Commerçants, vous avez certainement entendu parler de la « loi sur les caisses enregistreuses » qui s’applique depuis janvier 2018. Mais de quoi s’agit-il exactement ? Quelles conséquences pratiques ? Comment être en règle ? Que se passe-t-il si votre logiciel de caisse enregistreuse n’est pas conforme ?
Objectif : lutter contre la fraude à la TVA
La loi de finances du 29 décembre 2015 contient un article 88, modifiant l’article 286 du code général des impôts afin de mieux lutter contre les risques de fraude à la TVA.
L’article 286 fait en effet partie du chapitre sur la valeur ajoutée : la « loi sur les caisses enregistreuses » concerne uniquement ceux qui collectent la TVA. C’est le cas des commerçants B2C, mais pas des commerçants B2B (qui facturent HT à d’autres entreprises) et des micro-entrepreneurs, anciennement autoentrepreneurs, qui bénéficient du régime de franchise de TVA.
La loi n’a pas été modifiée depuis mais a été précisée par divers textes administratifs, et la période de tolérance est désormais révolue.
Les logiciels de caisse dans la ligne de mire
La modification qui nous concerne est la suivante : «Lorsqu’elle enregistre les règlements de ses clients au moyen d’un logiciel de comptabilité ou de gestion ou d’un système de caisse, utiliser un logiciel ou un système satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale, attestées par un certificat délivré par un organisme accrédité dans les conditions prévues à l’article L. 115-28 du code de la consommation ou par une attestation individuelle de l’éditeur, conforme à un modèle fixé par l’administration. »
En clair : les commerçants sont dans l’obligation d’utiliser un logiciel de caisse certifié, ou attesté conforme par l’éditeur.
On peut continuer à utiliser une facturation papier, seule ou en parallèle. L’acquisition d’un logiciel de caisse n’est pas obligatoire, mais si vous décidez d’en acquérir un et que vous collectez la TVA, le logiciel doit être conforme à la loi.
Comme indiqué dans la section 180 du Bulletin des Impôts (bulletin officiel des finances publiques-impôts) publiées le 3 août 2016, tous les logiciels permettant de réaliser des encaissements sont concernés : logiciels de comptabilité de gestion et systèmes de caisse, qu’ils soient installés sur des caisses enregistreuses autonomes, sur des ordinateurs ou des tablettes, ou encore dans le cloud.
Ce n’est pas la désignation du logiciel qui compte mais sa fonction. Si un logiciel quelconque comporte des fonctions d’encaissement, il doit être conforme.
Certification ou auto-attestation ?
Pour l’éditeur, il existe deux manières d’attester de la conformité de son système de caisse à la loi : la certification et l’auto-attestation.
La certification
La certification consiste à faire valider par un tiers la conformité du logiciel à la loi.La plus connue est la certification NF525.
Si vous choisissez une caisse enregistreuse dite NF525, celle-ci est certifiée conforme à la loi par INFOCERT, une tierce partie indépendante qui agit pour le compte d’AFNOR certification.
Un organisme moins connu du grand public, le Laboratoire National de Métrologie et d’Essais (LNE) peut également délivrer un certificat de conformité.
Certificat délivré par le LNE pour l’application de caisse L’Addition.
L’auto-attestation
Toutefois, la certification n’est pas obligatoire. Vous pouvez donc également opter par l’auto-attestation de éditeur ; quand l’éditeur estime que son logiciel répond aux exigences de la loi, il doit vous délivrer une attestation individuelle.
Si l’éditeur du logiciel ne vous fournit pas le certificat à temps, gardez les traces de vos demandes pour prouver votre bonne foi à l’administration fiscale.
Les risques en cas de non-conformité
D’après le Bulletin des Impôts , du 4 juillet 2018, des contrôles inopinés ou non peuvent survenir « dans les locaux professionnels d’une personne assujettie à la TVA pour vérifier la détention par cette personne de l’attestation ou du certificat prévu au 3° bis du I de l’article 286 du CGI pour chacun des logiciels ou systèmes de caisse qu’elle détient. »
En cas de contrôle et de non conformité, l’assujetti à la TVA (en l’occurrence, le commerçants) est passible d’une amende de 7500 € par système de caisse non conforme et dispose d’un délai de 60 jours pour se mettre en conformité.
Cette simple amende s’applique si vous n’avez pas mis à jour vos logiciels de caisse ou bien que vous avez acheté un logiciel récent, qui n’était en réalité pas conforme, malgré un certificat ou une attestation, et que vous êtes de bonne foi. En effet toujours selon le Bulletin des Impôts du 4 juillet 2018 « les assujetis à la TVA qui présentent à l’administration une fausse copie de certificat ou une fausse attestation individuelle tout en connaissant son caractère frauduleux » encourent les mêmes peines que les éditeurs : 45 000 € d’amende et trois ans de prisons.
Que faire en pratique ?
Passés les premiers temps de tolérance de l’administration fiscale, celle-ci ne vous fera pas de cadeau. Si votre logiciel de caisse est obsolète, changez-en.
Pour ceux qui ont adopté l’une des solutions de caisse enregistreuse à base d’iPad présentée sur ce site, il n’y a pas de problème, car toutes sont certifiées.
Enfin pensez à vous tourner vers l’éditeur de votre logiciel de comptabilité ou de votre système de caisse afin de leur demander une preuve de conformité à chaque modification majeure du logiciel.
LIRE AUSSI : La certification NF 525 expliquée aux commerçants.
