Les commerçants expérimentés sont familiers des X et Z de caisse, qui sont des tickets spéciaux imprimés par les caisses enregistreuses.
Ces tickets ou rapports ne sont pas forcément nommés ainsi sur les caisses tactiles modernes : comment les reconnaître ? Quelle est la différence entre Z de caisse et X de caisse ?
Étrangement il n’existe pas de Y de caisse.
Définitions
X de caisse : rapport à un instant donné de l’activité de la caisse depuis le début de la journée. Exemple : total des ventes en fonction des moyens de paiement, remboursement, etc. Les détails varient d’une caisse à l’autre. Le X de caisse peut être émis à n’importe quel moment de la journée, sans que cela n’entraîne de mise à zéro de la caisse enregistreuse.
Z de caisse : la génération de ce rapport se fait uniquement à la fin de la journée de travail et est déclenchée par la clôture de la caisse, qui est remise à zéro. Aucune modification n’est plus possible, contrairement au X de caisse.
Les X de caisse sont un instantané des ventes totales et de l’activité de la caisse au moment où ce rapport est généré, c’est-à-dire à n’importe quel moment avant la clôture de la caisse et l’émission du Z de caisse. On peut émettre autant de X de caisse que l’on souhaite sans que cela affecte l’état de la caisse.
Certains commerçants utilisent le X de caisse pour vérifier qu’il n’y a pas de différence de montant entre le contenu du tiroir caisse et ce qui figure sur le rapport, par exemple lors d’un changement de personnel. Cela permet de réaliser des ajustements avant d’émettre le Z de caisse.
«Z » étant la dernière lettre de l’alphabet, rappelez-vous que le Z de caisse est le dernier rapport de la journée et qu’il clôt celle-ci d’un point de vue comptable.
Non seulement, le Z de caisse affiche le résumé final des ventes de la journée, des remboursements et des méthodes de paiement, mais il remet tous les compteurs à zéro en vue de la journée suivante.
Il n’est pas possible de refaire un Z de caisse. Une fois qu’il est généré et que les compteurs sont remis à zéro, toute modification serait reportée sur le jour suivant. C’est pourquoi, le Z de caisse et un rapport clé pour la comptabilité.
Quelles informations trouve-t-on sur les X et Z de caisse ?
Les différents systèmes de caisse offrent différents niveaux de détail, mais les informations contenues sur les X et Z de caisse sont à peu près les mêmes.
Une caisse enregistreuse bon marché ne peut pas afficher les ventes annulées ou les pourboires, si ces fonctions n’ont pas été implémentées dans système. Une caisse enregistreuse analogique, ne sera pas capable de faire la différence entre les paiements par carte, sauf si un bouton a été prévu à cet effet.
Une caisse moderne, avec terminal de paiement intégré, pourra afficher une grande quantité de détails, et donnera la possibilité de régler finement le niveau de précision de chaque rapport.
Les X et Z de caisse peuvent contenir les informations suivantes :
X et Z de caisse sur les terminaux de paiement
Il faut également ajouter que les terminaux traditionnels, comme ceux d’Ingenico et Verifone sont capables d’imprimer des X et Z de caisse, mais ces rapports concernent uniquement l’activité du terminal. On y retrouve l’ensemble des transactions classées en fonction des réseaux de carte bancaire (Visa, Mastercard, etc.), ainsi que les annulations et remboursements.
Si votre terminal de paiement n’est pas compatible avec votre caisse enregistreuse, le « Z de caisse » du terminal, doit impérativement être ajouté à celui de votre caisse enregistreuse, car dans ce cas le terminal va donner les indications réelles concernant les transactions, et pas seulement les transactions confirmées manuellement dans le système de caisse. Comparer les sommes indiquées par le terminal et par la caisse est absolument indispensable dans les systèmes de caisse non intégrés.
Si le terminal est intégré au système de caisse, et qu’il n’est donc pas besoin d’entrer manuellement les transactions par carte sur le logiciel de caisse, il n’est pas nécessaire de générer le « Z de caisse » sur le terminal.
Comment un logiciel de caisse génère-t-il un X ou Z de caisse ?
Et ou se trouvent ces rapports sur les caisses modernes qui enregistrent les données dans le Cloud ?
Pour faciliter la transition depuis les anciennes caisses enregistreuses, les éditeurs de solution de caisse moderne ont repris la plupart du temps la terminologie X et Z de caisse. Si ce n’est pas le cas, on pourra les retrouver sous d’autres dénominations, par exemple « rapport total sur les ventes X et Z », « rapport de fermeture de caisse » pour le Z, ou «Z-flash » pour le X.
Les X de caisse étaient autrefois de longs tickets de caisse, imprimés plusieurs fois dans la journée, ce qui prenait du temps et consommait du papier. De nos jours, les systèmes de caisse dans le Cloud affichent des données actualisées en permanence et n’ont plus besoin de générer des X de caisse. Toutefois beaucoup de logiciels sont capables de le faire, en conservant l’aspect des X de caisse classiques, afin de ne pas trop dérouter les commerçants qui avaient l’habitude les anciens systèmes.
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Dans certains systèmes de caisse bon marché, le terme Z de caisse n’apparaît pas, mais il est toutefois possible de régler l’heure à laquelle le système est remis à zéro. Si le Z de caisse est générée automatiquement, on reçoit simplement un e-mail à la fin de chaque journée. Une fois que le rapport est généré et que la comptabilité est figée, on peut y accéder et l’exporter le lendemain, en cas de besoin.
Les systèmes de caisse avancés vous donnent la possibilité de générer le Z de caisse manuellement, en vous offrant auparavant la possibilité de tout vérifier point par point avant de clore la caisse.
