Les tickets de caisse numériques sont désormais entrés dans les habitudes des Français, en particulier pour les clients des grandes enseignes. Devez-vous pour autant passer à votre tour au reçu dématérialisé ?
Il est vrai que par rapport au ticket de caisse papier, un reçu envoyé par E-mail ou par texto offre de nombreux avantages, y compris dans le cas des achats en magasin. Mais cela peut aussi poser certains problèmes.
La législation française en la matière est assez souple. Ainsi, d’après le site officiel de l’administration française (Service-Public-Pro.fr) :
«Un ticket de caisse n’est pas considéré comme une facture ; il s’agit uniquement d’une preuve d’achat permettant par exemple le remboursement ou l’échange d’un produit défectueux.»
Pour la vente de marchandises aux particuliers (sauf alcool), le ticket de caisse est facultatif. Mais attention, si le client le réclame vous devez pouvoir être en mesure de lui fournir un justificatif, quel que soit le support. Il peut même être rédigé à la main sur un morceau de papier.
Paradoxalement, lorsqu’un client fait un achat sur Internet, il doit recevoir un reçu électronique, sous la forme d’un E-mail ou d’une page de confirmation à enregistrer, par exemple.
Le ticket papier n’a de ce fait aucune supériorité légale sur le ticket numérique. Votre décision de choisir l’un ou l’autre dépendra donc de plusieurs éléments que nous allons détailler ici.
Pourquoi le ticket papier n’a plus la cote
Le principal problème avec les tickets de caisse papier c’est le bisphénol A contenu dans le papier thermique (aussi connu sous le sigle BPA). On le retrouve dans ces tickets de caisse fins et lisses produits par les imprimantes thermiques et la plupart des machines à cartes. Il existe des papiers thermiques sans bisphénol A, mais leur emploi n’est malheureusement pas obligatoire.
Le BPA passe dans l’organisme par la peau, et s’y accumule avec le temps, ce qui le rend particulièrement nocif pour les personnels qui travaillent en caisse et manipulent des tickets toute la journée. Ce produit chimique est en effet reconnu comme étant un perturbateur endocrinien. Il est également suspecté d’augmenter le risque de maladies cardio-vasculaires, de cancers, voire de diabète de type 2.
La présence de BPA rend également impossible le recyclage du papier qui en contient et qui doit donc rejoindre les déchets envoyés à l’incinérateur ou à la décharge. Certes, il est possible de se procurer du papier thermique sans BPA, mais la plupart des terminaux de paiement et des lecteurs de carte premier prix sont uniquement compatibles avec l’utilisation de papier thermique au BPA.
Et puis, tout le monde en a fait l’expérience, les tickets de caisse sont généralement égarés, mis en boule dans une poche ou au fond d’un sac, et lorsqu’ils sont retrouvés ils ont bien souvent perdu de leur lisibilité.
Enfin, cela va de soi, une imprimante à reçus et l’utilisation de consommables, représentent un certain coût, alors que l’utilisation du ticket de caisse dématérialisé nécessite seulement un logiciel de caisse bien paramétré pour les reçus numérique, et une connexion internet.
LIRE AUSSI : Caisse enregistreuse : les meilleurs logiciels
Respecter la vie privée et le RGPD avec le ticket de caisse numérique
En dépit des apparences, le ticket de caisse numérique n’est pas non plus la solution idéale.
Imaginez : vous êtes à la caisse d’un magasin, vous venez de payer vos achats et l’employé vous demande votre adresse E-mail ou votre numéro de téléphone. Avez-vous vraiment envie de partager ces informations avec une personne que vous ne connaissez pas, devant une file de clients qui s’allonge ? Qui vous dit que le magasin ne va pas vous bombarder d’E-mails de promotion, ou pire, revendre vos données personnelles à d’autres ?
Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) appliqué depuis 2018 permet de rassurer les consommateurs quant à l’utilisation qui peut être faite de leurs données personnelles par les commerçants. Aucune entreprise ne peut utiliser les données personnelles de ses clients à des fins de marketing, à moins que le client n’y ait expressément consenti.
En d’autres termes, si vous souhaitez utiliser leurs données personnelles pour autre chose que ce à quoi ils ont à priori déjà consenti — c’est-à-dire recevoir un ticket de caisse dématérialisé pour l’achat qu’ils viennent de faire — vous devez le faire savoir à vos clients de façon claire et obtenir leur accord.
Quoi qu’il en soit, les consommateurs conservent une certaine méfiance dès lors qu’on leur demande des informations personnelles, même s’il s’agit simplement de leur envoyer un reçu numérique. Vous pouvez apaiser ces inquiétudes en apposant par exemple un écriteau à la caisse, précisant que le numéro de téléphone ou l’adresse E-mail du client vous serviront uniquement à lui envoyer son ticket de caisse numérique.
Préparez-vous à gérer la réticence de certains à divulguer des informations personnelles à la caisse devant les autres clients.
L’impact des reçus sur la caisse et le rendement
Autre problème : le rendement à la caisse. Avec le ticket papier, on n’a rien à demander au client, il suffit d’attendre quelques secondes que son impression soit finalisée, et la transaction est terminée. Le passage en caisse est rapide.
Les solutions d’avenir sont celles qui demanderont le moins d’efforts au commerçant comme au client.
De leur côté, les tickets numériques sont envoyés sur une adresse E-mail ou sur un numéro téléphone, qui doivent avoir été communiqués au préalable. Un impératif qui nécessite de mettre votre client dans une situation qu’il peut juger inconfortable.
N’impliquer qu’un minimum, voire aucune action du consommateur, c’est justement ce vers quoi tendent les nouveaux systèmes de paiement mobile. Les applications qui génèrent automatiquement un ticket de caisse dématérialisé pour certains achats sont d’ailleurs de plus en plus nombreuses.
Ainsi, Lydia, qui est une des plus innovantes solutions de paiement mobile françaises, et qui proposait déjà un portefeuille numérique «classique», a innové en créant une carte bancaire connectée qui génère automatiquement un reçu numérique à chaque achat.
L’entreprise de solutions de paiement iZettle a opté pour une autre approche ; lors du premier envoi d’un ticket dématérialisé par courriel, iZettle stocke l’adresse E-mail de façon sécurisée dans son système, et la lie à cette carte bancaire. Ainsi, la prochaine fois que le consommateur utilisera sa carte sur un terminal de paiement iZettle, le système saura à quelle adresse envoyer le reçu numérique, et il sera donc inutile de redemander ses informations personnelles au client.
Quelles implications pour la comptabilité des entreprises
Pour les sociétés et les indépendants, les tickets de caisse servent surtout à documenter les dépenses professionnelles. Autrefois, les reçus papiers étaient indispensables pour pouvoir réclamer le remboursement des notes de frais, et ils servaient aussi de preuve légale de ces dépenses, en cas de besoin.
Désormais, la comptabilité en ligne est la norme : les entreprises utilisent des systèmes basés sur le Cloud, et les employés comme le chef d’entreprise doivent soumettre leurs reçus de façon digitalisée au système comptable. S’ils ne disposent que d’un ticket papier, ils doivent le numériser en le scannant ou en le prenant en photo.
Certaines applications permettent même de gérer ses notes de frais depuis son téléphone. Dans ce cas, le reçu numérique simplifie les choses. De nombreux systèmes de comptabilité possèdent en effet une adresse E-mail dédiée, et il suffit d’y faire suivre son reçu pour l’enregistrer. En utilisant la reconnaissance par apprentissage automatique le système pourra même tenter de classifier la dépense.
De fait, il n’est plus obligatoire pour la plupart des entreprises d’obtenir des reçus papier. Et pour les entreprises qui ont toujours une comptabilité papier il est toujours possible d’imprimer les reçus numériques qu’elles reçoivent par E-mail.
De nombreuses start-up n’impriment plus de tickets papier, en particulier les entreprises nomades à la clientèle plutôt jeune Photo : Emily Sorensen, Mobile Transaction
Que choisir pour votre entreprise ?
Nombreux sont ceux qui préfèrent encore le papier, mais cela ne veut pas dire que vos clients seront opposés à l’idée de recevoir un reçu par courriel ou par texto. En tant que commerçant de détail vous n’êtes pas tenu de fournir un ticket de caisse imprimé. Un reçu numérique peut donc être considéré comme un compromis acceptable.
En toute logique, la plupart des commerçants opteront pour une solution qui sera à la fois économique et peu intrusive pour le client. Les solutions d’avenir sont celles qui demanderont le moins d’efforts au commerçant comme au client. C’est le cas des portefeuilles numériques et de la génération automatique de reçu.
La question de l’empreinte environnementale se posera également pour beaucoup. Le choix est difficile, mais vous connaissez votre situation mieux que personne. Pour vous décider, posez-vous les questions suivantes :
- Votre clientèle a-t-elle tendance à réclamer des tickets de caisse papier ?
- Y aura-t-il des conséquences négatives notables si vous ne pouvez fournir que des reçus numériques ?
En tant que commerçant de détail vous n’êtes pas tenu de fournir un ticket de caisse imprimé. Un reçu numérique peut donc être considéré comme un compromis acceptable.
Si la réponse est non dans les deux cas, alors la meilleure solution pour l’environnement, pour vos employés et pour vos marges est d’en finir avec le papier. Si la réponse est oui pour au moins une des deux questions, vous avez peut-être intérêt à garder une imprimante de reçus. En résumé, les pour et les contre :
Reçus papier
Pas besoin de demander au client son numéro de téléphone ou son adresse E-mail
Passage en caisse plus rapide avec un ticket de caisse papier
La plupart ne sont pas recyclables et posent des risques pour la santé
On les perd et ils s’effacent avec le temps
L’imprimante et les consommables coutent de l’argent
Reçus numériques
Preuve d’achat accessible en permanence depuis n’importe où
Notes de frais digitales, parfaites pour la comptabilité dans le cloud
Souvent inclus gratuitement dans les solutions de caisse numérique
On doit parfois demander au client ses données personnelles
Des explications sont nécessaires si le client réclame un reçu papier
