Avis sur la Caisse Pro de SumUp : bien pour les restaurants

Une caisse française ?

À l’origine de cette caisse, il y a Tiller, une solution française de gestion de point de vente, fonctionnant sur iPad ou iPhone, rachetée par le britannique SumUp, mais qui conserve ses bureaux en France, près de Paris. Tiller a travaillé avec de grandes enseignes comme Monoprix, bien avant son rachat par SumUp.

Ce n’est pas une simple caisse tactile, mais un environnement complet qui permet de gérer les stocks, de calculer la rentabilité et de se connecter à d’autres prestataires de services pour ajouter des fonctionnalités.

Grâce au Cloud, les commerçants et entrepreneurs peuvent suivre à distance l’évolution de leur business, n’importe où et n’importe quand.

Notre avis sur la caisse SumUp

La caisse Pro de SumUp est généraliste, mais nous la recommandons particulièrement pour les restaurants, bars et cafés.

Contrairement à ce que l’on observe chez nombre de concurrents, les clients de la Caisse Pro peuvent opter pour le terminal de paiement de leur choix, ce qui est très appréciable.

Cette ouverture se traduit également dans le large choix d’applications tierces disponibles sous forme de modules. Grâce à cette architecture, les fonctionnalités peuvent être étendues facilement en fonction de vos besoins.

L’offre s’est étoffée au fil des ans et la société a développé ses propres modules pour étendre ses services gratuits : réservation, click and collect, menu QR code.

La caisse évolue dans le sens d’une gestion plus globale de l’activité, avec notamment l’intégration du coût de revient et du calcul des marges qui vient enrichir les rapports sur les ventes.

Le prix de l’abonnement pour un poste est connu, mais il faut demander un devis pour connaître le prix de la configuration matérielle et logicielle adaptée à votre établissement.

Prix du logiciel et du matériel

Le coût d’utilisation du SumUp POS peut être décomposé ainsi  :

• Achat du matériel : sur devis
• Abonnement mensuel : 79 € HT/mois
• Frais de transaction

L’abonnement comprend l’application pour iPad et le site web de SumUp. Grâce au Cloud, les commerçants et entrepreneurs peuvent suivre à distance l’évolution de leur business, n’importe où et n’importe quand.

Si vous utilisez le terminal de paiement de votre banque, sachez que SumUp n’impose aucuns frais additionnels.  Vous pouvez aussi utiliser l’un des terminaux créés par SumUp. Dans ce cas les frais seront de 1,75 % par transaction sur toutes les cartes ou bien de seulement 0,79 % si vous choisissez l’abonnement SumUp One à 19 €/mois).

Image : SumUp/Tiller

Configuration de base avec une imprimante de reçu, un iPad et son support, un tiroir-caisse et le TPE SumUp Air.

La configuration de base comprend un iPad et son support, un tiroir-caisse, et une imprimante Bluetooth Epson. On ne peut pas donner de prix pour l’équipement, celui-ci variant en fonction des besoins de chaque client. On peut toutefois indiquer qu’une configuration de base coûte au minimum 500 € en plus de l’iPad.

Également disponibles à l’achat : un « afficheur prix », c’est-à-dire un écran qui facilite la lecture du prix par les clients, une « douchette » pour scanner les codes-barres. Le commerçant peut utiliser jusqu’à 4 iPads par emplacement.

On ne pourra pas connecter de balance, donc ce n’est pas un logiciel adapté aux marchands de légumes et commerces de bouche.

Les fonctionnalités pour la restauration

Les fonctionnalités incluses dédiées spécifiquement à la restauration incluent la gestion des plans de table, la gestion des envois en cuisine, la gestion des menus, la division de note, ainsi que la création de produits hors carte permettant de commander et encaisser un produit unique au prix souhaité.

État des commandes

L’écran d’accueil affiche directement le récapitulatif des commandes, dont le temps écoulé depuis l’ouverture de celle-ci, le numéro de table, le nom du client s’il est renseigné dans la base, et le nom du serveur. Il suffit de cliquer sur la tuile pour afficher et modifier la commande.

L’écran de Tiller comprend un raccourci très pratique, sous la forme d’un signe plus, pour créer une commande à la volée, même si l’on ne se trouve pas spécifiquement dans l’écran de commandes.

Images :  copie d’écran d’une démo de Tiller by SumUp

Les commandes en cours apparaissent à l’ouverture de l’application.

Plan de table

Il est modifiable à tout moment depuis le logiciel par un simple glisser-déposer. Là aussi, le nom du client peut se substituer au numéro de table, le cas échéant. Le restaurateur peut créer plusieurs plans de table, s’il dispose de plusieurs salles.

Un code couleur indique l’état de la table: libre, ouverte, à encaisser, verrouillée, réservée.

Lorsque la commande est ouverte (couleur bleue), un liseré blanc de longueur variable indique en outre la proportion des commandes qui ont été transmises puis réclamées à la cuisine.

Un code couleur indique pour chaque table le statut de la commande en cours.

La prise de commande

Les plats et boissons se commandent à la carte, en ouvrant chaque catégorie, comme entrée, plat ou dessert, ou depuis des formules prédéfinies, par exemple « menu du jour », « menu enfant ».

En fonction de ce qui a été configuré par le restaurateur dans le back-office, le serveur peut modifier ou non le prix, et ajouter des options gratuites ou payantes en fonction des plats : par exemple, saignant, appoint, sans sel, etc.

Pour supprimer un plat dans le récapitulatif de la commande, il faut poser son doigt sur le nom et balayer l’écran vers la gauche pour faire apparaître les options. C’est très pratique une fois que l’on sait comment ça marche, mais pas très intuitif.

Il faut penser à cliquer sur le bouton « transmettre » pour envoyer les commandes à la cuisine, puis sur « réclamer » pour réclamer au fur et à mesure l’envoi des plats en salle. Une fois que tous les items de la commande ont été réclamés, on peut procéder au paiement.

La commande est complète, mais n’a pas encore été envoyée à la cuisine.

Le paiement

Le serveur peut choisir l’un des deux boutons de paiement rapide,« carte bancaire » ou « espèces », et encaisser toute la commande d’un coup ou bien cliquer sur « encaisser » pour avoir accès à l’écran de paiement.

Cet écran donne accès à une plus large gamme de moyens de paiement, ainsi qu’à la possibilité de partager l’addition en autant de convives que nécessaire, tout en choisissant à chaque fois le moyen de paiement approprié. On peut diviser le montant total par 2,3, etc., ou bien sélectionner les articles un à un.

On pourra aussi accorder des remises prédéfinies ou non, sur certains articles, ou sur l’ensemble de la note.

Le partage de l’addition s’effectue ici en sélectionnant les articles.

Le menu paramètres

Il regroupe plusieurs fonctions très pratiques pour surveiller l’activité ou régler certains problèmes. Il est accessible dans l’application en cliquant sur la roue dentée. Il permettra de:

• Régler les paramètres d’impression
• Effectuer des sorties de caisse en toute légalité. Par exemple pour acheter du pain avec des espèces.
• Réparer les erreurs d’attributions de moyens de paiement, en transférant le montant correspondant. Par exemple, si l’on a par erreur encaissé des espèces sous l’étiquette chèque.
• Visualiser d’un coup les commandes ouvertes, encaissées et annulées.
• Accéder à l’aide en ligne
• Accéder au back-office et aux autres réglages

Le back-office est la partie qui permet de piloter votre activité, il vaut mieux se connecter par l’intermédiaire de l’interface web sur un grand écran, pour mieux visualiser les graphiques.

La section flux de caisse donne la possibilité de réparer sans risque les erreurs d’attribution de montant.

Gestion des clients

Lorsque vous prenez une commande, vous pouvez l’associer à un client présent dans la base de données, ou créer une fiche depuis l’iPad. Cela fait apparaître le nom du client sur l’écran du plan de salle, comme nous l’avons déjà indiqué, et cela permet également d’alimenter la base pour mieux connaître les habitudes du client au fur et à mesure de ses visites.

En se rendant sur la fiche du client, on pourra par exemple se remémorer ses plats préférés, ses préférences, ainsi que la présence éventuelle d’un solde négatif ou positif.

Ajoutons que la constitution d’une base de clients est indispensable pour envoyer des emails et SMS ciblés lors de ses campagnes de marketing.

Gestion des stocks

Cela comprend la gestion des stocks classique, par exemple le décompte des bouteille de vin et d’eau minérale, mais si on le souhaite on peut aussi ajouter les matières premières, même si la caisse de SumUp n’est pas un logiciel spécialisé dans ce domaine. L’ensemble sera visible dans le rapport de stock.

Nouveauté 2021 : l’apparition d’un module de gestion des stocks journaliers, comme des sandwichs ou desserts par exemple. Les stocks sont automatiquement remis à zéro chaque jour.

Les réservations

On pourra les effectuer grâce au module gratuit inclus, depuis l’application, ou depuis le back office en se rendant sur le site web. Sur le plan de salle, la couleur de la table réservée passera automatiquement rouge à l’heure prévue.

Les réservations sont accessibles depuis l’application ou le back-office.

Et si vous préférez un autre service de réservation, c’est tout à fait possible. En effet il  est possible d’ajouter d’autres fonctionnalités par l’intermédiaire de l’Appmarket, autrement dit du magasin d’application de la caisse SumUp :

L’Appmarket de la caisse SumUp : intégrez de nouvelles fonctions à votre caisse

Le catalogue d’applications disponibles comporte :

• Des modules gratuits développées par SumUp/Tiller
• Des modules payants développées par des partenaires (Deliverect, Zenchef, etc.)

En pratique, il s’agit de modules qui ajoutent de nouvelles fonctionnalités, plutôt que d’applications séparées, car leur utilisation n’implique pas de sortir de la caisse SumUp.

• Menu digital :SumUp ou Tabesto
• Click & Collect : Flipdish, Pulp
• Réservation : SumUpReservation, Zenchef, LaFourchette, Covermanager, Guestonline, Hotelguest
• Livraison : Deliverect, Ordatic. Ces solutions multiplateformes permettent de mettre en place la livraison en utilisant les plateformes disponibles dans votre zone de chalandise, comme UberEats, Deliveroo, Glovo, etc.
• Fidélisation : Pongo, Qoodos, Zerosix
• Paiement : SumUp, LyfPay, Lydia, Restoflash
• Approvisionnement : SumUp Stocks, Somm’it
• Gestion des employés : Snapshift, Skello, Netresto
• Comptabilité et trésorerie : Loop,Pennylane, Agicap

Avec le Click and Collect ou les services de livraison, la commande passée sur les sites des partenaires est ajoutée en temps réel et envoyée en cuisine automatiquement. Pour faciliter la vie du restaurateur, ces commandes peuvent être visualisées à part dans l’application Tiller.

Quelques applications présentes dans l’Appmarket de SumUp (ex Tiller).

Pilotez votre activité grâce au back-office

Comme on l’a dit plus haut, il est préférable de s’y connecter sur un grand écran plutôt que sur une tablette.

Les équipes de Tiller/SumUp ont essayé d’apporter beaucoup de valeur ajoutée en incluant des rapports très complets.

Le tableau de bord

Il affiche les informations essentielles, dont  le chiffre d’affaires par période et le ticket moyen.

On peut choisir la période de son choix et exporter les données.

Les rapports

Rapports sur les ventes – Ils permettent de savoir quels produits, formule, catégorie ou utilisateurs ont généré le plus ou le moins de vente. Les graphiques sont affichés en fonction du chiffre d’affaires, de la quantité, ou même de la marge, si vous avez pris soin d’indiquer un coût de revient théorique lors de la création de la fiche produit dans le catalogue.

Rapports comptables – Ils sont exportables au format PDF ou CSV pour être envoyés à votre comptable. Ils incluent :

• Un rapport sur la TVA,  qui indique notamment le montant de la TVA collectée en fonction des différents taux
• Un rapport sur les moyens de paiement : carte bancaire, chèque, espèce, virement
• Un rapport sur les dépenses (sorties de caisse)

Rapport sur les encaissements, dont le fameux Z de Caisse.

Rapport de contrôle pour vérifier qu’il n’y a pas d’annulations ou de remises anormales.

Découvrez en un clin d’œil les top et les flops par produit, catégorie, etc.

Gestion des utilisateurs

Chaque membre du personnel se voit accorder des droits d’accès très flexibles, en fonction d’une dizaine de paramètres : droit d’ouvrir le tiroir-caisse, d’appliquer des remises, de clôturer la caisse, etc. Le chiffre d’affaire généré par chaque employé est visible dans les rapports sur les ventes.

Autres réglages

Il n’est pas possible de tout énumérer, mais sachez qu’il existe des dizaines de réglages pour personnaliser l’application.

On peut en effet activer ou désactiver certaines fonctions, par exemple scan des produits, création de formules, ajout du nombre de couverts, impression en cuisine, etc.

Les terminaux et applications de paiement compatibles

La Caisse Pro est compatible avec les terminaux de paiements qui s’interfacent au moyen du protocole CAISSE, ce qui inclut les terminaux des banques ou de fintechs comme Smile and Pay et Yavin. Dans ce cas le montant des frais de transactions dépend de votre contrat monétique.

Autre possibilité : le SumUp Air, un petit terminal qui ne coûte que quelques dizaines d’euros, mais requiert l’utilisation d’une application installée sur un smartphone relié en Bluetooth au terminal. Les frais sont de 1,75 % sur toutes les cartes ou de 0,79 % si vous payez un abonnement de 19 €/mois.

Quel que soit le terminal, vous pourrez encaisser les titres-restaurants sans surcoût.

Photo : MobileTransaction

Le SumUp Air n’est pas cher du tout. Il est compatible avec la caisse Pro.

La caisse intègre également des applications de paiement partenaires comme Lydia et LyfPay pour offrir aux clients la possibilité de payer avec leur smartphone sans utiliser la carte bancaire. Le commerçant scanne le QR code généré par le logiciel sur le smartphone du client, et le tour est joué. Citons aussi  Restoflash, un fournisseur de tickets restaurant numériques que l’on peut scanner directement depuis la caisse SumUp. Pour intégrer  ces solutions à la caisse, il faut les installer depuis l’Appmarket.

Pour d’autres solutions, il faudra passer par le back-office pour les activer et configurer votre compte.

Sécurité des données et conformité

Les données envoyées dans le Cloud sont sécurisées sur les serveurs de SumUp. Grâce à ce mode de fonctionnement, il n’y a pas de perte de données si le matériel est abîmé ou volé. Cela simplifie également la maintenance, puisqu’il suffit de laisser s’effectuer les mises à jour automatiques de l’application.

Pour fonctionner correctement, l’application doit donc être connectée à Internet. En cas de problème de connexion, les données sont stockées temporairement sur l’iPad, puis synchronisées dès que la connexion est rétablie. L’encaissement pourra continuer à s’effectuer en utilisant la connexion 3G du téléphone ou du terminal.

Sur l’iPad, l’accès à l’application est protégé par un code secret et chaque membre de l’équipe se voit attribuer un droit d’accès en fonction de son statut : gérant ou employé.

Le logiciel est-il certifié ?

Vous savez sans doute que tous les logiciels des caisses enregistreuses doivent être certifiés conformes – voir à ce sujet  notre article sur la dite « loi sur les caisses enregistreuses ». Les éditeurs de logiciels peuvent se contenter d’une attestation de conformité ou bien demander à un tiers, par exemple Infocert ou le LNE, de soumettre le logiciel à une procédure de certification, ce qui est la solution la plus rassurante.

Le logiciel de caisse du SumUp POS Pro est conforme à la loi sur les caisses enregistreuses et bénéficie de la certification NF525, qui est la certification la plus reconnue. 

Vous pouvez télécharger le certificat depuis les préférences de l’application de caisse de SumUp, si le fisc vous en fait la demande.

Peut-on tester l’application ? Comment s’inscrire ?

Il n’est pas possible de tester tout seul l’application, bien que celle-ci soit librement téléchargeable sur l’App Store d’Apple, car des identifiants de connexion vous seront demandés. SumUp préfère en effet réaliser des démonstrations sur mesure, adaptées à chaque client potentiel.

Visitez le site web de SumUp, pour prendre rendez-vous et bénéficier d’une démonstration personnalisée, ou obtenir simplement un devis ou encore une consultation téléphonique avec un conseiller.

Le service client

Les deux modes de communication sont l’email et le chat (messagerie instantanée). Il n’est pas possible de contacter le service client par téléphone. Le service est accessible depuis le site web ou directement depuis l’application, soit dans les réglages, soit en cliquant depuis sur l’icône en forme de bulle accessible depuis la plupart des écrans.

Les horaires sont assez larges puisque l’on peut discuter en direct par chat de 9 h à 21 h en semaine et le samedi de 11 h à 20 h.

On ne trouvera pas beaucoup de documentation sur le site de SumUp. Le site tillersystems.com met toutefois gratuitement à disposition des articles de blog, guides et livres blancs pour aider les restaurateurs à passer le cap de la numérisation.