Que cela soit pour sauvegarder ses photos de vacances ou mettre à l’abri des informations sensibles, les particuliers et les entreprises recourent de plus en plus volontiers au « cloud », c’est-à-dire au stockage délocalisé des données, qui ne sont pas enregistrées localement, mais sur un serveur distant, situé parfois à des milliers de kilomètres.

Cette évolution concerne également les commerces et leur équipement emblématique, les caisses enregistreuses, que l’on désigne de plus en plus souvent par le terme plus moderne de TPV ou terminal de point de vente.

Les TPVs modernes sont capable de lire des codes-barres, de créer un journal de caisse et sont de plus en plus souvent couplés à un logiciel de gestion des stocks. Grâce à une nouvelle génération de logiciels, il est désormais possible de bénéficier de fonctionnalités étendues sur presque n’importe quel type d’équipement.

Fonctionnement des caisses enregistreuses en ligne

Dans le cas des caisses enregistreuses en ligne, aucune donnée n’est stockée dans l’appareil, ni même sur un serveur local situé dans le commerce. Toutes les données concernant la comptabilité (et les stocks) sont sauvegardées sur des serveurs distants.

Caisse enregistreuse complète avec iPad tiroir-caisse imprimantes de reçus et lecteur de cartes

Installation typique : application sur iPad reliée à Internet et matériel connecté (lecteur de carte, imprimante de tickets de caisse et tiroir-caisse)

Cela permet notamment d’avoir accès à ces informations à tout moment quelque soit le lieu où l’on se trouve. On peut par exemple surveiller à distance, les ventes de chaque vendeur ou connaître le chiffre d’affaire global d’un ensemble de points de ventes depuis son smartphone.

Pour le reste, ces caisses peuvent posséder tous les attributs d’une caisse classique (douchette, tiroir caisse, etc.), en fonction des besoins, grâce à leur haut niveau de modularité.

Comment transformer un iPad en caisse enregistreuse ?

Les pour et les contre

Les pour

  • Les données sont conservées en lieu sûr
  • Elles ne sont pas affectées par la perte, le vol des appareils
  • Elles sont consultables n’importe où, n’importe quand
  • Elles sont facilement transférables à un comptable
  • La mise à jour du logiciel est automatique
  • Les nouvelles fonctionnalités sont ajoutées automatiquement
  • Le coût initial est réduit
  • La gestion multi-magasin est facilitée
  • On peut facilement effectuer une vente en situation de mobilité

Les contres

  • Certaines caisses ne fonctionnent qu’avec une connexion internet active
  • Certaines solutions ne fonctionnent qu’avec des iPads
  • Il faudra peut-être renouveler votre matériel

Il est bien entendu indispensable de bénéficier d’une connexion internet rapide et fiable pour adopter les solutions en lignes, qui ne peuvent donc pas être utilisables sur tous les points du territoire français.

Notons cependant que les appareils mobiles disposent généralement d’une connexion à internet via le réseau 3G ou 4G utilisable comme connexion de secours ou bien en situation de mobilité.

Comment choisir une caisse enregistreuse en ligne ?

Il y a plusieurs facteurs à prendre en compte.

Le premier est la conformité aux normes françaises et notamment à la loi sur les caisses enregistreuses qui entrera en vigueur en janvier 2018. La norme NF525 n’est pas obligatoire, mais l’éditeur de logiciel doit vous délivrer un certificat de conformité. Dans ce cadre, tournez-vous plutôt vers des sociétés françaises ou vers des sociétés étrangères bien implantées sur le marché français.

Le deuxième concerne votre type de commerce. Certaines caisses enregistreuses en ligne parfaite pour les petits commerces et boutiques, mais ne dispose pas de suffisamment de fonctions pour des secteurs spécialisés, comme celui de la restauration. Dans ce dernier cas, choisissez une solution spécialisée.

Il faut aussi prendre en compte la question du matériel. Disposez-vous d’un équipement existant ? Si c’est le cas, il peut être plus rentable de choisir un matériel compatible. Sachez par exemple que certaines caisses enregistreuses ne fonctionnent que sur des iPads.

Enfin, il y a la question du prix :

Combien coûte une caisse enregistreuse en ligne ?

Le coût de fonctionnement résulte de l’addition du coût mensuel de la solution logicielle (abonnement ou commission sur les ventes) et de celui du matériel.

Ces solutions sont généralement modulaires : vous pouvez démarrer avec un simple iPad, ou un PC, puis ajouter un tiroir-caisse, une douchette, une imprimante de tickets de caisse, etc.

Sur le long terme, les coûts sont proches de ceux d’une caisse enregistreuse classique. Par contre, l’investissement initial en matériel est moins important au départ.

Conclusion

Les caisses enregistreuses en ligne présentent de nombreux avantages notamment en termes de sécurité et de facilité d’accès aux données par rapport à des solutions, mêmes évoluées, qui privilégient le stockage des informations sur un serveur situé dans le point de vente.

L’utilisation du « cloud » va sans doute se généraliser dans les commerces en raison du gain de temps et d’argent engendré par la mutualisation des équipements et la centralisation des données.