, les choses sont encore plus sophistiquées. Bien que certains détaillants utilisent encore les systèmes décrits ci-dessus, ils sont nombreux à être passés à des systèmes de caisse complexes, basés sur le Cloud (stockage de données en ligne).

Les composants clés d’un système de caisse

Les caisses enregistreuses modernes sont constituées de parties matérielles et de parties logicielles. La partie logicielle est celle qui enregistre, traite et stocke les détails des transactions. Il existe des différences de traitement et de stockage importantes entre les différentes solutions de caisse enregistreuse.

Logiciels

Tous les systèmes de caisse modernes disposent d’une interface utilisateur pour le point de vente, et d’un tableau de bord (en anglais backend  ou back-office) pour les fonctions d’analyse et de gestion en coulisses.

Le personnel qui traite les transactions utilise l’interface utilisateur, généralement sur un écran tactile ou une tablette. Le tableau de bord est accessible séparément via un navigateur ou une application, soit sur le même appareil, soit sur un ordinateur ou un appareil mobile distinct.

Quel que soit le type de logiciel de caisse que vous utilisez, ces deux parties seront connectées et synchronisées, mais les données peuvent être stockées de deux façons différentes :

Serveur local

  • Le logiciel est installé sur votre propre serveur, c’est-à-dire sur un ordinateur installé dans les locaux de votre commerce.
  • Nécessite l’achat d’une ou plusieurs licences logicielles.
  • La maintenance et la mise à jour de ce type de logiciel se font manuellement.
  • Comme toute la partie logicielle est basée dans votre réseau informatique fermé, il n’y a pas besoin d’Internet.

Dans le Cloud

  • Le système est hébergé en ligne, c’est-à-dire que les données sont stockées sur les serveurs Internet de votre fournisseur de logiciel de caisse, ce qui vous permet d’y accéder depuis n’importe quel navigateur.
  • Aussi appelé «logiciel en tant que service» (SaaS), ce système est automatiquement mis à jour par votre fournisseur de logiciel de caisse. Il est toujours recommandé d’utiliser la dernière version de l’application de gestion de caisse.

Les logiciels de caisse installé localement ont longtemps été la norme pour les terminaux de point de vente informatisés, mais on utilise aujourd’hui plus volontiers des systèmes basés sur le Cloud, ou encore des systèmes hybrides reposant à la fois sur Internet et sur l’hébergement local. L’installation d’un logiciel de caisse sur place a tendance à être coûteuse et nécessite souvent une assistance et une maintenance professionnelles. Les systèmes basés sur le Cloud sont souvent moins chers (ils représentent généralement un coût mensuel fixe) et offrent plus d’options d’intégration avec d’autres logiciels.

Enfin, les applications de caisse peuvent différer énormément en termes de caractéristiques et d’agencement. Chaque secteur d’activité ayant ses propres besoins, auxquels s’adaptent des applications spécialisées. Par exemple, les restaurants ont besoin de pouvoir associer les commandes à des tables spécifiques, et peuvent souhaiter une interface de menu libre-service qui permette aux clients de commander depuis leur table. Les systèmes de caisse spécialisés dans la restauration peuvent proposer ces fonctions et bien d’autres dans un cadre unique.

Matériel informatique

Pour ce qui est du matériel de leur terminal de point de vente, les entreprises peuvent avoir des besoins distincts. Examinons quelques-uns des composants matériels les plus importants.

  • Interface/périphérique pour enregistrer les détails de la transaction : Il peut s’agir par exemple d’une caisse enregistreuse avec touches, d’un écran tactile pour PC ou d’un appareil mobile doté d’une application caisse enregistreuse.
  • Tiroir-caisse : Utilisé pour stocker les recettes quotidiennes et les fonds de caisse, ainsi que les chèques, les pièces justificatives, les reçus et les bordereaux relatifs à la comptabilité.
  • Imprimante de reçus : Utilisée pour imprimer des tickets pour les clients, ou des rapports de fin de journée pour l’encaissement.
  • Lecteur de codes barres : Généralement utilisé dans les environnements de vente au détail avec de nombreux produits différents. Communément lié à la fonction gestion de stock du logiciel, il met automatiquement à jour l’état du stock en fonction des articles vendus.
  • Lecteur de cartes : Utilisé pour traiter les paiements effectués par carte de débit, carte de crédit ou smartphone. Les machines à carte bleue traditionnelles nécessitent l’installation d’un logiciel (s’il n’est pas inclus) et d’une carte SIM ou d’un câble fixe, tandis que les lecteurs de cartes basés sur des applications utilisent le Wifi ou les données réseau depuis un appareil mobile connecté.
  • Périphériques réseau : Que votre système soit basé sur le Cloud ou sur place, vous aurez probablement besoin d’une configuration réseau pour la connexion Internet ou pour connecter votre système informatique sur place. Il peut s’agir par exemple d’un routeur, d’un modem ou d’un hub connectant plusieurs ordinateurs locaux.

Différents points de vente

Le choix du matériel et des logiciels dépend des besoins de votre entreprise. Par exemple, vous n’aurez peut-être pas besoin d’un tiroir-caisse si la majorité de vos ventes se fait par carte bancaire. Ou peut-être avez-vous besoin d’un système portable, qui fonctionne aussi bien sur un marché qu’en intérieur. Voici quelques exemples de points de vente.

Petit café utilisant un système de caisse simple basé sur le Cloud

Un petit café peut choisir d’accepter les cartes bancaires via une application de gestion de caisse basée sur le Cloud, sur un iPad connecté par Bluetooth à un lecteur de cartes compact. Si vous gérez de l’argent liquide, un tiroir-caisse vous offrira un gain de sécurité. C’est désormais la norme pour les applications de gestion de caisse d’envoyer des reçus par courriel ou par SMS, donc en théorie, vous pourriez éliminer l’imprimante de reçus du budget de votre système de caisse. Toutefois, dans certains pays, il est toujours obligatoire de fournir un reçu papier lorsqu’on vous le demande, de sorte que vous ne pourrez peut-être pas vous en passer.

L’association d’un iPad et d’un lecteur de carte mobile est maintenant courante dans les cafés, les pubs et les bars de Londres – ici au Mare Street Market. Photo : Emily Sorensen, Transaction mobile

Avec le système de caisse basé sur le Cloud, le propriétaire de l’entreprise peut vérifier les ventes depuis son domicile, et envoyer un rapport Excel quotidien au comptable. L’employé qui tient la caisse au café n’a plus qu’à pointer sur l’iPad, vérifier les écarts entre les transactions enregistrées et les encaissements réels, organiser le dépôt à la banque et le rapport de caisse de fin de journée.

Détaillant utilisant un système de caisse hébergé localement

Si son réseau Internet n’est pas fiable, ou s’il préfère que toutes les données soient stockées uniquement dans ses locaux, le responsable d’un commerce peut opter pour un système de caisse installé localement. L’équipement n’est généralement pas portable, l’installation nécessite une aide professionnelle, et le système logiciel implique souvent qu’un informaticien puisse venir sur place pour l’exécuter. Tous ces coûts s’additionnent, et c’est pourquoi ce sont principalement les grands détaillants qui optent encore pour des systèmes de caisse hébergés localement.

Le système de caisse le plus complexe est généralement la caisse d’un supermarché, en raison de la variété et du volume des produits vendus.

Selon les détaillants, certaines fonctionnalités peuvent être incorporées dans le système de caisse : un outil d’inventaire pour suivre les niveaux de stock, une balance (pour les aliments payés au poids), un lecteur de codes barres et un dispositif pour enlever les anti-vol des bouteilles d’alcool ou des vêtements. La caisse d’un supermarché est un terminal de point de vente particulièrement complet, en raison du volume et de la variété des produits à enregistrer (parfois payés au poids), à préparer (antivols à ôter, articles à emballer) et à payer. Plus le commerce est spécialisé, plus le système de caisse peut l’être.

Chaîne de restaurant utilisant des caisses hybrides

Pour leur système de caisse, les commerces du secteur de l’alimentation et des boissons, comme les restaurants, ont des besoins particuliers. Par exemple, pouvoir passer les commandes en cuisine en temps réel (peut-être à l’aide une imprimante de cuisine connectée), ou avoir un système qui facilite la prise de réservation.

Exemple d’un comptoir de restaurant avec logiciel de caisse enregistreuse tactile Lightspeed, imprimante de reçus connectée, lecteur de carte et tiroir-caisse.

Si le restaurant a choisi un système de caisse basé sur le Cloud, mais que son réseau Internet n’est pas fiable à 100 %, il peut installer un serveur local qui permet au logiciel de fonctionner en cas de panne d’Internet, puis de synchroniser les données dans le Cloud lorsque l’Internet fonctionne à nouveau. Cela permet aux chaînes de restaurants de bénéficier d’un système hébergé sur un serveur distant où toutes les données de vente sur les différents sites peuvent être surveillées en temps réel, à partir de n’importe quel navigateur Internet, tout en comptant sur l’hébergement local comme sauvegarde.

Certains logiciels de caisse offrent également un mode hors ligne, sans serveur local, qui permet à la caisse enregistreuse de fonctionner même sans Internet, puis de synchroniser les nouvelles données avec le serveur distant lorsque le système de caisse est de nouveau en ligne.