Comparatif des solutions de Gestion des Dépenses

Pour les entreprises et indépendants, il est difficile de garder la trace de toutes les dépenses. C’est d’autant plus vrai quand on gère des flottes de commerciaux et qu’il faut en plus gérer les remboursements.

Les comptes courants traditionnels offrent peu d’outils dédiés; c’est pourquoi de nombreuses TPE et PME recourent à des comptes pros ou à des plateformes spécialisées dans la gestion des dépenses.

Cartes des débit ou prépayées, limites de paiement, numérisation des factures, classification des dépenses, détection de la TVA synchronisation avec les logiciels comptables, etc. : chaque solution de gestion des dépenses possède ses forces et ses faiblesses.

Comparons quelques-unes des plateformes disponibles en France :

Les plus

Les moins

Qonto est un compte professionnel français, qui inclut de nombreux outils de gestion des dépenses. C’est donc une solution tout-en-un. Avantage : pas besoin de souscrire à un service supplémentaire.

Contrairement à d’autres solutions de gestion des dépenses, Qonto vous permet d’utiliser les virements entrants et sortants et d’utiliser de vraies cartes de débit et non des cartes prépayées.

En plus d’être un compte courant professionnel fonctionnel compatible avec les virements SEPA et SWIFT, Qonto offre des fonctionnalités avancées de contrôle des dépenses dont la détection de la TVA, les sous-comptes avec IBAN dédié, et la synchronisation en temps réel avec les logiciels comptables.

Image: Mobile Transaction

Ajout d’un justificatif de dépense dans Qonto.

Pour bénéficier de toutes les fonctionnalités, il faut prendre au minimum le plan Smart à 19 € HT/mois si l’on est un indépendant, et le plan Essential à 99 € HT/mois pour une TPE-PME, ce qui offre un accès à dix utilisateurs avec dix cartes bancaires physiques nominatives, et inclut 9 sous-comptes avec IBAN dédiés.

Notez que Qonto a choisi le modèle des sous-comptes et donc des virements pour la gestion des dépenses des projets et des équipes, alors que d’autres comme Soldo préfèrent les cartes bancaires non nominatives pour ce type de dépense.

Enfin, l’un des points forts de Qonto est sa capacité à se connecter à de nombreux logiciels de comptabilité disponible sur le marché français. Il ne s’agit pas seulement d’un simple export de fichiers, mais dans certains cas d’une synchronisation en temps réel.

Qonto est un bon outil tout-en-un : compte pro avec IBAN français, outil de facturation et de gestion des dépenses.

Voir notre avis sur Qonto.

Les plus

Les moins

Wallester est une plateforme spécialisée dans l’émission de cartes de paiement, possiblement en marque blanche, c’est-à-dire entièrement personnalisées avec le logo d’une autre entreprise. On peut l’utiliser en complément d’un compte pro, ou bien utiliser le nouveau compte Wallester Business.

La tarification est surprenante puisqu’il y a une formule de base sans abonnement (Free), une formule Premium à 199 € par mois, et une formule avancée à 999 € par mois.

Chaque formule comprend un nombre maximum (assez généreux) de cartes virtuelles gratuites : 300 pour l’offre Free et 3000 pour l’offre Premium. Les cartes physiques sont également gratuites, mais les frais d’expédition sont facturés 5 €.

Image : Wallester

Commandez une carte physique ou virtuelle depuis l’application.

Wallester n’est pas cher, sauf si vous retirez l’argent au DAB,  ce qui occasionne 2 % de frais au minimum. Il faut ajouter des frais de change de 2 % si le paiement ou le retrait s’effectuent en dehors de la zone euro.

On peut relever quelques limitations : le remboursement des notes de frais payées avec le compte personnel du collaborateur n’est pas prévu, contrairement à Soldo, Qonto et Pleo, et l’intégration avec les logiciels comptables se limite à quelques applications  comme Quickbooks et Xero, ce qui est très loin du niveau d’intégration offert par Qonto.

Compte tenu de l’abonnement et des frais, Wallester est recommandé si vous comptez utiliser de très nombreuses cartes virtuelles et effectuer des achats en ligne.

Voir notre avis sur Wallester.

Les plus

Les moins

Soldo est un pur système de gestion des dépenses, qui s’utilisent en complément d’un compte courant.

Avantages : la simplicité et l’accessibilité. Il n’est pas possible d’envoyer des virements depuis Soldo, mais seulement d’en recevoir pour recharger le compte est alimenter les cartes bancaires.

Le coût mensuel dépend du nombre d’utilisateurs et donc de cartes physiques, mais les deux plans prévoient au minimum trois, d’où le coût mensuel de base de 18 € pour le plan Pro et de 30 € pour le plan Premium.

L’abonnement Premium donne accès au portefeuille multidevise en euros, en dollars américains et en livres sterling, à la catégorisation automatique des transactions, à la création d’équipes de départements et au remboursement des avances de frais.

Image : Soldo

Il est facile de gérer les dépenses par département avec Soldo.

Des cartes de carburant à attribuer à un employé ou à un véhicule d’entreprise sont également disponibles, au prix de 2 € par mois et par carte. L’administrateur peut limiter les dépenses liées au ravitaillement ou à la recharge des véhicules électriques, aux péages, etc.

L’offre de Soldo est assez complète et la tarification conviendra à tout type d’entreprise.

Voir notre avis sur Soldo.

Les plus

Les moins

Tout comme Soldo, Qonto est un pur système de gestion de dépenses, qui s’utilise en complément du compte courant. On ne pourra pas payer ses fournisseurs par virement, comme avec Qonto, mais dans son plan avancé, Pleo intègre un outil de paiement des factures à l’aide d’une carte fournisseurs.

On apprécie la présence d’un forfait gratuit Starter, limité à trois utilisateurs, qui ne comporte pas de fonction de limitation des dépenses par carte. Pour avoir un meilleur contrôle de défense, il faut passer au plan Essential à 39 € HT/mois. Nous avons mentionné plus haut la possibilité de régler les paiements récurrents à l’aide de cartes fournisseurs ; celles-ci sont accessibles à partir du plan Advanced à 79 € HT par mois.

Image : Pleo

Pleo autorise le remboursement des frais avancés par les collaborateurs.

Les cartes de Pleo sont nominatives comme chez Qonto, sauf possibilité d’utiliser des virements en plus. Allez plutôt voir du côté de Soldo et Wallester si vous avez besoin de cartes multi-utilisateurs.

Point fort de Pleo : la gestion multientité qui permet de regrouper les dépenses, même lorsque sont réalisés par les équipes ou filiales localisées dans d’autres villes ou pays.

La présence d’un plan tarifaire gratuit et la progressivité de la tarification font de Pleo une solution attractive pour les TPE.

Les plus

Les moins

Tout comme Qonto, Shine est un compte professionnel français, qui s’est vu doter ultérieurement d’outils de gestion des dépenses. Shine est moins cher pour les indépendants, mais affiche les mêmes tarifs que son concurrent pour les TPE, qui nous intéressent ici. Cependant, les options de gestion des dépenses nous semblent moins intéressantes.

Le forfait Shine Pro à 29 € HT/mois offre l’accès à cinq personnes et n’inclut que deux cartes de débit, mais autorise l’émission d’un nombre illimité de cartes virtuelles, durables ou éphémères. Le forfait Business à 99 €/mois HT porte le nombre de cartes physiques à cinq.

Tout comme d’autres concurrents, Shine est surtout intéressant pour les cartes virtuelles et les dépenses en euro. En effet, les retraits aux distributeurs en devises coûtent 1,9% + 1 €.

Image : Shine

Par rapport à la concurrence, Shine souffre d’un manque d’automatisation : bien sûr, il est possible de numériser les reçus, mais il n’y a pas de catégorisation automatique et il faudra ajouter le taux de TVA à la main. Pas de synchronisation automatique non plus avec les applications de comptabilité, mais un simple export manuel.

Shine a récemment ajouté à son offre la gestion des dépenses d’équipe, bien que les cartes soient uniquement nominatives.

Pour l’instant, la gestion des dépenses reste en deçà de ce que propose la concurrence, mais l’offre demeure financièrement intéressante compte tenu du fait que l’on dispose en même temps d’un compte professionnel pourvu d’un outil de facturation.

Voir notre avis sur Shine.

Les plus

Les moins

Revolut business est un compte pro assez particulier, car il est multidevise, c’est-à-dire qu’il offre la possibilité de recevoir, d’envoyer, et de stocker une trentaine de devises (dollar, yen livres sterling, etc.). Vous pourrez effectuer des paiements par virement, comme avec Qonto et Shine, mais cette fois-ci dans la devise de votre choix et pas seulement en euros.

La gestion des dépenses avec la numérisation des notes de frais s’est ajoutée à l’offre, puis plus récemment, la possibilité de créer des « équipes » de collaborateurs reliés à des postes de dépense.

Image : Revolut

La catégorisation automatique des dépenses est l’un des points forts de Revolut Business.

Revolut Business propose un plan forfaitaire gratuit plutôt avantageux. En effet, il ne faudra payer que cinq euros par utilisateurs ayant accès au système de gestion des dépenses (carte de paiement, numérisation des reçus, etc.).

Le plan Scale à 19 €/mois offre un niveau de contrôle supérieur, puisque l’on peut exiger que chaque dépense soit prête à prouver par le responsable du compte. Le niveau d’abonnement supérieur n’offre pas de fonctionnalités supplémentaires en matière de gestion des dépenses, mais des plafonds plus élevés, notamment de change de devises sans frais.

Revolut est le moins cher si l’on recherche l’association d’un compte courant et d’une plate-forme de gestion des dépenses, mais pas le plus riche en matière de fonctionnalités.

Voir notre avis sur Revolut Business.