Avis sur Square : une solution d’encaissement complète et économique

Square en bref

Square est une marque de l’entreprise américaine Block (anciennement Square) dont le siège se trouve à San Francisco ; elle offre un ensemble de services d’encaissement en présentiel et à distance.

C’est une solution modulaire, ce qui signifie que vous pouvez n’utiliser que les services dont vous avez besoin. On pourra par exemple commencer avec le terminal, puis ajouter du matériel de caisse, une boutique en ligne, etc.

Image : Mobile Transaction

Toutes les sources d’encaissement sont centralisées sur le compte Square.

Square s’adresse à un large public de professionnels, de la micro à la moyenne entreprise : indépendants, gérants de commerces de détail, restaurateurs.

Square s’est fait connaître par son terminal de paiement carré et très économique, le Square Reader, qui ne coûte actuellement que 9,50 € HT :

Photo : EC/Mobile Transaction

Au centre : le Square Reader, un petit lecteur de carte bancaire original, qui fonctionne avec un appareil mobile.

Comme Square gère le flux monétique, vous n’aurez pas besoin de passer de contrat de vente à distance avec votre banque ou de demander une carte de domiciliation bancaire. Square reversera simplement les sommes encaissées sur le compte professionnel que vous aurez indiqué à l’inscription.

Histoire de Square

L’entreprise Square a été fondée en 2009 par Jack Dorsey (également co-fondateur de Twitter) et Jim McKelvey dans le Missouri. Elle n’a changé de nom pour devenir Block qu’en 2021.

Square est devenue célèbre grâce à son lecteur de carte bancaire sans écran et de forme carrée, qui a donné son nom à l’entreprise. En effet, Square est née de la volonté d’offrir à tous les petits entrepreneurs américains la capacité d’accepter des paiements par carte bancaire.

Square est désormais présent aux États-Unis, Canada, Royaume-Uni, Irlande, Espagne, Autriche et Japon, ainsi qu’en France où les terminaux ne sont commercialisés que depuis cette année.

Le nombre de services disponibles en France est légèrement réduit par rapport aux États-Unis (pas de services bancaires ou de gestion de la paie, par exemple. Voici les services de Square accessibles aux commerçants et entrepreneurs français :

Cette approche multicanal rapproche Square de rivaux comme SumUp et surtout Zettle, qui offre un éventail de services assez similaire en France.

Le système de caisse se décline en plusieurs version : la caisse universelle appellée Square pour point de vente (PDV), et deux versions spécialisées, Square Restaurant et Square pour détaillant

Tarifs et frais de Square

Les services de Square sont sans abonnement et sans engagement.

Vous devrez simplement payer des frais de transaction sur chaque encaissement de carte bancaire réalisée :

• par le client (avec un terminal Square, ou en ligne)
• par le commerçant (saisie manuelle dans l’application ou dans un terminal virtuel

*EEE = Espace Économique Européen

Les cartes bancaires acceptées sont les Mastercard, Maestro, Visa, VPay, American Express, de toutes les régions du monde, ainsi que les cartes-cadeaux électroniques de Square. Ceci est valable pour les terminaux de paiement et les paiements en ligne.

Lorsque les clients achètent une carte-cadeau sur votre site, vous payez les frais habituels de la vente à distance.

Les restaurateurs pourront aussi encaisser les titres-restaurant de Swile et Edenred (avec des frais de réseau Mastercard de 1,65% en plus des frais de remboursement).

Square est moins cher que ses concurrents SumUp et Zettle : 1,65 % au lieu de 1,75 %. Si vous vous intéressez surtout à l’encaissement avec des terminaux, vous pourriez trouver encore moins cher chez Smile and Pay.

Il faudra débourser également quelques euros, si vous décidez de faire l’acquisition d’un des trois terminaux de paiement :

Les terminaux de Square : trois modèles très différents

Les terminaux disponibles en France sont les suivants :

• Square Reader : un lecteur de carte bancaire bon marché sans écran
• Square Terminal : un terminal de paiement avec imprimante incorporée et grand écran tactile
• Square Stand : un support pour iPad avec lecteur de carte bancaire intégré

Ils fonctionnent tous les trois en mode sans contact ou bien en insérant la carte et en tapant le code secret. Avec le Reader il faudra taper le code sur l’écran du smartphone.

Image : Emily Sorensen/Mobile Transaction

Le Terminal à gauche, le Reader à droite.

Les trois terminaux utilisent l’application Point de Vente de Square, qui est un logiciel de caisse. L’application est installée :

• Sur le téléphone (Square reader)
• Sur le terminal (Square Terminal)
• Sur l’iPad (Square Stand)

La conception des terminaux de Square est originale. Le design est très réussi à l’image du petit terminal de SumUp ou même des produits Apple.

Ces tarifs sont extrêmement avantageux et s’inscrivent dans le cadre d’une promotion pour le démarrage de Square en France. Vous ne trouverez pas moins cher ailleurs.

Le Square Reader est le seul lecteur de carte bancaire sans écran du marché. Ce terminal original qui a fait le succès de Square aux États-Unis rencontrera-t-il le même succès en France ? Difficile à dire sur le long terme, mais la gratuité de l’offre initiale est un sérieux atout.

Le Square Terminal est un appareil très intéressant, qui se suffit à lui-même : vous disposez en effet avec lui d’un terminal, d’une imprimante et d’une caisse enregistreuse, puisque le logiciel de caisse de Square tourne directement sur le terminal.

Le Square Stand est très différent du Reader, mais tout aussi original. Il permet de transformer un iPad à la fois en caisse enregistreuse et en terminal de paiement, en effet, ce support pour iPad comporte un lecteur de carte bancaire intégré sur le côté.

Note : tous les terminaux de Square utilisent les réseaux Visa et Mastercard, mais pas le réseau français CB. Cela ne change pas rien aux frais, puisque les tarifs sont déjà négociés. En cas de réclamations du client ce seront Mastercard et Visa qui décideront ou non d’appliquer un remboursement direct du client (chargeback).

Le terminal Square Reader

Il s’agit du best-seller de Square. Comme cela a été dit plus haut, la particularité du Square Reader est l’absence d’écran. C’est une caractéristique unique qui le distingue de tous les autres appareils du même type, c’est-à-dire les terminaux qui ont besoin d’un smartphone pour fonctionner, comme le SumUp Air, pour citer un modèle concurrent.

L’appareil est vraiment petit  et léger : 6,6 x 6,6 cm et seulement 1 cm d’épaisseur, pour 56 g.

Images : EC/Mobile Transaction

Le Square Reader est un modèle de poche !

Ces caractéristiques autorisent un coût de fabrication et un prix de vente plus faible que la concurrence. Actuellement, le Reader est vendu seulement 9,50 € HT (voir l’offre sur le site de Square).

Cela peut être perturbant pour le client de ne pas voir le prix affiché sur l’appareil. Il faudra donc bien veiller à toujours présenter l’écran du téléphone en direction du client.

Pour fonctionner, le Square Reader doit obligatoirement être relié en Bluetooth à un smartphone ou une tablette. L’appareil mobile pourra se connecter au réseau en Wifi ou en 3G/4G/5G.

Il n’y a qu’un seul bouton (à gauche du port USB) : celui de marche-arrêt.

Le Square Reader est donc utilisable n’importe où, en magasin ou en déplacement, à partir du moment où l’appareil mobile associé peut se connecter à Internet

Pour les transactions de moins de 50 €, le mode sans contact et à privilégier, puisque le client n’aura qu’à poser sa carte sur le terminal.

Lorsque le montant est supérieur à 50 €, il faut taper le code sur le téléphone du commerçant, ce qui peut surprendre ceux qui découvrent ce terminal encore très peu répandu en France.

Le Square Reader respecte le standard de sécurité PCI, mais contrairement à un terminal classique, le Square Reader ne peut pas télécharger la liste des cartes bancaires volées et ne peut pas fonctionner en mode hors-ligne. Le téléphone auquel il est connecté doit toujours être relié au réseau.

Lire aussi notre avis complet sur le Square Reader.

Square Point de Vente : un logiciel de caisse gratuit

L’application pour Android et iOS appelée Solution PDV Square ne sert pas qu’à encaisser les cartes bancaires avec les terminaux de Square.

C’est également un logiciel de caisse conforme à la loi sur les caisses enregistreuses. L’application n’est pas certifiée par un organisme extérieur, mais utilise la voie de l’autoattestation.

Square publie également un logiciel payant Square pour détaillants comportant des fonctions avancées de gestion des stocks.

Fonctionnalités de la Solution de vente de Square :

• Catalogue de produits  avec gestion des stocks
• Rapports de vente
• Compatibilité avec du matériel de caisse
• Gestion des employés
• Intégration avec applications externes (e-commerce, livraison, etc.)

Il est conseillé d’utiliser le catalogue de produits pour gagner du temps lors de l’encaissement, même si vous n’avez pas beaucoup d’articles. Lors des encaissement, vous pourrez appliquer des remises et accepter tout ou partie du règlement en espèces en plus de la carte bancaire.

Image : Emily Sorensen / Mobile Transaction

Vue du catalogue de produits (test de la version anglaise).

Les types de paiement acceptés par l’application sont :

• Les cartes bancaires (carte plastique ou smartphone)
• Les titres-restaurant des cartes Swile et Edenred (avec des frais de 1,65 % en sus)
• Les chèques et espèces
• Les cartes-cadeaux  Square

Évidemment, les deux premiers moyens de paiement nécessitent l’utilisation de l’un des terminaux de Square.

Point positif pour Square : l’acceptation des chèques, ce qui n’est pas possible avec l’application gratuite concurrente Zettle Go.

Si le point de vente vous intéresse, inscrivez-vous gratuitement sur le site de Square.

Square Restaurant : en version gratuite ou payante

Il s’agit d’une version spécialisée dans la restauration du logiciel de caisse de Square. Elle est conçue notamment pour fonctionner de manière synchronisée avec le système d’affichage en cuisine (Square KDS), dans sa version payante.

Square Restaurant comporte d’autres fonctions liées à la restauration :

• Gestion des menus
• Gestion des commandes (sur place ou en ligne)
• Gestion du plan de salle et des tables
• Intégration avec les plateformes de livraison

Pour l’instant il faut passer par l’extension payante Deliverect pour avoir accès aux plateformes de livraison comme Uber Eats.

Image : Square

L’interface du logiciel de caisse pour restaurant de Square diffère de la version standard.

Pour l’acceptation des titres-restaurant stockés sur les cartes, le terminal utilise le circuit de Mastercard, ce qui occasionne des frais supplémentaires de 1,65 %, qui s’ajoutent aux frais de remboursement habituels.

Voyons de manière très schématique ce qui distingue la version gratuite des versions payantes :

Selon nous, la version gratuite souffre de défauts plutôt gênants : pas de rapports sur les ventes par catégorie et surtout pas de procédure de fin de journée, ce qui expose à des oublis. On l’utilisera surtout pour tester l’application pendant quelques semaines.

Une boutique en ligne synchronisée avec le PDV

Square intègre sa propre solution d’e-commerce appelée Vente en ligne Square, qui utilise la plateforme Weebly.

Deux avantages : la gratuité et la synchronisation avec le logiciel de caisse du magasin, qui vous permet de gérer un stock unique, que vous vendiez en magasin ou en ligne.

Pour information, on peut synchroniser également le catalogue du point de vente avec Prestashop, Ecwid, et WooCommerce. C’est une option envisageable si vous disposez déjà une boutique en ligne sur l’une de ces plateformes.

Inconvénient : la boutique de Square n’est accessible pour l’instant qu’aux commerçants enregistrés au registre du commerce (RCS).

Elle existe en version gratuite, mais on ne peut pas utiliser de nom de domaine personnalisé. Il vaut mieux passer tout de suite à la version Professionnel à 10 € HT/mois puis à la version Performance à 21 € HT/mois pour accéder aux paiements par PayPal et à la récupération des paniers abandonnés.

Image : Mobile Transaction

Personnalisez rapidement le style de votre boutique Square.

Pour vous aider à créer vos propres photos de produit, Square met gratuitement à disposition une application pour iOS appelée Photo Studio by Square, capables d’extraire un objet de son environnement et d’ajouter un fond virtuel de la couleur de votre choix. Les clients de Square pourront envoyer la photo ou créer un article dans leur catalogue de produits.

Square possède sa propre passerelle de paiement en ligne. Les frais de transaction sont ceux indiqués plus haut : 1,4 % + 0,25 €  (UE et EEE)
2,9 % + 0,25 € (Reste du monde).

La boutique en ligne de Square n’est pas totalement optimisée pour le marché français ; il manque notamment un module Colissimo pour imprimer les étiquettes, mais on peut utiliser désormais le module Easyship et choisir Colissimo ou Chronopost dans les transporteurs.

Paiement à distance : lien ou TPE virtuel

Commençons par les liens de paiement. Square appelle cette fonctionnalité « paiement en ligne Square » : cela consiste à envoyer à son client un lien, autrement dit une URL, qui pointe vers une page de paiement en ligne. Voir notre Avis sur le Paiement en ligne Square.

Ce n’est pas une facture (voir la section suivante) mais une façon de se faire payer lorsque l’on envoie une facture ou même en magasin, en cas de panne du terminal .

• Avantage : plus rapide et plus sûr qu’un chèque
• Inconvénient : des frais de transaction (identiques à ceux de la boutique en ligne)

Le lien peut aussi être ajouté à un site ou une boutique Instagram sous la forme d’un bouton de paiement.

Image : Mobile Transaction

Choix de la périodicité du lien de paiement : unique ou récurrent.

Les liens de Square sont à réutilisables. Il ne s’agit pas de vrai liens à usage unique. Ils pourront être envoyés à plusieurs personnes, ou utilisés pour des paiements récurrents en choisissant cette option. On pourra aussi les paramétrer pour laisser le choix d’un montant libre, par exemple pour des dons.

À notre avis, la tarification de Square est compétitive et les nouvelles options de personnalisation font que Square mérite de figurer en têtes de notre sélection des meilleurs services de liens de paiement, malgré l’absence de lien à usage unique

Le TPE virtuel (terminal de paiement virtuel) est une méthode de paiement à distance dans laquelle le commerçant tape lui-même le numéro de la carte bancaire. En général, cette méthode est utilisée pour les ventes par téléphone, mais on peut également y recourir en cas de panne du terminal physique.

Comme les ventes à distance avec cette méthode sont un peu plus risquées, les frais sont plus élevés et montent à 2,5 % par transaction.

SumUp propose aussi des liens de paiement et un terminal virtuel, mais les frais de transaction de Square sont plus intéressants.

Pour bénéficier des paiements par lien, rendez-vous sur le site de Square. Lire aussi notre Avis sur le paiement en ligne de Square.

Les factures de Square : gratuit ou payant

Square offre également un service de facturation en ligne.

C’est plus fiable et plus pratique à l’usage que les factures papier ou Excel.

Avantage : vous pouvez vous faire payer à distance grâce aux liens de paiement de Square intégré la facture au taux de 2,5 % par transaction.

Évidemment, vous pouvez également choisir de vous faire payer par virement pour réduire les frais.

Image : Mobile Transaction

L’interface de création de la facture est épurée (ici version desktop).

Vous avez le choix entre une version gratuite et une version payante de ce service de facturation.

Avec la version gratuite, vous pourrez créer et envoyer sans limites :

• Devis
• Factures (avec lien de paiement intégré)
• Rappels de paiement

Avec la version payante à 20 €/mois, vous pourrez également :

• Convertir instantanément les devis en facture
• Créer des modèles de factures
• Regrouper devis et documents par projet
• Créer un calendrier de paiements échelonnés

L’offre gratuite de facturation est similaire à celle de SumUp y compris les frais de paiement en ligne, sauf en ce qui concerne la transformation instantanée des devis en factures, mais Square offre plus de fonctionnalités grâce à sa version payante.

Inscrivez-vous surle site de Square pour envoyer vos premières factures.

Sécurité et gestion du personnel

La sécurité des données est essentielle. Les données sont stockées à l’abri dans le Cloud, mais il faut aussi éviter que n’importe qui puisse y accéder.

Square est conforme à la RGPD et dispose d’un module pour répondre aux demandes des acheteurs en matière de protection des données.

Votre compte est protégé à la base par un mot de passe ; vous pouvez aussi ajouter une vérification en deux étapes qui oblige à taper un code chaque fois que quelqu’un se connecte au back-office ou à l’application.

Les employés se voient dotés d’un code commun séparé.

Il faudra télécharger l’application pour Android ou iOS Gestion des employés Square, en version payante ou gratuite.

Image : Mobile Transaction

La personnalisation des autorisations est très poussée.

Avec la formule Gestion des Employés Plus (25 €/mois ou incluse dans les offres payantes), on peut accorder des autorisations à certains employés, et même ajouter des représentants autorisés à communiquer avec le service client lorsqu’il s’agit de données sensibles. On pourra aussi accorder des commissions sur les ventes aux employés pour les motiver.

De la version gratuite de l’application, on bénéficie d’un système de pointage des employés, avec suivi des heures de travail . Les employés pourront consulter leurs horaires de travail et même demander des modifications.

Gestion des clients

Square intègre un système de gestion de la clientèle gratuit. Les comptes pourront être créés de manière automatique, à chaque fois qu’un client effectue un achat en ligne, mais il est possible de désactiver cette fonctionnalité.

On pourra bien entendu créer des comptes clients manuellement pour les clients qui viennent en magasin. Si le client effectue ultérieurement un paiement en ligne, sa carte bancaire sera reconnue et son profil mis à jour. On appréciera la possibilité d’ajouter des champs personnalisés et de désactiver ceux par défaut.

Si vous utilisez un autre logiciel de caisse, Square vous offre la possibilité d’importer votre base de donnés clients. Il est conseillé de modifier les en-têtes de votre fichier en suivant le modèle proposé par Square, afin de faciliter l’importation des données.

Personnalisation de la base de données des clients.

Pour les opérations de marketing, pensez à regrouper les clients par groupe. Les groupes créés automatiquement sont  les « clients fidèles », « inactif » et les « profils instantanés ».

Lorsque l’on crée soi-même un nouveau groupe, il faut ajouter les clients manuellement en utilisant des « filtres d’achat » (catégories, dates, articles, point de vente, achats, total dépensé) ou des « filtres client » (cartes enregistrées, commentaires, etc.)

Avec Square Insight, on aura accès à des statistiques sur l’acquisition de nouveaux clients et la fidélisation des anciens.

Les clients peuvent laisser des commentaires associés à chaque reçu électronique, grâce à Feedback Square. On pourra répondre aux clients de manière privée ou émettre directement des bons de réduction ou encore effectuer des remboursements.

Square offre nativement des outils plutôt avancés de gestion de la clientèle, ce qui évite d’avoir à passer par des applications tierces. Bémol : la possibilité de création automatique de groupes n’est pas assez développée.

Back-office, tableau de bord et rapports

Le tableau de bord accessible à l’adresse https://squareup.com/dashboard/ permet de gérer tous les aspects de la plateforme Square.

Le menu est divisé en deux parties :

• Des icônes pour accéder rapidement à la gestion des ventes et du personnel
• Un menu textuel pour gérer les différents moyens d’encaissement

Voici à quoi ressemble le menu :

Image : Mobile Transaction

Image : Mobile Transaction

Square a particulièrement soigné les rapports qui sont disponibles : pour les ventes, les modes de paiement, les articles, les catégories, les employés, les réductions, les annulations, les remboursements, les taxes, etc.

En ce qui concerne spécifiquement l’utilisation de Square en tant que caisse enregistreuse, on retrouvera le traditionnel Z de caisse dans la section «Rapports > tiroir-caisse », ainsi qu’un journal des opérations qui aidera à détecter les anomalies : annulations, remboursement, articles offerts, etc.

Si besoin, on pourra même créer un rapport personnalisé, grâce au générateur de rapport.

Globalement les réglages et rapports sont très complets et l’interface s’adapte à tous les appareils. On peut vraiment piloter toute son activité, y compris depuis un téléphone mobile.

Inscription à Square et service client

Toutes les catégories d’entreprises peuvent s’inscrire, y compris les entreprises individuelles dont les auto-entrepreneurs.

L’inscription s’effectue sur le site de Square ou par l’intermédiaire de l’application, ce que nous recommandons.

La procédure est très rapide, si vous voulez simplement explorer l’application. Pour recevoir des paiements et finaliser l’inscription, il faudra indiquer les coordonnées de votre entreprise, le numéro de SIREN, et fournir une preuve d’identité : scan de votre carte d’identité ou passeport et envoi d’un selfie avec l’application. Bug à corriger: ces dernières étapes de vérifications se sont bien passées, mais se sont déroulées en anglais, ce qui nous empêche de mettre la note maximale sur cet aspect.

Le service client est accessible par téléphone, e-mail et réseaux sociaux, en semaine et aux heures de bureau. Nous avons noté un bug de la version gratuite : depuis le tableau de bord, on accède uniquement au support client américain, il faudra donc passer par le site français.

Si vous êtes un abonné payant (Square Restaurant ou Vente en ligne), le service client est disponible 24h/24 et 7J/7.

L’aide en ligne est plutôt complète et bien faite et en cas de problème on peut poser des questions à la communauté avant de se tourner vers le service client.

Les avis en ligne sont encore trop peu nombreux pour en tenir compte car le système de caisse de Square est disponible depuis peu de temps en France.

Notre avis sur Square

Square est une solution complète pour vendre ses produits et services : terminaux, vente en ligne, facturation, etc.

La solution est pourtant plutôt simple et agréable à utiliser.

Les terminaux de paiement sont bien différenciés afin de satisfaire plusieurs catégories de petites entreprises : indépendants, artisans, boutiques, etc.

Pour ceux qui recherche une solution complète, Square pousse plus loin l’intégration que ses concurrents Zettle et SumUp, grâce à une boutique en ligne vraiment fonctionnelle. Plus besoin de synchroniser son catalogue sur un CMS tiers via une extension.

Square vient également concurrencer avantageusement la plateforme d’e-commerce Shopify qui offre aussi un logiciel de caisse, mais avec un coût de démarrage nettement plus élevé.

Si l’acceptation de tous les titres-restaurants sans frais supplémentaires ou la possibilité de prendre des cautions est importante pour vous, Square n’est pas la bonne solution. Allez plutôt voir du côté de Smile and Pay ou Yavin.

L’inscription a été facile, mais la procédure d’ajout des coordonnées de l’entreprise et de vérification d’identité s’est faite en anglais dans notre test : un bug à corriger. Au niveau du contrat, on apprécie l’absence d’engagement et la politique de retour étendue à 30 j.

À notre avis l’offre de Square est séduisante et devrait bousculer le marché français, même s’il y a encore des améliorations à apporter au niveau de la gestion des transporteurs pour la boutique en ligne et des titres-restaurants pour la version spécialisée du logiciel de caisse.

Pour

Contre