Les ventes entre professionnels doivent donner lieu à l’émission d’une facture.
Celle-ci doit être payée dans les délais, sous peine de pénalités.
Cependant, toutes les entreprises n’honorent pas leurs dettes à temps.
Que faire en cas de facture échue non acquittée (payée) ? Quelles solutions si cela ne suffit pas ? Comment inciter vos clients à payer leurs factures rapidement ?
Le cadre légal
La facturation est obligatoire entre professionnels sauf dérogation. Cf le code général des impôts [1] et le code du commerce [2].
Toujours d’après le code du commerce, la facture doit mentionner notamment :
- La date à laquelle le règlement doit intervenir
- Les conditions d’escomptes (réduction) en cas de paiement anticipé
- Le taux des pénalités exigibles
- L’indemnité de recouvrement
Sauf accords entre entreprises ou branches, le délai de paiement ne peut pas dépasser [3] 30 jours après réception des marchandises ou exécution de la prestation.
En cas d’accord on pourra aller jusqu’à 60 jours ou 45 jours après la fin du mois, mais pas au-delà.
En cas de retard de paiement, la pénalité habituelle appliquée au montant de la facture s’élève à 10 % majorée du taux de refinancement de la Banque centrale européenne.
Il existe également une possibilité de sanction de la part de la DGCCRF, qui peut aller jusqu’à 75 000 euros pour le chef d’entreprise et 2 millions d’euros pour l’entreprise elle-même.
Si vos clients ne s’acquittent pas de leur facture malgré ces contraintes, il existe des solutions :
Envoi d’une relance
Le plus simple est d’envoyer un simple rappel avant la date de limite de paiement de la facture afin de ne pas exposer votre client à des pénalités. À ce propos, il ne faut pas oublier que le créancier à l’obligation de rappeler aux débiteurs les sommes dues.
Les logiciels et applications de facturation modernes sont capables de détecter automatiquement si une facture a été acquittée ou non, soit parce qu’elles intègrent un système de paiement en ligne, soit parce qu’elles sont reliées au compte en banque.
La meilleure solution consiste donc à utiliser ces applications pour envoyer des relances automatiques en cas de non-paiement, par exemple au bout de 15 jours
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Procédure de recouvrement
Si le délai de paiement est dépassé et que le débiteur ne s’est toujours pas manifesté, il convient de passer à la vitesse supérieure.
Dans un premier temps, on pourra lancer une procédure de recouvrement à l’amiable, mais si celle-ci échoue, il faudra envisager un recouvrement forcé.
a) Recouvrement à l’amiable
Le recouvrement à l’amiable ne nécessite pas de recourir à la justice. La procédure pourra être gérée :
- directement par l’entreprise créancière (celle à qui le débiteur doit de l’argent)
- ou indirectement par l’intermédiaire d’une société de recouvrement.
Dans les deux cas, le débiteur pourra régler sa dette directement auprès de l’entreprise créancière s’il le souhaite.
Attention, il convient d’envoyer au débiteur un courrier formel, avec ou sans accusé de réception, rappelant qui doit de l’argent à qui et combien ; un appel téléphonique ne suffit pas.
Même en cas de réussite de la procédure, le créancier est en droit de demander une indemnité de recouvrement de 40 euros [3].
b) Recouvrement forcé
L’entreprise pourra saisir directement la justice, c’est-à-dire le tribunal de commerce, dans le cas de conflit entre deux entreprises.
Autre possibilité : le recours à un huissier de justice, qui évite de passer par la case tribunal.
Solution de confort : l’affacturage
L’affacturage consiste à déléguer de manière permanente le recouvrement des créances à une société spécialisée.
La société d’affacturage rachète les créances et se charge elle-même de faire payer le montant de la facture au débiteur, en échange d’une commission.
Le débiteur bénéficie du délai habituel pour s’acquitter du paiement, par exemple 30 jours, alors que l’entreprise qui est liée par le contrat d’affacturage est payée quasi immédiatement, ce qui permet d’améliorer facilement l’état de sa trésorerie
Peut-on prévenir les impayés ?
C’est impossible, mais on peut améliorer le pourcentage de factures acquittées :
Par exemple en faisant figurer de manière très lisible sur vos factures les conditions de paiement : délai et taux des pénalités de retard. Ici, on agite le bâton.
Si l’on préfère agiter une carotte, pourquoi ne pas ajouter des conditions d’escompte favorables : le client bénéficie d’une réduction s’il paie avant la date d’échéance de la facture.
Enfin, on peut utiliser l’affacturage, déjà évoqué plus haut. Si vos clients savent que vous passez systématiquement par une société spécialisée pour recouvrer vos créances, ils seront plus enclins à honorer leurs dettes.
Conclusion : riposte graduée
La meilleure solution est la prévention : conditions de pénalité clairement exprimées et relances si possibles automatiques.
Si cela ne suffit pas, on pourra lancer une procédure de recouvrement à l’amiable, en faisant appel éventuellement à une société spécialisée. L’étape suivante et judiciaire .
Enfin, pour minimiser les soucis et déléguer en permanence le recouvrement des factures à une tierce partie, on pourra s’offrir les services d’une société d’affacturage.
