Vous avez certainement déjà vu des codes SKU sur les articles d’un magasin ou pour une livraison. Que signifie SKU et en quoi est-ce utile dans un commerce de détail ?
SKU est l’acronyme de Stock Keeping Unit, que l’on traduit par Unité de Gestion de Stock (UGS). C’est un code composé de chiffres ou de lettres qui permet de distinguer un type de produit d’un autre, et donc de gérer la quantité d’articles en stock. Il ne s’agit pas d’un code universel : chaque commerçant utilise ses propres codes SKU, y compris pour les variantes des produits.
L’encodage se fait selon les préférences du commerçant. Un code SKU peut contenir des informations sur :
- Le fabricants
- Les variants (ex: couleur, taille, modèle)
- Toute autre information utile pour votre magasin
Une fois que le code est enregistré dans votre système de caisse ou votre solution de vente en ligne, vous avez la possibilité de connaître par exemple la quantité disponible de tel modèles de T-shirts, dans la couleur blanche, et la taille M.
Comment la dit plus haut, le SKU ne doit pas être confondu avec les UPC (Universal Product Code) ou EAN (European Article Number) des codes-barres, qui sont les mêmes quel que soit le commerçant, et qui obéissent à un schéma défini par une organisation internationale, le GS1.
Le SKU est propre à chaque commerce, contrairement à l’EAN.
Tous les commerçants ne sont pas obligés d’utiliser les codes SKU, mais nous allons voir en quoi cela peut vous aider à mieux gérer vos stocks :
Utilisation pratique du SKU dans un commerce
La fonction principale du code SKU dans un commerce et de gérer les stocks précisément, que ce soit pour un magasin physique ou une plate-forme de vente en ligne. Ils vous permettent de :
- Vérifier et ajuster les niveaux de stocks
- Tracer les pertes
- Éviter les erreurs lors de la préparation des colis
- Faciliter la prise en charge des retours
- Analyser les ventes par produits
- Coordonner les réapprovisionnements
Il est plus pratique de vérifier la disponibilité d’un produit depuis l’interface du système de caisse, plutôt que d’aller se perdre dans les cartons de l’arrière-boutique pendant que le client est en train d’attendre.
Et il est bien plus agréable pour vous d’avoir de pouvoir passer vos commandes à temps, pour éviter les situations de rupture de stock. Plus le nombre de vos produits et le volume de vos ventes augmente, plus la question du réassort se complexifie. Vous avez besoin de planifier la reconstitution de vos stocks afin d’éviter de vous retrouver avec un excès d’articles que vous le vendez pas, et inversement avec une pénurie d’articles populaires.
Grâce à l’identification précise fournie par le SKU, le personnel a moins de chance de se tromper lorsqu’il prépare un envoi. Mais pour cela le code SKU doit être facilement compréhensible par les employés. De même, lorsqu’un client rencontre un problème avec un produit, il suffit de lui demander le code de l’article, pour éviter tout risque d’erreur.
Certains systèmes de caisse sont capables de passer commande automatiquement auprès des fournisseurs. Le commerçant peut fixer un seuil minimal pour déclencher la reconstitution des stocks, et un nombre maximum d’items à posséder pour chaque type d’article.
Comment le SKU résout les problèmes de stocks
L’utilisation correcte des codes SKU permet d’éviter :
En fait, ces deux cas de figure résultent d’erreurs similaires. Lorsque vous avez un stock négatif, cela signifie que vous n’avez pas enregistré correctement dans votre inventaire les articles provenant d’une livraison, mais que vous les avez vendus. En passant, sachez que tous les logiciels de caisse ne sont pas capables d’afficher des stocks négatifs.
Parfois les stocks négatifs à un endroit créent un stock fantôme ailleurs, lorsque la personne qui a reçu la livraison s’est trompée d’article dans l’inventaire. Pour résoudre ce problème, il faut corriger le stock négatif manuellement, identifier le produit qui correspond au stock fantôme et effectuer là aussi une correction manuelle.
Les codes SKU (UGS) vous aideront à tenir votre inventaire à jour.
Les stocks fantôme peuvent également être causés par des vols. Si vous ne parvenez pas à mettre la main sur des articles que vous êtes supposés avoir en votre possession, c’est peut-être parce qu’ils ont été volés. Si c’est le cas, vous devrez peut-être vous équiper de protection antivol ou mieux former vos employés à la prévention.
Dans tous les cas, les erreurs au niveau des stocks sont un signal d’alerte, qui indique que quelque chose ne va pas et doit être corrigé.
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Comment créer les codes SKU
Ces codes doivent être ajoutés à chaque article de votre inventaire.
Cette étape peut nécessiter l’utilisation d’un générateur de SKU, qui est parfois intégré à votre logiciel de caisse ou à la plate-forme d’e-commerce. On trouve aussi en ligne des générateurs gratuits comme celui de Zoho, qui permet d’exporter un fichier à importer dans votre logiciel.
On peut aussi créer les SKU manuellement et les ajouter un par un, si l’inventaire n’est pas trop grand. Il n’y a pas de règles universelles pour créer un code SKU, mais voici un exemple qui correspond à une pratique répandue :
- 2-3 premiers caractères : catégorie de produit, rayon, fournisseurs
- Caractères suivants : caractéristique de produits n°1
- Caractères suivants : caractéristique de produits n°2
- Derniers caractères : numéro d’identification du produit
Cette dernière séquence est essentielle. Elle garantit le fait que des produits partageant des caractéristiques identiques ne pourront être confondues.
On pourrait par exemple envisager le code suivant pour du papier d’imprimante :
Catégorie : Papier = PA
Marque : Epson = EP
Type : Ultra-brillant= UB
Numéro d’identification = 04= SKU: PAEPUB04
Le plus important est que la structure du code SKU soit toujours la même, afin de faciliter les vérifications. Si par exemple « 01 » à la fin signifie toujours «noir », vous n’aurez pas à regarder dans votre fichier pour vérifier la signification du numéro.
Une fois que le SKU est attaché à l’article correspondant dans l’inventaire, il devient associé à tous ce qui concerne l’article, y compris le code barre ou le QR Code, le cas échéant.
