Certains internautes se demandent si la facturation en ligne est obligatoire pour les règlements entre entreprises, alors que ce n’est en réalité pas du tout le cas. Cela résulte d’une confusion avec la notion de facturation électronique et aussi de la publicité faite à une disposition de la loi Macron, qui n’est en réalité jamais entrée en vigueur. Nous verrons que dans le cas des relations avec le secteur public, les règles qui s’appliquent ne sont pas les mêmes.
La facturation en ligne n’est pas une obligation légale dans le secteur privé
La facturation en ligne n’est qu’une sous-classe de la facturation électronique. On s’intéressera en pratique à ce que l’administration dit de la facturation électronique, pour connaître nos obligations.
À l’heure actuelle, l’émission d’une facture électronique n’est pas obligatoire pour les règlements inter-entreprises, et il est même possible de refuser une facture électronique.
L’article 222 de la dite « Loi Macron » (voir sur le site Legifrance), prévoyait une obligation d’utilisation de la facturation électronique s’étendant graduellement à toutes les entreprises, des grandes groupes jusqu’aux micro-entreprise, mais le décret n’a jamais été publié.
La facturation électronique n’est pas obligatoire pour les règlements inter-entreprises.
Malheureusement, certains éditeurs de logiciels ont joué sur cette ambiguïté, et ont mis en avant ce texte de loi, en se gardant bien d’insister sur le fait que celui-ci n’était pas applicable en l’état, et qu’il n’était donc pas nécessaire d’utiliser un logiciel de facturation.
Toutefois certaines grandes entreprises peuvent demander des factures électroniques au format e-facture, qui permet un traitement automatique des données, mais cette exigence, qui détermine le choix de leurs fournisseurs, n’a pas de base légale.
S’il n’y a pas d’obligation concernant les règlements inter-entreprise, ce n’est plus le cas lorsque le secteur public est impliqué :
Le cas des entreprises clientes du secteur public
Dans ce cas, les règles ne sont pas les mêmes : quand une entreprise privée facture des biens ou service à l’État, aux collectivités territoriales, ou à certains établissements publics, elle doit obligatoirement utiliser la facturation électronique. Inversement les entités publiques précitées sont obligées de les accepter. Cela concerne toutes les entreprises, à l’exception des micro-entreprises, qui pourront attendre jusqu’au 1er janvier 2020.
Détail important : Il faut impérativement utiliser le portail Internet «Chorus Pro» pour envoyer ses factures. Il s’agit donc d’un cas de facturation en ligne obligatoire. Ce portail permet l’envoi de factures PDF et/ou de données comptables codées et standardisées, pour accélérer la procédure de traitement.
La liste des structures étatiques concernées et le mode de fonctionnement de Chorus Pro sont précisés dans une circulaire du mois de février 2017 (voir le site Legifrance).
Les obligations liées à la facturation électronique/en ligne
Les facturations électroniques et en ligne ne sont pas obligatoires sauf dans le cas des relations avec les entreprises publiques, mais leur utilisation comporte des obligations qu’il faudra veiller à respecter :
Les obligations liées à tous les types de facture :
Par exemple : la facture doit être rédigée en français, comporter les mentions obligatoires (d’émission, numérotation, identité de l’acheteur du vendeur, etc.) et être rédigée en français.
Si vous utilisez un logiciel de facturation électronique (en ligne ou non), vous n’aurez pas de problème de ce côté-là.
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Les obligations supplémentaires liées aux factures électroniques :
En plus des obligations précédentes, il faudra penser tout d’abord obtenir l’accord de l’entreprise destinataire en cas de changement de format ; en l’occurrence si vous avez envoyé habituellement des factures au format papier à votre client et que vous décidez de passer à la facturation électronique.
Il faudra également vérifier que le format de votre facture est compatible avec les systèmes de traitement de l’information de votre client. Cela ne concerne pas le cas des factures au format PDF, mais des factures mixtes (PDF et données) ou comportant uniquement des données comptables.
