Les plus :
Les moins :
Choisir si :
Vous recherchez un service de facturation gratuit avec paiement en ligne.
Nous avons testé l’application Factures Square sur Android ainsi que la version web. Pour cet article nous avons privilégié l’application, dont sont issues les copies d’écran.
Qu’est-ce que Factures Square ?
Factures Square est un service qui permet d’envoyer des factures électroniques par e-mail ou SMS et de se faire payer en ligne.
Les factures sont créées principalement grâce à l’application Factures Square pour Android ou iOS mobile, ou depuis le tableau de bord du site web de Square.
Ce système de facturation est intégré à un écosystème de paiement bien particulier qui permet d’utiliser logiciels de caisse, terminaux de paiement maison et services de vente en ligne. Ainsi chaque vente effectuée avec le logiciel de facturation doit correspondre à un produit enregistré dans un catalogue de produit, auquel on accède également depuis le logiciel de caisse optionnel.
C’est pourquoi cette solution est surtout adaptée aux entreprises qui vendent habituellement les mêmes produits ou services.
Images: Mobile Transaction
Avec Square on peut envoyer un lien vers l’URL de la facture ou bien comme ici un simple PDF à imprimer. Si besoin, le QR code permettra d’accéder facilement à la version en ligne.
Tout part en effet du produit : vous pouvez le vendre en direct, par l’intermédiaire de la boutique en ligne, par mail avec l’outil de facturation, c’est à vous de voir en fonction de vos besoins.
La bonne nouvelle est que Square a adopté un modèle freemium et propose une version gratuite tout à fait performante de son logiciel de facturation.
Les commerçants qui utilisent déjà l’application de caisse gratuite Square PDV peuvent également envoyer des factures à partir de cette application, mais sans l’ensemble des fonctionnalités offertes par l’application Square Factures.
Frais et coût – Un plan gratuit et un payant
Dans l’ensemble, la tarification de Square est particulièrement transparente, et comme il n’y a pas d’engagement, vous savez à quoi vous en tenir au niveau des frais.
Si vous vous en tenez au plan gratuit, et que votre client vous règle par virement ou par chèque, le service de facturation de Square ne vous coûtera rien du tout.
| Coût | |
|---|---|
| Forfait | Gratuit : 0 €/mois Plus : 20 € HT/mois |
| Paiement en ligne | 2,5 % HT |
| Paiement avec un TPE Square | 1,65 % HT |
| Virement instantané | 1,25% HT |
| Cartes acceptées |         |
Si votre client le désire, il peut vous payer en ligne, grâce à un bouton qui s’affiche sur la facture électronique. Dans ce cas, Square prélèvera des frais de 2,5 % HT sur toutes les cartes Visa et Mastercard, qu’il s’agisse de carte de particulier ou de carte business.
Si vous avez l’opportunité de vous faire payer en face-à-face, sachez que Square commercialise également des terminaux de paiement, comme le Square Reader qui ne coûte que quelques euros, et que les frais d’encaissement sont plus avantageux puisqu’ils descendent 1,65 % HT.
Les sommes reçues sur votre compte Square versé le lendemain si les encaissements du jour précédent ont eu lieu avant 17 heures. Si l’on souhaite recevoir les fonds instantanément, c’est possible, mais au prix de frais supplémentaires de 1,25 %.
Quel plan tarifaire choisir ?
Puisque nous avons mentionné l’existence de deux plans tarifaires, il convient de présenter brièvement les différences entre les deux :
| Fonctionnalités | Gratuit | Plus à 20 €/mois |
|---|---|---|
| Devis et factures illimités | ||
| Clients illimités | ||
| Partage de l’URL des factures | ||
| Factures récurrentes | ||
| Paiement en ligne | ||
| Rappels automatiques | ||
| Suivi en temps réel | ||
| Paiement échelonné | ||
| Modèles de facure | ||
| Champs personnalisés | ||
| Choix entre plusieurs offres | ||
| Conversion auto des devis en facture | ||
| Dossiers de projets partageables |
Nous présenterons plus bas les différentes fonctionnalités plus en détail. On voit d’ores et déjà que le plan gratuit est utilisable sans trop de problème, car il autorise les factures et clients illimités, ce qui est rare dans le cas des tarifications freemium rencontrées ailleurs.
C’est l’un des points forts de Square. Faisons rapidement le tour des possibilités offertes par cette solution de facturation.
Répertoire des clients et de produits
Plutôt que d’introduire à plusieurs reprises les informations relatives aux clients, vous pouvez les enregistrer dans le compte Square. De cette manière, il vous suffit d’ajouter une personne à la facture à partir d’une liste.
Le client peut volontairement opter pour l’enregistrement de ses données de carte dans le système, si vous préférez traiter les paiements pour lui sans qu’il ait à soumettre ses données à chaque fois.
Idem pour les produits, qui sont de préférence ajoutés à la base de données avant d’envoyer la facture.
Image: Mobile Transaction
L’interface est très épurée comme d’habitude chez Square.
Image: Mobile Transaction
L’application de facturation repose sur une base de données commune avec le logiciel de caisse en option.
Options de personnalisation
Elles sont assez sommaires en ce qui concerne la version gratuite : ajout de logo et choix de la couleur du bouton.
La version Plus offre trois choix de mise en page et la possibilité d’enregistrer différents modèles de facture.
Image: Mobile Transaction
Modification de la couleur du bouton.
Image: Mobile Transaction
Modifiez le brouillon de la facture autant de fois que nécessaire avant de l’envoyer.
Factures récurrentes
Plutôt que d’envoyer des factures manuellement chaque mois, semaine ou jour, vous pouvez automatiser le processus en établissant des factures récurrentes. Vous définissez la fréquence d’envoi de la facture ainsi que la date d’échéance.
Notre connaissance, Square est la seule application de facturation pour mobile qui offre ce service.
Rappels de paiement
Envoyez manuellement des rappels de paiement dans l’application ou décidez à l’avance du moment exact où les rappels doivent être envoyés au client. Par exemple, ajoutez des rappels une semaine ou trois jours avant, à la date d’échéance ou à tout moment après la date d’échéance s’il n’y a toujours pas de paiement.
Image: Mobile Transaction
Des options de paiement récurrent rares pour un service gratuit.
Image: Mobile Transaction
Ne perdez plus de temps à envoyer vous-même les rappels.
Acomptes
Les paiements partiels sont possibles par le biais de la facture si vous demandez un acompte. Vous décidez du montant à payer à titre d’acompte pour les biens ou les services, et le client devra payer ce montant, puis le reste ultérieurement.
Suivi
L’application affiche un aperçu des factures en cours, payées, annulées et échues, ce qui vous permet de suivre les paiements où que vous soyez. Si vous annulez une facture, une notification facultative peut être envoyée au client. Les factures individuelles et les devis indiquent même si le client les a consultés (il ne pourra donc pas dire qu’il ne les a pas vus !).
Comme l’application n’est pas capable d’échanger des informations avec un compte bancaire extérieur, il ne sera pas possible de savoir si un client vous a payé en dehors du système de paiement en ligne de Square. En ce qui concerne le suivi des paiements, celui-ci n’est donc pas entièrement automatique.
Image: Mobile Transaction
On peut demander un acompte en euro ou en pourcentage.
Image: Mobile Transaction
Le tableau de bord permet de visualiser rapidement l’état des factures.
Demande d’adresse de livraison
Si vous devez expédier des articles à des clients, vous pouvez rendre obligatoire la saisie d’une adresse de livraison sur la facture électronique. Ce petit détail peut vous faire gagner du temps pour retrouver le destinataire afin d’envoyer un colis.
Devis
Si votre client a besoin de se mettre d’accord sur un devis, vous pouvez envoyer un montant estimé que le destinataire devra accepter. Avec la formule Plus, les devis acceptés sont automatiquement convertis en factures normales afin que le client puisse payer immédiatement. Sur le plan Free, vous devrez envoyer une facture manuellement après que le destinataire a accepté le devis.
Image: Mobile Transaction
La conversion auto des devis nécessite l’abonnement Plus.
Image: Mobile Transaction
Les options de facturation s’affichent automatiquement avant envoi.
Options de paiement en ligne
Toutes les factures Square affichent de manière très visible un lien de paiement sous forme de boutons par lequel le client peut payer en ligne par carte de débit ou de crédit ou par carte cadeau Square.
Vous pouvez toutefois inclure une note dans un champ personnalisé (un seul disponible sur le plan Gratuit, plusieurs champs possibles sur Plus) pour indiquer que vous préférez un virement bancaire ou une autre méthode, ainsi que des instructions sur la marche à suivre. N’oubliez pas d’ajouter également des informations dispensables comme les conditions d’escompte.
Image: Mobile Transaction
Exemple de ce que voit le client quand il ouvre l’email de la facture.
Image: Mobile Transaction
Les options de paiement en ligne à sa disposition.
Nombreux modes de paiements possibles
Le règlement par carte bancaire ligne est facultatif. À tout moment vous avez la possibilité d’encaisser le paiement sous la forme la plus appropriée en ouvrant la facture et en cliquant sur un bouton : vous aurez le choix entre les terminaux de paiement de Square, les espèces, les titres-restaurants et la saisie manuelle du numéro de carte de crédit (terminal virtuel).
Avantages de la version Plus
À notre avis ils résident surtout dans les champs personnalisés et la possibilité de créer des modèles de facture au cas où vous proposiez régulièrement des ensembles de prestations ou de produits bien définis.
L’ajout des champs personnalisés, vous évitera d’avoir à saisir à chaque fois les mêmes informations sur les conditions d’escompte, les conditions fiscales, le mode de paiement souhaité, etc. Dommage que cela ne soit pas possible avec la version gratuite. On aurait préféré d’autres options pour la version payante comme la traduction des factures en anglais.
Pour les dossiers complexes avec plusieurs devis, Square a eu l’idée de permettre de regrouper tous les documents internes (brouillons, devis, factures) et externes (documents texte ou image) dans des dossiers.
Qu’est-ce qui manque à Square Factures ?
On a déjà dit que ce service offrait beaucoup de fonctions avancées dès le plan gratuit, mais on peut tout de même y déceler quelques manques :
Les factures proforma : elles sont un moyen facile de proposer ses services sans avoir à émettre un devis, qui engage le client et le prestataire.
Le rapprochement bancaire : Square ne peut pas se connecter à un compte en ligne comme Qonto. Si un client règle avec le service de paiement ligne, de détecter, mais si le client envoie virements, Square ne sera pas et il faudra valider le paiement manuellement.
Le choix de la langue et de la devise : on peut comprendre que la seule devise acceptée soit l’euro pour les paiements en ligne, mais il est dommage que l’on ne puisse pas facturer dans une autre monnaie.
Les e-factures : ce format de facture, qui contient des données structurées, va devenir progressivement obligatoire. Dès 2024 pour les grandes entreprises. Square ne semble pas avoir pris le train en marche pour le moment.
Comment démarrer ?
L’inscription est simple mais prend quelques jours. Sur le site web, ou depuis l’application, vous devrez remplir un formulaire en ligne avec vos informations personnelles, professionnelles et bancaires. Vous aurez besoin d’une pièce d’identité en cours de validité.
Après avoir soumis les informations requises, il faut compter jusqu’à quatre jours ouvrables pour que Square vérifie votre compte bancaire.
Une fois le compte bancaire connecté, les paiements de factures y seront réglés automatiquement. Il est toutefois possible d’accepter des paiements de factures immédiatement après l’inscription à Square, mais les paiements seront alors bloqués sur le compte Square jusqu’à ce que votre compte bancaire soit relié.
Notre avis sur Square factures
Facture Square est adapté à tous ceux qui ont besoin d’un moyen facile, rapide et gratuit de créer, gérer et envoyer des factures en ligne et qui se base sur un catalogue de produit.
De toutes les applications de facturation que nous avons testées c’est celle qui offre le plus de fonctionnalités gratuites. L’absence de limitation en ce qui concerne le nombre de factures et de clients est à saluer.
Cela dit l’impossibilité d’ajouter un champs personnalisé dans la version gratuite est assez gênante, car il faudra à chaque fois indiquer manuellement les conditions d’escompte et l’éventuelle exemption de TVA.
Les entreprises qui proposent beaucoup de devis seront également gênés par l’impossibilité de convertir les devis en factures avec la version gratuite.
La version payante Plus s’impose au final, dommage qu’elle soit si chère !
| Critères | Conclusion |
|---|---|
| Produit | Bien |
| Coût | Version gratuite : excellent Version payante : moyen |
| Transparence et inscription | Excellent |
| Services à valeur ajoutée | Très bien |
| Service client | Bien |
| Contrat | Très bien |
| Appréciation finale | 4,1 / Bien |
