Les cartes bancaires d’entreprises sont très pratiques, notamment pour gérer les dépenses.
On peut les affecter à un département ou un collaborateur, les utiliser dans des commerces ou des sites web.
En plus des cartes physiques, on trouve désormais de plus en plus de cartes bancaires virtuelles.
Nous allons voir que ces dernières offrent beaucoup d’avantages et très peu d’inconvénients pour leurs utilisateurs.
Que sont les cartes virtuelles pour entreprises ? Pourquoi les utiliser ? Où se les procurer ?
Une carte bancaire virtuelle est une carte bancaire sans existence physique, générée de manière uniquement logicielle, reconnue par les interfaces de paiement tels que terminaux de paiements ou passerelles de paiement en ligne.
Elles comportent un numéro de carte, une date d’expiration, un code de vérification (CVV).
Ces cartes sont fréquemment commercialisées par les comptes pros en ligne (ex: Qonto) ou par des services spécialisés dans la gestion des dépenses (ex: Soldo).
Toutes les cartes virtuelles ne sont pas les mêmes
Certaines utilisent le réseau Mastercard, d’autres Visa, comme dans le cas des cartes physiques.
Elles différent aussi par plusieurs aspects que l’on peut combiner :
Une première distinction s’opère entre cartes virtuelles prépayées ou de débit. En gros : les cartes prépayées ne sont jamais à découvert ; les cartes de débit peuvent l’être en théorie.
On distinguera enfin les cartes virtuelles à usage unique des cartes réutilisables.
Le chef d’entreprise aura donc le choix entre plusieurs types de cartes pour acheter des biens ou des services sur le web.
Il importe de définir ses besoins avant de choisir son fournisseur de cartes virtuelles, car les offres peuvent différer sensiblement. Par exemple, Soldo a fait le choix des cartes prépayées, alors que Qonto ne propose que des cartes de débit. Ces dernières sont en effet plus facilement acceptées dans les péages et stations-service.
Il n’existe pas à notre connaissance de cartes virtuelles à débit différé sur le marché français et encore moins de carte de crédit au plein sens du terme, avec intérêts à payer.
Un bon moyen de payer les achats en ligne
C’est le principal emploi des cartes virtuelles.
Ces cartes sont moins chères que les cartes physiques et sont souvent délivrées gratuitement par les néobanques. Le compte Revolut Business offre même la possibilité d’utiliser jusqu’à 200 cartes virtuelles par personne, sans surcoût.
Image : Mobile Transaction
3 types de cartes cheez Qonto dont deux virtuelle. Celle qui est éphémère est appelée Flash.
Idéalement, on disposera :
- d’une carte virtuelle réutilisable pour les paiements récurrents et les achats en ligne sur les sites de confiance
- de cartes virtuelles à usage unique pour les autres sites
Les cartes à usage unique sont à réserver aux achats en ligne sur des sites dans lesquels on n’a pas une confiance totale. Comme un nouveau numéro est généré à chaque achat, elles ont inadaptées pour les achats récurrents comme les abonnements.
Ces deux types de cartes (réutilisables et à usage unique) sont disponibles chez :
– Qonto et Anytime, deux néobanques françaises qui offrent des services utiles aux indépendants et TPE-PME : facturation, scan des reçus, etc.
– Shine autre concurrent français, un peu moins avancé dans la gestion des dépenses, mais pouvant être moins cher.
On peut payer dans le monde physique avec une carte virtuelle ;-)
Pour être plus clair : on peut payer avec une carte virtuelle dans un magasin ou un restaurant par l’intermédiaire de n’importe quel terminal de paiement récent.
Il suffira d’installer sa carte virtuelle dans le portefeuille numérique (e-wallet) de son smartphone et de payer en mode sans contact, y compris par l’intermédiaire d’une montre connectée.
Les portefeuilles numériques les plus répandus sont Apple Pay et Google Pay.
Pour le terminal de paiement, la carte virtuelle installée sur le téléphone est une carte physique sans contact.
Attention, tous les comptes professionnels n’offrent pas ce service, mais c’est possible avec :
– Qonto, déjà mentionné plus haut.
– Revolut Business un compte pro multidevise (on peut recevoir des dollars et des euros, par exemple) qui inclut aussi un service de facturation.
– Managerone, une néobanque spécialisée dans la gestion des dépenses.
Elles remplacent d’autres moyens de paiement
En premier lieu, les cartes physiques. Nous avons vu qu’elles sont moins chères et plus sûres pour les achats en ligne, surtout si elles sont réutilisables, et qu’en outre elles peuvent être ajoutées à un smartphone pour les achats en magasin. Les employés qui doivent effectuer des achats pour le compte de leur entreprise peuvent par exemple disposer de leur propre carte virtuelle.
Elles sont également une alternative aux virements et aux prélèvements. Si votre fournisseur dispose d’un site de paiement en ligne, vous n’aurez besoin que de quelques minutes, alors qu’il faudra attendre au moins vingt-quatre heures pour ajouter un nouveau bénéficiaire, si vous passez par l’option virement.
Alternative aux cartes virtuelles
Pour les grosses sommes réglées par virement à la demande du fournisseur, la meilleure solution est d’utiliser des sous-comptes.
Certains comptes (Anytime, Qonto, Soldo) autorisent l’utilisation d’IBAN multiples, mais ce genre d’abonnement est plus coûteux que le simple ajout de quelques cartes virtuelles.
Les cartes bancaires permettent également de mettre en place facilement des paiements récurrents, sans passer par les prélèvements automatiques. En cas de problème, il suffit de désactiver la carte depuis l’application ou le site du compte pro.
Moins chère et très polyvalentes, les cartes virtuelles n’ont pas beaucoup de défauts pour ceux qui les utilisent.
Du côté des fournisseurs il y a un prix à payer : la commission sur les encaissements de cartes, alors qu’il n’y a pas de frais lorsque l’on encaisse un virement.
Les cartes virtuelles sont précieuses pour gérer les dépenses
Nous avons vu que certains fournisseurs autorisent l’utilisation d’un grand nombre de cartes virtuelles. On pourra donc facilement attribuer une carte à un commerçant en ligne, un poste de dépense ou à un collaborateur.
Selon les fournisseurs, le contrôle des dépenses pourra s’effectuer au niveau :
- Du plafond
- Du calendrier (la carte peut par exemple être bloquée en week-end)
- Du type d’achat (restauration, transport, etc.)
- Du contrôle manuel par un responsable
Image : Mobile Transaction
Ici l’exemple de Qonto pour le réglage des plafonds de dépense des cartes virtuelles.
Image : Mobile Transaction
Par défaut, les cartes ne fonctionnent qu’en semaine, mais ce réglage est modifiable .
La gestion des dépense est possible au niveau d’un individu, mais on peut opérer de manière plus souple en accordant des autorisations à des groupes de collaborateurs :
Pour pouvoir savoir qui dépense quoi, ces services requièrent un accès par utilisateur de la carte qu’il soit dirigeant ou employé.
On pourra décider qui a accès aux cartes physiques, aux cartes virtuelles et aux deux.
En fonction du forfait souscrit, chaque collaborateur se verra attribuer des droits spécifiques et une appartenance ou non à un groupe (parfois traduit par équipe, en calquant l’anglais team). Ce groupe aura à gérer un budget fixé à l’avance par le gestionnaire.
Par exemple, on peut créer un groupe « marketing digital », contenant trois collaborateurs ayant accès à deux cartes virtuelles, dont une à usage unique.
Image : Soldo
Exemple d’équipe de collaborateurs ayant accès à plusieurs cartes, par Soldo.
Cette méthode par groupe est plus souple et plus efficace que la délivrance de droit à une seul collaborateur par poste de dépense.
On a vu que la sécurité est assurée notamment par un contrôle serré de l’accès des collaborateurs aux données des cartes bancaires et par la mise en place de plafonds de dépenses, ce qui n’est pas très différent du contrôle des dépenses des cartes physiques. Il y a d’autres avantages à utiliser les cartes virtuelles :
Des cartes plus sûres
On se doit de tenir également compte du risque de fuite des données en dehors de l’entreprise, par exemple lors d’un achat en ligne :
Le niveau de sécurité lors de la transaction est le même qu’avec une carte classique, puisque chaque carte virtuelle dispose d’un numéro de vérification, d’un code PIN et d’une date d’expiration.
En outre, le système 3D Secure fonctionne de la même façon qu’avec une carte physique : la validation de la transaction par l’application de l’émetteur de carte pourra être demandée par le commerçant.
Les cartes virtuelles sont toutefois plus sûres que les cartes physiques classiques pour deux raisons :
– Avec ce type de carte virtuelle, il n’y a pas de risque de perte ou de piratage dans un distributeur.
– En ce qui concerne les achats en ligne, on peut même réduire le risque de piratage à zéro en utilisant une carte virtuelle éphémère.
– Enfin les cartes virtuelles sont très pratiques pour mettre en place des abonnements en ligne et les résilier en un clic lorsque le système de résiliation du prestataire de service fonctionne mal.
En cas de doute, à la moindre anomalie, on pourra bloquer la carte virtuelle sans que cela ait d’impact sur le fonctionnement de la carte physique.
Conclusion : passez aux cartes virtuelles
Moins chères, moins polluantes, plus versatiles que les cartes physiques, les cartes virtuelles doivent faire partie des moyens de paiement des entreprises modernes.
Si vous avez déjà un compte professionnel auprès d’une banque classique, le plus simple est d’utiliser un service comme Soldo.
On peut aussi opter pour une néobanque comme Qonto et profiter de nombreux services supplémentaires (facturation en ligne, synchronisation avec les logiciels comptables, IBAN multiples pour les gros postes de dépense).
Manager.one, autre néobanque, n’offre pas la facturation ou l’intégration comptable comme Qonto mais offre des options automatiques intéressantes : blocage par type de dépense ou si le justificatif n’a pas été ajouté précédemment.
