Le système de caisse, appelé plus communément caisse enregistreuse, est indispensable à la plupart des commerces.
Nous verrons de quoi il est composé, et quel est son fonctionnement, mais voyons d’abord rapidement comment nous en sommes arrivés aux caisses modernes avec écran tactile et stockage dans le Cloud.
Les caisses enregistreuses ont évolué !
Il y a quelques décennies, un système de caisse était tout simplement une caisse enregistreuse mécanique. Avec ses engrenages compliqués, cette machine pouvait faire des additions et imprimer des tickets.
Ces anciennes caisses ne «savaient» pas ce que coûtaient les produits. La personne qui s’occupait de la caisse entrait manuellement les prix des articles, généralement situés sur une étiquette fabriquée dans le magasin avec une machine spéciale.
Puis sont apparues les caisses électroniques, plus rapides et capables de stocker les transactions en mémoire, ainsi que le prix de certains articles.
Caisse enregistreuse électronique, avec imprimante de reçus.
Puis, en évoluant, les caisses enregistreuses se sont peu à peu sont informatisées, et sont devenues capables de stocker un nombre de plus en plus grand d’information dans le PC ou dans un serveur informatique situé dans le magasin. Cela a permis de gérer les stocks efficacement et d’obtenir des statistiques avancées sur les ventes.
Une caisse enregistreuse moderne avec son indispensable écran tactile.
Les systèmes de caisse se sont même mis à intégrer des lecteurs de code-barres, rendant inutile la saisie manuelle du prix.
De nos jours, on trouve de plus en plus de caisses qui envoient les données dans des serveurs distants (le Cloud).
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Avant de détailler ce qui compose une caisse moderne, un résumé de son fonctionnement, pour y voir plus clair :
Fonctionnement d’une caisse en 10 étapes
Ce schéma s’applique à la plupart des commerces. On peut le simplifier ou le complexifier en fonction des situations.
- Choix des articles : le vendeur sélectionne ou scanne les articles achetés par le client.
- Calcul du prix des articles : le système additionne le prix de chaque article et applique éventuellement des réductions ou des promotions spéciales.
- Calcul de la TVA : la caisse calcule automatiquement les taxes selon le type de produit et la réglementation locale.
- Affichage du total : le montant est montré sur un afficheur et peut-être envoyé directement au terminal de paiement le cas échéant.
- Encaissement : le client choisit son mode de paiement (espèces, carte bancaire, chèque, etc.). Le terminal demande et obtient l’autorisation de la banque.
- Rendu de monnaie : si le client paie en espèces, la caisse calcule le rendu de monnaie exact. Le tiroir-caisse s’ouvre automatiquement.
- Impression du ticket : après le paiement, la caisse enregistreuse imprime un ticket de caisse avec le détail des articles achetés, les montants et les taxes appliquées. On peut aussi demander au client son email et lui envoyer un reçu virtuel.
- Mise à jour des stocks : si la caisse est connectée à un système de gestion de stock, chaque transaction met à jour les quantités en fonction des articles vendus.
- Sauvegarde des données : les informations de chaque transaction sont sauvegardées localement, ou mieux, dans le cloud.
- Clôture de caisse : à la fin de la journée, la caisse peut générer un rapport de clôture (Z de caisse), récapitulant les ventes et les encaissements.
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Les composants clés d’un système de caisse
Les caisses enregistreuses modernes sont constituées de parties matérielles et de parties logicielles. La partie logicielle est celle qui enregistre, traite et stocke les détails des transactions. Il existe des différences de traitement et de stockage importantes entre les différentes solutions de caisse enregistreuse.
Le logiciel de caisse : le cœur du système
Sans lui, rien ne peut fonctionner. Le matériel est secondaire et peut être remplacé à volonté ou presque.
Tous les logiciels de caisse disposent d’une interface utilisateur (en anglais frontend) pour le point de vente et d’une partie cachée (en anglais backend), ce qui correspond aux « coulisses » de l’application ».
Le personnel de caisse interagit avec l’interface utilisateur du logiciel de caisse (frontend) reliée au cœur du logiciel et au serveur (backend).
L’interface utilisateur est habituellement accessible depuis l’écran d’une tablette ou d’un PC, mais il est désormais possible de faire tourner les logiciels de caisse sur des terminaux Android.
Quel que soit le type de logiciel de caisse que vous utilisez, ces deux parties seront connectées et synchronisées, mais les données peuvent être stockées de deux façons différentes :
Serveur local
- Le logiciel est installé sur votre propre serveur, dans les locaux de votre commerce
- Nécessite l’achat d’une ou plusieurs licences logicielles
- La maintenance et la mise à jour sont manuelles
Le serveur du logiciel de caisse est installé dans le magasin.
Dans le Cloud
- Les données sont stockées sur les serveurs de l’éditeur du logiciel
- Nécessite généralement un abonnement
- Le logiciel est mis à jour automatiquement
Le serveur du logiciel de caisse est installé dans le Cloud, possiblement à des centaines de kilomètres !
Les logiciels de caisse installés localement ont longtemps été la norme pour les terminaux de point de vente informatisés mais les systèmes basés sur le Cloud sont souvent moins chers, plus faciles à maintenir, et offrent plus d’options d’intégration avec d’autres logiciels.
Quel est le matériel nécessaire ?
Pour ce qui est du matériel de leur terminal de point de vente, les entreprises peuvent avoir des besoins distincts. Examinons quelques-uns des composants matériels les plus importants.
Interface/périphérique pour enregistrer les détails de la transaction : Il peut s’agir par exemple d’une caisse enregistreuse avec touches, d’un écran tactile pour PC, ou d’un appareil mobile tablette ou smartphone doté d’une application caisse enregistreuse.
Cet iPad intégré à un support disposant d’un TPE est un bon point de départ pour un système de caisse moderne et pas cher.
Tiroir-caisse : utilisé pour stocker les recettes quotidiennes et les fonds de caisse, ainsi que les chèques, les pièces justificatives, les reçus et les bordereaux relatifs à la comptabilité.
Imprimante de reçus : peut imprimer des tickets pour les clients, ou des rapports de fin de journée sur l’encaissement.
Ce combiné tiroir-caisse imprimante est une bonne solution pour gagner de la place.
Terminal de paiement (TPE) : traite les paiements effectués par carte de débit, carte de crédit ou smartphone. On peut choisir un TPE fixe (relié au routeur par Ethernet), portable (relié en Wifi) ou mobile (relié en 4G). En cas de coupure du réseau local il peut être intéressant de disposer d’une double ou triple connection, par exemple Ethernet + mobile.
Ce TPE Wifi et 4G reste toujours connecté au réseau !
Lecteur de codes barres et QR codes : généralement utilisé dans les environnements de vente au détail avec de nombreux produits différents. Communément lié à la fonction gestion de stock du logiciel, il met automatiquement à jour l’état du stock en fonction des articles vendus.
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Périphériques réseau : Que votre système soit basé sur le Cloud ou sur place, vous aurez probablement besoin d’une configuration réseau pour la connexion Internet ou pour connecter votre système informatique sur place. Il peut s’agir par exemple d’un routeur, d’un modem ou d’un hub connectant plusieurs ordinateurs locaux.
Exemples de configurations de caisse
Quelques exemples de configurations et de fonctionnement adaptés à différents points de vente.
Petit commerce ou café
Dans ce cas les clients viennent payer au comptoir, donc pas besoin de TPE mobile.
Cette configuration légère peut suffire pour démarrer
- iPad
- imprimante de reçu
- tiroir-caisse
- terminal de paiement fixe
Pour gagner de la place, on pourra utiliser même un combiné tiroir/imprimante.
L’association d’un iPad et d’un lecteur de carte mobile est maintenant courante dans les cafés, les pubs et les bars de Londres – ici au Mare Street Market. Photo : Emily Sorensen, Transaction mobile
Avec le système de caisse basé sur le Cloud, le propriétaire de l’entreprise peut vérifier les ventes depuis son domicile, et envoyer un rapport Excel quotidien au comptable.
L’employé qui tient la caisse au café n’a plus qu’à pointer sur l’iPad, vérifier les écarts entre les transactions enregistrées et les encaissements réels, organiser le dépôt à la banque et le rapport de caisse de fin de journée.
Détaillant utilisant un système de caisse hébergé localement
Si son réseau Internet n’est pas fiable, ou s’il préfère que toutes les données soient stockées uniquement dans ses locaux, le responsable d’un commerce peut opter pour un système de caisse installé localement.
La configuration de base est plus lourde :
- écran tactile
- unité centrale (PC)
- imprimante de reçu
- tiroir-caisse
- terminal de paiement fixe
- lecteur de code-barre
Le système de caisse le plus complexe est généralement la caisse d’un supermarché, en raison de la variété et du volume des produits vendus.
En option :
- afficheur
- pinpad déporté pour le client
- serveur informatique si caisse multiples
- balance (commerces de bouche)
- monnayeur
L’installation nécessite une aide professionnelle, et le système logiciel implique souvent qu’un informaticien puisse venir sur place pour l’exécuter.
Restaurant équipé de caisses sur tablettes
Pour leur système de caisse, les commerces du secteur de la restauration ont des besoins particuliers, notamment pouvoir passer les commandes en cuisine en temps réel.
Configuration de base :
- un ou deux iPad
- un terminal de paiement mobile avec imprimante
- tiroir-caisse
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Pour exploiter pleinement les capacités des caisses enregistreuses pour restaurant :
- iPads mini pour prendre les commandes
- terminaux supplémentaires
- imprimante ou écran de cuisine
- kiosque pour permettre au client de passer sa commande
- serveur local (en cas de coupure de réseau)
Exemple d’un comptoir de restaurant avec logiciel de caisse enregistreuse tactile Lightspeed, imprimante de reçus connectée, lecteur de carte et tiroir-caisse.
Si le restaurant a choisi un système de caisse basé sur le Cloud, mais que son réseau Internet n’est pas fiable à 100 %, il peut installer un serveur local qui permet au logiciel de fonctionner en cas de panne d’Internet, puis de synchroniser les données dans le Cloud lorsque l’Internet fonctionne à nouveau.
