Avant de nous pencher sur la marque NF 525 appelée abusivement « norme NF 525 » et sur la certification NF 525, rappelons brièvement les raisons qui ont conduit à la mise en place de cette certification relative aux logiciels de caisse, et en quoi cela concerne les commerçants.
Si vous utilisez un logiciel de caisse et que votre entreprise collecte la TVA, vous savez sans doute que vous êtes tenu d’utiliser un logiciel conforme au code général des impôts : en cas de contrôle de l’administration, vous devez pouvoir prouver que le logiciel est conforme à la loi, sous peine d’amende et d’astreinte.
Pour savoir qui est concerné et pourquoi lisez Loi sur les caisses enregistreuses : quelles sont vos obligations ?
En tant que commerçant, vous n’avez pas grand-chose à faire, à part fournir un document. C’est l’éditeur du logiciel qui se charge de vous délivrer ce document, en l’espèce, un certificat de conformité ou une attestation de conformité.
Auto-attestation ou certification par un tiers
L’attestation de conformité du logiciel de caisse à la loi peut être établie de deux manières :
- Soit par l’éditeur du logiciel.
- Soit par un tiers
Dans le premier cas, l’éditeur délivre lui-même une attestation de conformité. Ce concept d’auto-attestation peut sembler un peu saugrenu, mais en tout cas elle permet aux commerçants, qui utilisent un logiciel disposant d’une telle certification, d’être parfaitement en règle du point de vue légal.
Dans le second cas, l’éditeur du logiciel s’adresse à un tiers pour certifier que son logiciel est conforme à la loi. Il s’agit de la certification proprement dite.
Mais y a-t-il une ou plusieurs manières de vérifier cette conformité ? Idéalement il faudrait que tout le monde soit d’accord sur la façon de procéder et que les procédures de vérification soient homogènes, d’où l’intérêt des passer par des organismes certificateurs qui appliquent des règles immuables.
NF 525 est également appelée NF Logiciel de gestion d’encaissement. C’est un ensemble de règles, mais c’est surtout une marque qu’il est interdit d’associer sans autorisation à un produit.
Elle n’est pas une simple norme, mais c’est sous le nom de « norme NF 525 » qu’elle est connue du grand public.
C’est le groupe AFNOR qui est le propriétaire de la marque NF, mais plusieurs organismes tiers peuvent développer ou établir des certifications aux normes AFNOR.
Visuel de la marque NF 525
Dans le cas qui nous intéresse, c’est le groupe INFOCERT, spécialisée en certification de logiciel, qui gère la marque NF 525 pour le compte d’AFNOR Certification.
NF 525 est reconnue par les acteurs de la filière, mais aussi par les textes réglementaires.
Elle concerne trois catégories de systèmes d’encaissement, appelé plus communément logiciels de caisse, dont nous donnons ici une définition simplifiée. :
- A : les systèmes d’encaissement autonome
- B : les systèmes d’encaissement reliés à un système externe
- C : les systèmes d’encaissement reliés à un système externe incorporant une gestion comptable et financière
Elle requiert de la part de l’éditeur de logiciel
- Le respect de la norme ISO 9001. Il s’agit d’un ensemble d’exigences de qualité visant notamment à la satisfaction du client
- Le respect de la norme ISO/CEI 2505 qui comporte des règles de qualité applicables à tous les progiciels (et non uniquement liées à l’encaissement)
- Le respect des obligations légales, notamment en matière «d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale » comme le stipule l’article 88 de la loi de finances du 29 décembre 2015.
Cette dernière partie, relative au respect des obligations légales, constitue le cœur du référentiel NF 525. Si vous souhaitez connaître son contenu en détail, vous pouvez l’acheter sur le site d’INFOCERT pour quelques centaines d’euros.
Voici toutefois, les points qui sont traités par la NF 525 dans leurs grandes lignes (adapté du site marque-nf.com) :
- Capacité fonctionnelle (enregistrement des données, gestion des périodes, sauvegarde, archivage)
- Sécurité (traçabilité sécurisation des données, signature électronique)
- Comptabilité (Format de gestion et de restitution des données)
- Maintenabilité (traçabilité des modifications apportées aux produits et aux données)
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Rappel : NF 525 est aussi appelée NF logiciel de gestion d’encaissement. On peut trouver l’une ou l’autre dénomination sur le certificat, en fonction de la date d’émission du certificat.
La certification est établie par INFOCERT pour le compte d’AFNOR Certification après un audit chez l’éditeur de logiciel.
Exemple de certificat NF 525 établi pour le logiciel Pac-Gest :
Image : Pac-Gest
Le processus de certification comporte cinq phases : après une étude de recevabilité, un audit est effectué et la certification est éventuellement délivrée après remise du rapport d’audit. Le renouvellement de la certification est subordonné à la validation des audits de contrôle.
Le certificat se présente sous la forme d’un document A4 comportant le numéro du certificat, la date, le nom et l’adresse de la société, le nom du logiciel et sa version, le nom de l’organisme certificateur, ainsi que la date de validité du certificat. C’est ce document qui vous est demandé en cas de contrôle. Si votre éditeur de logiciel ne l’a pas mis en ligne sur son site, il vous l’enverra sur simple demande.
Un éditeur de logiciel n’a pas le droit d’apposer le logo NF sur ses publications, tant qu’il n’a pas été certifié. Il ne peut pas non plus se prétendre « en cours de certification », car soit on est certifié, soit on ne l’est pas. Si vous avez des doutes concernant un éditeur de logiciel, vous pouvez le lever facilement en vous rendant sur le site de la marque NF 525 et en effectuant une recherche sur le nom du produit ou de l’éditeur.
Alternative à NF 525
Si Infocert est le seul organisme habilité à délivrer la certification NF, sachez que d’autres organismes peuvent délivrer d’autres certification de conformité aux textes réglementaires.
Le LNE (Laboratoire National De Métrologie et d’Essai) est lui aussi habilité à délivrer un certificat de conformité qui vise comme la NF525 à évaluer notamment l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l’archivage des données de transaction des systèmes de caisse. Le LNE est moins connu qu’Infocert par le grand public mais travaille avec de grande marques comme Casio.
Pour information, dans notre sélection des meilleurs logiciel pour caisse enregistreuse, on trouve 3 logiciels certifiés NF 525, 2 par le LNE et un qui dispose d’une auto-attestation de conformité.
Faut-il opter pour la certification NF 525 ?
Du point de vue de l’intérêt du commerçant, il n’y a pas de réponse toute faite. Le plus important est de disposer d’une attestation de conformité, même s’il est établi par l’éditeur du logiciel, qui est à la fois juge et partie.
Toutefois la certification NF 525délivrée par Infocert, n’est pas seulement la preuve de la conformité du logiciel au texte de loi, elle est un élément qui rassure les futurs acheteurs du logiciel, et qui peut être utilisé comme argument de vente.
Nous avons vu que d’autres organismes, comme le LNE, peuvent délivrer des certifications, mais leur image de marque auprès du grand public n’est pas aussi bonne que celle Infocert ou NF.
Au-delà de cet aspect marketing, la certification indique également que l’éditeur s’est engagé dans un processus global de gestion de la qualité qui ne peut que bénéficier à ses clients.
