Avis sur Square : une solution d’encaissement complète et économique

Qu’est-ce que Square ?

Square est une marque de l’entreprise américaine Block (anciennement Square) dont le siège se trouve à San Francisco ; elle offre un ensemble de services d’encaissement en présentiel et à distance.

C’est une solution modulaire, ce qui signifie que vous pouvez n’utiliser que les services dont vous avez besoin. On pourra par exemple commencer uniquement avec le terminal, puis ajouter du matériel de caisse, une boutique en ligne, etc.

Parmi toutes les solutions d’encaissement que nous avons testées, Square est peut-être la plus intégrée, c’est-à-dire celle qui repose le moins sur des applications réalisées par des tierces parties.

Toutes les sources d’encaissement sont centralisées sur le compte Square.

Square s’adresse à un large public de professionnels, de la micro à la moyenne entreprise : indépendants, gérants de commerces de détail, restaurateurs.

L’entreprise américaine s’est fait connaître par son terminal de paiement carré et sans écran, le Square Reader, qui ne coûte actuellement que 19 € HT. Nous avons été surpris comme tout le monde lorsque nous l’avons essayé, mais nous avons dû reconnaître qu’il fonctionne très bien.

Retrouvez le Reader dans notre sélection de lecteurs de CB.

Photo : Emmanuel Charpentier/MobileTransaction

Notre première transaction avec le Square Reader s’est effectuée sans problème.

Comme Square gère le flux monétique, vous n’aurez pas besoin de passer de contrat de vente à distance avec votre banque ou de demander une carte de domiciliation bancaire. Square reversera simplement les sommes encaissées sur le compte professionnel que vous aurez indiqué à l’inscription.

Histoire de Square

L’entreprise Square a été fondée en 2009 par Jack Dorsey (également co-fondateur de Twitter) et Jim McKelvey dans le Missouri. Elle n’a changé de nom pour devenir Block qu’en 2021.

Square est devenue célèbre grâce à son lecteur de carte bancaire sans écran et de forme carrée, qui a donné son nom à l’entreprise. En effet, Square est née de la volonté d’offrir à tous les petits entrepreneurs américains la capacité d’accepter des paiements par carte bancaire.

Square est désormais présent aux États-Unis, Canada, Royaume-Uni, Irlande, Espagne, Autriche et Japon, ainsi qu’en France où les terminaux ne sont commercialisés que depuis cette année.

Le nombre de services disponibles en France est légèrement réduit par rapport aux États-Unis (pas de services bancaires ou de gestion de la paie, par exemple. Voici les services de Square accessibles aux commerçants et entrepreneurs français :

Les terminaux de paiement sont vendus entre 19 € et 165 € HT. Les frais de transaction sont de 1,65 % sur toutes les cartes, ce qui est à notre avis avantageux pour les petits chiffres d’affaires, de quelques centaines à quelques milliers d’euros.

Notre avis sur Square

Square est une plateforme très intégrée et économique. Les coûts sont limités et vous n’avez pas à vous soucier des problèmes de compatibilité et d’échange de données entre les services. Inconvénient : on peut potentiellement trouver mieux ailleurs pour chacun des services pris séparément.

Pour ceux qui recherchent une solution complète, Square pousse plus loin l’intégration que ses concurrents Zettle et SumUp, grâce à une boutique en ligne vraiment fonctionnelle, et vient concurrencer Shopify.

Nous pensons cependant que Square devrait apporter encore des améliorations répondre aux besoins des entrepreneurs français, en ce qui concerne notamment les moyens d’encaissement acceptés : titres restaurant, réseau CB, cautions, paiements en plusieurs fois, etc. L’interface assez terne est également à améliorer selon nous.

Si l’acceptation de tous les titres-restaurants sans frais supplémentaires ou la possibilité de prendre des cautions est importante pour vous, Square n’est pas la bonne solution. Nous vous suggérons d’aller voir du côté de Smile and Pay ou Yavin.

Voyons maintenant tous ces points encore plus en détail, en commençant par la tarification :

Tarifs et frais de Square

Les services d’encaissement de Square sont sans abonnement et sans engagement. Vous devrez simplement payer des frais de transaction sur chaque encaissement de carte bancaire réalisée :

• par le client (avec un terminal Square, ou en ligne)
• par le commerçant (saisie manuelle dans l’application ou dans un terminal virtuel

*EEE = Espace Économique Européen

Les cartes bancaires acceptées sont les Mastercard, Maestro, Visa, VPay, American Express, de toutes les régions du monde, ainsi que les cartes-cadeaux électroniques de Square. Ceci est valable pour les terminaux de paiement et les paiements en ligne.

Lorsque les clients achètent une carte-cadeau sur votre site, vous payez les frais habituels de la vente à distance.

Les restaurateurs pourront aussi encaisser les titres-restaurant de Swile et Edenred (avec des frais de réseau Mastercard de 1,65% en plus des frais de remboursement).

Lorsque l’on démarre son activité, Square est un peu moins cher que ses concurrents SumUp et Zettle : 1,65 % au lieu de 1,75 %, il n’y a pas de tarif dégressif pour les forts chiffres d’affaires comme chez SumUp.

Il faudra débourser également quelques euros, si vous décidez de faire l’acquisition d’un des trois terminaux de paiement :

À notre avis, Square devrait faire un effort supplémentaire s’il veut percer le marché français. Les restaurateurs ont notamment besoin de pouvoir accepter tous les titres restaurant sans frais, ce qui implique de passer par le réseau CB.

De nombreux commerces doivent en outre être capables d’encaisser des paiement en plusieurs fois avec des solutions comme Alma et de prendre des cautions, notamment pour la location de matériel.

Les terminaux de Square : trois modèles très différents

Il s’agit du Square Reader, un lecteur de carte bancaire bon marché sans écran, du Square Terminal, un TPE avec imprimante incorporée et grand écran tactile et enfin du Square Stand, un support pour iPad avec lecteur de carte bancaire intégré.

Ils fonctionnent tous les trois en mode sans contact ou bien en insérant la carte et en tapant le code secret. Avec le Reader il faudra taper le code sur l’écran du smartphone.

Photo : Emily Sorensen/MobileTransaction

Le Terminal à gauche, le Reader à droite.

Les trois terminaux utilisent l’application Point de Vente de Square, qui est un logiciel de caisse freemium. L’application est installée :

• Sur le téléphone (Square reader)
• Sur le terminal (Square Terminal)
• Sur l’iPad (Square Stand)

Nous avons été séduits aussi bien par la conception des terminaux de Square, que par leur finition. Le design est très soigné, à l’image du petit terminal de SumUp ou même des produits Apple.

Il est difficile de comparer les prix de ces appareils avec ceux qui sont proposés par les autres fournisseurs, mais à qualité comparable, le rapport qualité-prix des terminaux de Square nous semble très bon.

Que retenir à propos de ces terminaux ?

Le Square Reader est le seul lecteur de carte bancaire sans écran du marché. Ce terminal original qui a fait le succès de Square aux États-Unis rencontrera-t-il le même succès en France ? Difficile à dire sur le long terme, mais le coût réduit est un sérieux atout.

Le Square Terminal est un appareil très intéressant, qui se suffit à lui-même : vous disposez en effet avec lui d’un terminal, d’une imprimante et d’une caisse enregistreuse, puisque le logiciel de caisse de Square tourne directement sur le terminal.

Le Square Stand est très différent du Reader, mais tout aussi original. Il permet de transformer un iPad à la fois en caisse enregistreuse et en terminal de paiement, en effet, ce support pour iPad comporte un lecteur de carte bancaire intégré sur le côté.

Note : tous les terminaux de Square utilisent les réseaux Visa et Mastercard, mais pas le réseau français CB. En cas de réclamations du client ce seront Mastercard et Visa qui décideront ou non d’appliquer un remboursement direct du client (chargeback).

Voir des alternatives dans notre comparatif des TPE.

Le terminal Square Reader

Il s’agit du best-seller de Square. Comme cela a été dit plus haut, la particularité du Square Reader est l’absence d’écran. C’est une caractéristique unique qui le distingue de tous les autres appareils du même type, c’est-à-dire les terminaux qui ont besoin d’un smartphone pour fonctionner, comme le SumUp Air, pour citer un modèle concurrent.

Malgré l’absence d’écran, nous n’avons eu aucune difficulté pour l’utiliser : la reconnaissance de l’appareil par le smartphone est très rapide et le premier paiement s’est fait sans problème. Différence avec les autres appareils pour le client : il devra taper le code sur votre smartphone, ce qui nécessite un certain niveau de confiance.

L’appareil est vraiment petit  et léger : 6,6 x 6,6 cm et seulement 1 cm d’épaisseur, pour 56 g.

Photos : EC/MobileTransaction

Le Square Reader est un modèle de poche !

Ces caractéristiques autorisent un coût de fabrication et un prix de vente plus faible que la concurrence. Actuellement, le Reader est vendu seulement 19 € HT.

Cela peut être perturbant pour le client de ne pas voir le prix affiché sur l’appareil. Il faudra donc bien veiller à toujours présenter l’écran du téléphone en direction du client.

Pour fonctionner, le lecteur doit obligatoirement être relié en Bluetooth à un smartphone ou une tablette. L’appareil mobile pourra se connecter au réseau en Wifi ou en 3G/4G/5G.

Il n’y a qu’un seul bouton (à gauche du port USB) : celui de marche-arrêt.

Le Square Reader est donc utilisable n’importe où, en magasin ou en déplacement, à partir du moment où l’appareil mobile associé peut se connecter à Internet

Pour les transactions de moins de 50 €, le mode sans contact et à privilégier, puisque le client n’aura qu’à poser sa carte sur le terminal.

Lorsque le montant est supérieur à 50 €, il faut taper le code sur le téléphone du commerçant, ce qui peut surprendre ceux qui découvrent ce terminal encore très peu répandu en France.

L’appareil respecte le standard de sécurité PCI, mais contrairement à un terminal classique, il ne peut pas télécharger la liste des cartes bancaires volées et ne peut pas fonctionner en mode hors-ligne. Le téléphone auquel il est connecté doit toujours être relié au réseau.

Lire aussi notre avis complet sur le Square Reader.

Square Point de Vente : un logiciel de caisse gratuit

L’application pour Android et iOS appelée Solution PDV Square ne sert pas qu’à encaisser les cartes bancaires avec les terminaux de Square.

C’est également un logiciel de caisse conforme à la loi sur les caisses enregistreuses. L’application n’est pas certifiée par un organisme extérieur, mais utilise la voie de l’autoattestation.

Square publie également un logiciel payant Square pour détaillants comportant des fonctions avancées de gestion des stocks.

Fonctionnalités de la Solution de vente de Square :

• Catalogue de produits  avec gestion des stocks
• Rapports de vente
• Compatibilité avec du matériel de caisse
• Gestion des employés
• Intégration avec applications externes (e-commerce, livraison, etc.)

Il est conseillé d’utiliser le catalogue de produits pour gagner du temps lors de l’encaissement, même si vous n’avez pas beaucoup d’articles. Lors des encaissement, vous pourrez appliquer des remises et accepter tout ou partie du règlement en espèces en plus de la carte bancaire.

Image : Emily Sorensen / MobileTransaction

Vue du catalogue de produits (test de la version anglaise).

Les types de paiement acceptés par l’application sont :

• Les cartes bancaires (carte plastique ou smartphone)
• Les titres-restaurant des cartes Swile et Edenred (avec des frais de 1,65 % en sus)
• Les chèques et espèces
• Les cartes-cadeaux Square

Évidemment, les deux premiers moyens de paiement nécessitent l’utilisation de l’un des terminaux de Square.

Point positif pour Square : l’acceptation des chèques, ce qui n’est pas possible avec l’application gratuite concurrente Zettle Go.

Square Restaurant : en version gratuite ou payante

Il s’agit d’une version spécialisée dans la restauration du logiciel de caisse Square PDV. Elle est conçue notamment pour fonctionner de manière synchronisée avec le système d’affichage en cuisine (Square KDS), dans sa version payante.

Square Restaurant comporte d’autres fonctions liées à la restauration :

• Gestion des menus
• Gestion des commandes (sur place ou en ligne)
• Gestion du plan de salle et des tables
• Intégration avec les plateformes de livraison

Pour l’instant il faut passer par l’extension payante Deliverect pour avoir accès aux plateformes de livraison comme Uber Eats.

Image : Square

L’interface du logiciel de caisse pour restaurant de Square diffère de la version standard.

Pour l’acceptation des titres-restaurant stockés sur les cartes, le terminal utilise le circuit de Mastercard, ce qui occasionne des frais supplémentaires de 1,65 %, qui s’ajoutent aux frais de remboursement habituels.

Voyons de manière très schématique ce qui distingue la version gratuite des versions payantes :

Selon nous, la version gratuite souffre de défauts plutôt gênants : pas de rapports sur les ventes par catégorie et surtout pas de procédure de fin de journée, ce qui expose à des oublis. On utilisera donc la version gratuite de Square Restaurant pour tester l’application pendant quelques semaines.

Cette application n’a pas été développé négativement par restauration, mais est basée sur le logiciel généraliste de Square. Cela se ressent au niveau du back-office, qui ressemble plus à celui d’un logiciel de caisse classique.

Voir notre avis sur Square Restaurant.

Une boutique en ligne synchronisée avec le PDV

Square intègre sa propre solution d’e-commerce appelée Vente en ligne Square, qui utilise la plateforme Weebly. Nous avons testé cette plateforme et l’avons trouvé assez convaincante, car à la fois fonctionnelle et simple d’emploi. Square fait ici mieux que son concurrent SumUp, dont la boutique en ligne gratuite est rudimentaire.

Deux avantages : l’existence d’un plan gratuit et la synchronisation avec le logiciel de caisse du magasin, qui vous permet de gérer un stock unique, que vous vendiez en magasin ou en ligne.

Pour information, on peut synchroniser également le catalogue du point de vente avec Prestashop, Ecwid, et WooCommerce. C’est une option envisageable si vous disposez déjà une boutique en ligne sur l’une de ces plateformes.

Inconvénient : la boutique de Square n’est accessible pour l’instant qu’aux commerçants enregistrés au registre du commerce (RCS).

Image : MobileTransaction

Personnalisez rapidement le style de votre boutique Square.

La boutique existe en version gratuite, mais on ne peut pas utiliser de nom de domaine personnalisé. Il vaut mieux passer tout de suite à la version Professionnel à 10 € HT/mois puis à la version Performance à 21 € HT/mois pour accéder aux paiements par PayPal et à la récupération des paniers abandonnés.

Pour vous aider à créer vos propres photos de produit, Square met gratuitement à disposition une application pour iOS appelée Photo Studio by Square, capables d’extraire un objet de son environnement et d’ajouter un fond virtuel de la couleur de votre choix. Les clients de Square pourront envoyer la photo ou créer un article dans leur catalogue de produits.

Square possède sa propre passerelle de paiement en ligne. Les frais de transaction sont ceux indiqués plus haut : 1,4 % + 0,25 € (UE et EEE)
2,9 % + 0,25 € (Reste du monde).

Globalement, la version Pro à 10 €/mois est selon nous une très bonne affaire.

Toutefois la boutique en ligne de Square ne nous paraît pas totalement optimisée pour le marché français ; il manque notamment un module Colissimo pour imprimer les étiquettes, mais on peut utiliser désormais le module Easyship et choisir Colissimo ou Chronopost dans les transporteurs.

Paiement à distance : lien ou TPE virtuel

Commençons par les liens de paiement. Square appelle cette fonctionnalité « paiement en ligne Square » : cela consiste à envoyer à son client un lien, autrement dit une URL, qui pointe vers une page de paiement en ligne. Voir notre Avis sur le Paiement en ligne Square.

Dans notre test, nous avons apprécié la qualité de l’interface, mais nous regrettons qu’il s’agisse de liens réutilisables (voir plus loin).

Un lien n’est pas une facture  mais une façon de se faire payer lorsque l’on envoie une facture ou même en magasin, en cas de panne du terminal .

• Avantage : plus rapide et plus sûr qu’un chèque
• Inconvénient : des frais de transaction (identiques à ceux de la boutique en ligne)

Le lien peut aussi être ajouté à un site ou une boutique Instagram sous la forme d’un bouton de paiement.

Image : MobileTransaction

Choix de la périodicité du lien de paiement : unique ou récurrent.

Comme cela a été dit plus haut, les liens de Square sont réutilisables. Il ne s’agit en effet pas de vrai liens à usage unique. Ils pourront être envoyés à plusieurs personnes, ou utilisés pour des paiements récurrents en choisissant cette option. On pourra aussi les paramétrer pour laisser le choix d’un montant libre, par exemple pour des dons.

À notre avis, la tarification compétitive et les nouvelles options de personnalisation font que Square mérite de figurer dans notre sélection des meilleurs services de liens de paiement, malgré l’absence de lien à usage unique

Square donne aussi accès à un TPE virtuel (terminal de paiement virtuel) est une méthode de paiement à distance dans laquelle le commerçant tape lui-même le numéro de la carte bancaire. En général, cette méthode est utilisée pour les ventes par téléphone, mais on peut également y recourir en cas de panne du terminal physique.

Comme les ventes à distance avec cette méthode sont un peu plus risquées, les frais sont plus élevés et montent à 2,5 % par transaction.

Lire aussi notre Avis sur le paiement en ligne de Square.

Les factures de Square : gratuit ou payant

Square offre également un service de facturation en ligne.

C’est plus fiable et plus pratique à l’usage que les factures papier ou Excel.

Avantage : vous pouvez vous faire payer à distance grâce aux liens de paiement de Square intégré la facture au taux de 2,5 % par transaction.

Évidemment, vous pouvez également choisir de vous faire payer par virement pour réduire les frais.

Image : MobileTransaction

L’interface de création de la facture est épurée (ici version desktop).

Vous avez le choix entre une version gratuite et une version payante de ce service de facturation.

Avec la version gratuite, vous pourrez créer et envoyer sans limites :

• Devis
• Factures (avec lien de paiement intégré)
• Rappels de paiement

Avec la version payante à 20 €/mois, vous pourrez également :

• Convertir instantanément les devis en facture
• Créer des modèles de factures
• Regrouper devis et documents par projet
• Créer un calendrier de paiements échelonnés

L’offre gratuite de facturation nous apparaît similaire à celle de SumUp y compris les frais de paiement en ligne, sauf en ce qui concerne la transformation instantanée des devis en factures, mais Square offre plus de fonctionnalités grâce à sa version payante.

Sécurité et gestion du personnel

La sécurité des données est essentielle. Les données sont stockées à l’abri dans le Cloud, mais il faut aussi éviter que n’importe qui puisse y accéder.

Square est conforme à la RGPD et dispose d’un module pour répondre aux demandes des acheteurs en matière de protection des données.

Votre compte est protégé à la base par un mot de passe ; vous pouvez aussi ajouter une vérification en deux étapes qui oblige à taper un code chaque fois que quelqu’un se connecte au back-office ou à l’application.

Les employés se voient dotés d’un code commun séparé.

Il faudra télécharger l’application pour Android ou iOS Gestion des employés Square, en version payante ou gratuite.

Image : MobileTransaction

La personnalisation des autorisations est très poussée.

Avec la formule Gestion des Employés Plus (25 €/mois ou incluse dans les offres payantes), on peut accorder des autorisations à certains employés, et même ajouter des représentants autorisés à communiquer avec le service client lorsqu’il s’agit de données sensibles. On pourra aussi accorder des commissions sur les ventes aux employés pour les motiver.

De la version gratuite de l’application, on bénéficie d’un système de pointage des employés, avec suivi des heures de travail . Les employés pourront consulter leurs horaires de travail et même demander des modifications.

Gestion des clients

Square intègre un système de gestion de la clientèle gratuit. Les comptes pourront être créés de manière automatique, à chaque fois qu’un client effectue un achat en ligne, mais il est possible de désactiver cette fonctionnalité.

On pourra bien entendu créer des comptes clients manuellement pour les clients qui viennent en magasin. Si le client effectue ultérieurement un paiement en ligne, sa carte bancaire sera reconnue et son profil mis à jour. On appréciera la possibilité d’ajouter des champs personnalisés et de désactiver ceux par défaut.

Si vous utilisez un autre logiciel de caisse, Square vous offre la possibilité d’importer votre base de donnés clients. Il est conseillé de modifier les en-têtes de votre fichier en suivant le modèle proposé par Square, afin de faciliter l’importation des données.

Personnalisation de la base de données des clients.

Pour les opérations de marketing, pensez à regrouper les clients par groupe. Les groupes créés automatiquement sont les « clients fidèles », « inactif » et les « profils instantanés ».

Attention, lorsque l’on crée soi-même un nouveau groupe, il faut ajouter les clients manuellement en utilisant des « filtres d’achat » (catégories, dates, articles, point de vente, achats, total dépensé) ou des « filtres client » (cartes enregistrées, commentaires, etc.)

Avec Square Insight, on aura accès à des statistiques sur l’acquisition de nouveaux clients et la fidélisation des anciens.

Les clients peuvent laisser des commentaires associés à chaque reçu électronique, grâce à Feedback Square. On pourra répondre aux clients de manière privée ou émettre directement des bons de réduction ou encore effectuer des remboursements.

Selon nous, Square offre nativement des outils plutôt avancés de gestion de la clientèle, ce qui évite d’avoir à passer par des applications tierces. Bémol : la possibilité de création automatique de groupes n’est pas assez développée.

Back-office, tableau de bord et rapports

Le tableau de bord accessible à l’adresse https://squareup.com/dashboard/ permet de gérer tous les aspects de la plateforme Square.

Le menu est divisé en deux parties :

• Des icônes pour accéder rapidement à la gestion des ventes et du personnel
• Un menu textuel pour gérer les différents moyens d’encaissement

Voici à quoi ressemble le menu :

Image : MobileTransaction

Image : MobileTransaction

Square a particulièrement soigné les rapports qui sont disponibles : pour les ventes, les modes de paiement, les articles, les catégories, les employés, les réductions, les annulations, les remboursements, les taxes, etc.

En ce qui concerne spécifiquement l’utilisation de Square en tant que caisse enregistreuse, on retrouvera le traditionnel Z de caisse dans la section «Rapports > tiroir-caisse », ainsi qu’un journal des opérations qui aidera à détecter les anomalies : annulations, remboursement, articles offerts, etc.

Si besoin, on pourra même créer un rapport personnalisé, grâce au générateur de rapport.

Nous apprécions les réglages et rapports très complets et le fait que l’interface s’adapte à tous les appareils : on peut vraiment piloter toute son activité, y compris depuis un téléphone mobile.

Inscription à Square et service client

Toutes les catégories d’entreprises peuvent s’inscrire, y compris les entreprises individuelles dont les auto-entrepreneurs.

L’inscription s’effectue sur le site de Square ou par l’intermédiaire de l’application, ce que nous recommandons.

La procédure est très rapide, si vous voulez simplement explorer l’application. Pour recevoir des paiements et finaliser l’inscription, il faudra indiquer les coordonnées de votre entreprise, le numéro de SIREN, et fournir une preuve d’identité : scan de votre carte d’identité ou passeport et envoi d’un selfie avec l’application. Bug à corriger: ces dernières étapes de vérifications se sont bien passées, mais se sont déroulées en anglais, ce qui nous empêche de mettre la note maximale sur cet aspect.

Le service client est accessible par téléphone, e-mail et réseaux sociaux, en semaine et aux heures de bureau. Nous avons noté un bug de la version gratuite : depuis le tableau de bord, on accède uniquement au support client américain, il faudra donc passer par le site français.

Si vous êtes un abonné payant (Square Restaurant ou Vente en ligne), le service client est disponible 24h/24 et 7J/7.

L’aide en ligne est plutôt complète et bien faite et en cas de problème on peut poser des questions à la communauté avant de se tourner vers le service client.

Les avis en ligne sont encore trop peu nombreux pour en tenir compte car le système de caisse de Square est disponible depuis peu de temps en France.