Comment prendre une caution avec un TPE ou à distance ?

Le versement par le client d’un dépôt de garantie, appelé également caution, est indispensable lors des locations de matériel ou d’hébergement. Cela concerne aussi bien les professionnels que les particuliers qui louent une résidence à des vacanciers.

Comment réaliser une prise de caution par carte bancaire ?

Prendre une caution, c’est-à-dire accepter un dépôt de garantie peut se faire différentes manières selon que le client est ou non présent :

1. En présence du client avec un

• terminal de paiement (TPE)

2. À distance avec un

• terminal de paiement (TPE) ;
• terminal virtuel, dans lequel commerçant entre lui-même les données de la carte du client ;
• module de paiement en ligne, utilisable par le client.

Rappel : le principe d’une prise de caution est que la somme n’est encaissée que si le client enfreint certains termes du contrat ou dégrade des biens. Tout système qui encaisse directement la caution ne peut pas convenir à cette opération.

Comment prendre une caution par carte, en présence du client ?

Nous allons partir du principe que vous ne souhaitez pas accepter de dépôt de garantie sous forme d’espèces ou de chèque.

Pour  prendre la caution, vous allez prendre l’empreinte de la carte bancaire du client avec votre terminal, sans débiter le compte du client.

Les terminaux de paiement de marque Ingenico, Pax ou Verifone sont tous capables d’accepter les cautions, mais il faudra installer un logiciel supplémentaire.

Ce logiciel est appelé PLBS (Paiement pour la Location de Biens et Services). Il peut être pré-installé par votre monéticien sur le terminal de paiement ou téléchargé à tout moment.

Généralement, le logiciel PLBS coûte environ 60-70 € HT et nécessite de souscrire un contrat spécifique auprès de sa banque professionnelle. On peut aussi passer par Smile and Pay si l’on souhaite acheter un terminal compatible PLBS sans passer par une banque ou bien Yavin, quand on préfère la location.

Photo : Ingenico

Choix du paiement avec PLBS sur un terminal Ingenico.

Lorsque vous prenez la caution, le terminal effectue une demande de pré-autorisation de débit et crée un numéro de dossier, valable un mois. Lorsque le client restitue le bien, le montant final différent du montant initial (location moins la caution, ou location plus la caution) est réellement débité.

La pré-autorisation effectuée avec un terminal bloque la somme sur le compte du client, donc attention à ne pas abuser de ce dispositif et à ne pas multiplier les cautions, au risque de bloquer le compte du client pour cause de plafond de dépense atteint.

Pourquoi et comment prendre une caution à distance ?

La prise de caution à distance est indispensable lors de la location d’hébergement par des particuliers, pour couvrir des frais d’annulation. Dans le secteur de l’hôtellerie, l’hôtelier peut demander des arrhes ou une simple caution, en utilisant le même mécanisme.

Dans les faits, on pourra prendre une caution à distance, puis une caution en présence du client, à son arrivée pour couvrir les dommages éventuels.

Utilisation par le loueur d’un TPE en mode vente à distance

Cela consiste à utiliser un terminal de paiement classique, mais en entrant soi-même les données de carte bancaire du client communiquées à distance.

Comme pour la prise de caution en présence du client, il faudra utiliser le logiciel PLBS, qui peut fonctionner en mode vente à distance. Le logiciel de vente à distance habituel est le logiciel VAD, mais celui-ci envoie une demande de débit immédiat à la banque du client, et non une pré-autorisation, comme dans le cas du logiciel PLBS.

Après avoir saisi le montant, il suffit d’appuyer sur une touche du clavier pour débloquer la saisie manuelle et entrer les coordonnées du client.

Utilisation d’un terminal virtuel par le loueur

Le terminal virtuel est un logiciel auquel on accède par une interface web. Il permet au commerçant de saisir lui-même le numéro de carte bancaire, la date d’expiration et le code de sécurité.

Attention : tous les terminaux virtuels ne sont pas à même de gérer les cautions. Il faut un terminal virtuel capable de gérer les pré-autorisations. C’est le cas avec celui de myPOS. Autre avantage de myPOS : pas besoin de se rendre à sa banque pour signer un contrat de vente à distance (VAD), tout se fait en ligne.

Image : myPOS

Terminal de paiement virtuel de myPOS.

Le problème de la sécurité des données :

Que vous utilisiez un terminal en mode VAD ou PLBS à distance, ou bien un terminal virtuel, se pose la question du stockage et de la sécurité des données de vos clients.

Vous ne devez pas stocker les données de vos clients, si vous ne pouvez pas vous conformer aux normes de sécurité PCI-DSS. Cela signifie que le client doit vous communiquer ses données uniquement au téléphone, et que vous ne devez pas les noter ou les enregistrer.

Si une plateforme de réservation vous communique les données de carte bancaire de vos clients, vous êtes potentiellement en infraction. Il vaut mieux utiliser un terminal de paiement à l’arrivée de vos clients. D’autres plateformes gèrent elle-mêmes les cautions, ce qui vous facilite la tâche.

La solution alternative, si vous gérez vous-même les cautions, consiste à laisser le client saisir ses données, mais en ligne :

Utilisation par le client d’un module de prise de caution en ligne

Ce genre de solution est parfois incluse dans les plateformes de réservation d’hébergement.

Pour le client, il n’y a pas de grande différence avec un module de paiement en ligne. L’accès à la page de paiement de la caution se fait soit directement depuis le site de réservation, ce qui nécessite un peu de programmation, ou plus simplement grâce à l’envoi d’un lien de paiement par SMS ou e-mail.

Pour les cas où la plateforme ne prend pas les cautions en charge, la fintech française Swikly propose une solution intéressante de prise de caution en ligne, qui ne débite pas le compte bancaire du client. C’est une bonne solution, mais cela occasionne des frais pour le loueur : 1,8 % + 0,25 € HT (caution) + 3,4 % + 0,25 € HT (encaissement).

Prenez vos précautions

Pour résumer, quelques points à se rappeler avant de se lancer dans la prise de cautions :

• Bien faire la différence entre une vraie prise de caution (qui réalise une empreinte de carte) et un débit pur et simple de la carte du client.
• Faire aussi la différence entre le dépôt de garantie couvrant une annulation, et celui qui couvre des dommages.
• Se souvenir qu’un TPE peut être utilisé en présence du client, mais aussi à distance.
• Ne pas multiplier inutilement les cautions pour que le client n’atteigne pas son plafond de dépense.
• Ne pas stocker les données bancaires de ses clients si l’on ne sait pas garantir leur sécurité.