- Les plus : Paiements intégrés. Modèle freemium avec version gratuite fonctionnelle. Site de réservation en ligne inclus.
- Les moins : Interface triste. Ne fonctionne qu’avec Square Payments pour les cartes bancaires.
- Bien pour : Salons de beauté, coachs, formateurs, etc.
Qu’est-ce que Rendez-vous Square ?
Rendez-vous Square est un système complet de prise de rendez-vous avec un logiciel de caisse, un site web de réservation en ligne et un système de paiement inclus.
Le logiciel existe en version web ou sous forme d’application pour iOS et Android. Les clients peuvent payer leurs réservations en ligne ou en personne, par exemple par le biais d’un terminal de paiement Square, les paiements étant versés sur votre compte bancaire dans un délai de 1 à 2 jours ouvrables.
Rendez-vous Square possède de nombreuses fonctionnalités utiles :
- réservation en ligne unique ou récurrente
- rappel par email ou SMS
- protection contre les faux bonds (no-show),
- base de donnée clients,
- gestion des employés,
- options de paiement en ligne.
C’est un modèle freemium, avec plan gratuit. Pour bénéficier de toutes les fonctionnalités, il faut choisir un abonnement payant.
Cette solution est adaptée aux salons de coiffure et de beauté ainsi qu’aux enseignants, formateurs, etc. qui travaillent en équipe ou de manière indépendante.
Elle est accompagnée de nombreux outils gratuits créés par Square : terminal virtuel pour les paiements par téléphone, statistiques sur les ventes, liens de paiement, etc. Vous pouvez également intégrer le logiciel à de nombreux programmes externes pour le marketing, le commerce électronique et bien plus encore.
Tarifs – On peut démarrer gratuitement
Square a choisi un modèle freemium. Il y a trois niveaux d’abonnement, dont un gratuit, basique et réservé aux travailleurs indépendants.
Pour les deux plans payants, qui offrent plus de possibilités, dont le travail en équipe, il faudra débourser 19 € HT /mois ou 49 € HT /mois.
Aucun engagement contractuel n’est requis. L’inscription en ligne est simple et rapide.
| Abonnement | Gratuit : 0 € /mois Plus : 19€ /mois Premium : 49 € /mois |
| Paiement sur TPE | 1,65 % |
| Paiement en ligne | 1,4 % + 0,25 € pour les cartes européennes 2,9 % + 0,25 € pour les autres cartes |
| Délai de virement | 2 à 3 jours |
| Remboursement | Gratuit |
La version gratuite est tout à fait fonctionnelle, mais les plans payants offrent des fonctionnalités vraiment pratiques comme la confirmation des rendez-vous. Vous pourrez tester gratuitement ces fonctionnalités avancées pendant 30 jours après l’inscription.
Avantage de la version Plus à 19 € HT /mois :
- Points de vente multiples
- Synchronisation avec le calendrier Google
- Enregistrement de la durée exacte du rendez-vous
- Confirmation par SMS et e-mail
- Protection contre les faux bonds
- Création de cours (pour plusieurs clients)
Avantages de la version Premium à 49 € HT /mois:
- Ceux de la version Plus
- Rapport sur les ventes de chaque employée
- Taux salariaux variables
- Gestion des pourboires
Image : Mobile Transaction
Ajout d’un rendez-vous dans le calendrier de l’application.
Pour créer une réservation/un rendez-vous dans l’application, vous devez :
- Choisir une plage horaire dans le calendrier,
- Sélectionner ou ajouter le client concerné,
- Choisir le service
Vous pouvez choisir s’il s’agit d’une réservation pour une journée entière ou pour un créneau horaire, et éventuellement ajouter des produits physiques (par exemple, si vous vendez un shampoing), définir une remise ou encire rédiger une note personnalisée applicable à la réservation.
Nouveauté de l’été 2023 : la création de cours, pour accueillir plusieurs personnes à la fois lors d’une seule session. Cette fonctionnalité encore en version béta est réservée aux versions payantes.
Après avoir confirmé ces informations, vous pouvez décider si le client doit recevoir une notification de réservation par SMS, par courriel. La réservation est alors ajoutée au calendrier.
Image : Mobile Transaction
Ajout manuel d’un rendez-vous dans l’application.
Il est possible par la suite de cliquer sur la réservation pour la modifier ou lancer la procédure de paiement.
Le client peut modifier la réservation grâce à un lien figurant dans le message de confirmation et ajouter le rendez-vous à son calendrier Google, Apple, Outlook ou Yahoo. Un bouton de partage sur Twitter est également disponible si le client est vraiment enthousiasmé par votre service.
Image: Mobile Transaction
Confirmation envoyée au client par email.
Plus important encore, le client peut choisir de reporter, d’annuler ou de prendre un autre rendez-vous à partir de sa page de réservation – sous réserve de vos conditions de vente et de votre politique d’annulation, bien entendu.
En parlant de conditions, Square Contrats est une fonction complémentaire qui vous permet de créer des contrats et des conditions générales incluses dans les courriels de rendez-vous de vos clients par l’intermédiaire de Square.
Il existe des modèles préexistants pour un contrat de service, une confirmation de livraison, une autorisation de carte de crédit, la vente de biens et la prestation de services, mais vous pouvez créer n’importe quel type de contrat.
Si vous traitez avec des clients réguliers, le Répertoire de clients de Square vous permet de gagner du temps. Lorsque vous ajoutez un client à un rendez-vous, l’application ajoute automatiquement cette personne à votre bibliothèque de clients, avec toutes les coordonnées ajoutées au profil.
En ajoutant les données de la carte bancaire au profil du client, vous pouvez débiter la carte de la personne si nécessaire. Cela signifie qu’en cas de non-présentation ou d’annulation de dernière minute, vous pouvez toujours débiter la carte de votre client (si ce dernier a accepté cette condition de vente au moment de la réservation).
Toutefois, le titulaire de la carte peut à tout moment supprimer les données de sa carte à distance. C’est bien pour le client mais c’est potentiellement ennuyeux pour le commerçant confronté à une annulation de la part d’un client qui ne souhaite pas respecter les termes du contrat.
Image : Mobile Transaction
Nouveauté : la création de cours accessibles à plusieurs personnes en même temps.
La communication avec les clients est très facile dans l’application Rendez-vous. Il suffit d’aller dans la section Messages et d’utiliser les coordonnées du client pour lui envoyer un courriel ou un SMS afin de l’informer de l’évolution de sa réservation. Ce système est similaire à la messagerie WhatsApp Business ou à Facebook Messenger pour les entreprises.
Il existe également un catalogue d’articles dans lequel vous pouvez ajouter tous vos services et produits. Chacun peut être assorti d’une durée, d’un délai de traitement et d’un délai supplémentaire afin de garantir l’exactitude des disponibilités du calendrier.
Si vous vendez des accessoires, tels que des produits de coiffure, en plus des rendez-vous de coiffure, ceux-ci peuvent facilement être ajoutés à la transaction du rendez-vous au moment du paiement.
Image : Square
Le calendrier de l’application est adapté aussi bien à la consultation sur tablette que sur téléphone.
Vous pouvez également attribuer des ressources à un service, par exemple des salles ou des chaises. Lorsqu’un service est réservé et qu’une certaine ressource est requise, celle-ci est automatiquement réservée. De même, des membres du personnel spécifiques peuvent être ajoutés à un service.
Pour éviter les conflits dans le calendrier de confirmation, vous pouvez bloquer des créneaux personnels qui s’appliquent à votre emploi du temps professionnel. Par exemple, le déjeuner et les congés peuvent être planifiés de sorte que les clients ne puissent pas opter pour un service pendant ces périodes lorsqu’un membre de l’équipe n’est pas disponible.
LIRE AUSSI : Avis sur Vente en ligne Square.
Un abonnement Premium à 49 € HT /mois inclut des permissions avancées pour le personnel appelées Gestion des employés Plus (normalement 25 € HT /mois). Cela vous permet de créer des autorisations et des rôles personnalisés pour les différents employés concernant les fonctionnalités auxquelles ils peuvent accéder dans l’application.
L’offre gratuite pour un seul utilisateur comprend déjà un éventail satisfaisant de paramètres, y compris les fiches horaires, les quarts de travail et les analyses du personnel, mais seulement un ensemble de permissions.
En ce qui concerne les commissions du personnel, vous pouvez ajouter des commissions progressives ou forfaitaires qui s’appliquent lorsque certains services ou produits sont vendus. Par ailleurs, diverses options de pourboire peuvent être configurées dans l’application.
Pour un coût mensuel supplémentaire de 40 € HT minimum, vous pouvez vous abonner à Fidélisation Square, qui permet de récompenser les clients par des points à valoir sur leurs futurs achats.
Enfin, l’abonnement Square Marketing (à partir de 15 € HT par mois) vous offre des outils de campagne de marketing par courriel totalement intégrés à votre logiciel Square.
Réservations en ligne
Avec les formules gratuites et payantes de Rendez-vous Square, vous disposez d’un site web de réservation en ligne gratuit pour que les clients puissent prendre rendez-vous à distance. Il s’agit d’un site web complet avec une page de réservation intégrée connectée à Square Appointments et au système de paiement.
Le site web fonctionne sur Vente en ligne Square, une plateforme d’e-commerce qui permet à tout un chacun de créer une boutique en ligne moderne et fonctionnelle.
Image : Mobile Transaction
Personnalisation rapide du site en ligne de Square Rendez-vous.
Le site web peut être relié à Instagram afin que les followers puissent prendre rendez-vous grâce à un bouton situé sur votre profil Instagram Business. L’intégration avec Google vous permet en outre de relier votre calendrier à un profil bbusiness dans les résultats de recherche Google, ce qui constitue un moyen plus direct pour les personnes d’obtenir une réservation.
Si vous avez déjà un site web, il est possible d’y intégrer le flux de réservation de Square Rendez-vous, à condition que la plateforme soit compatible : WordPress, Wix ou Squarespace.
Image : Mobile Transaction
Personnalisation rapide du site en ligne de Square Rendez-vous.
Prise en charge des paiements
Les paiements par carte de crédit sont gérés directement par Square, qui propose ses propres solutions de paiement, en présence du client et en ligne.
Voici une sélection des méthodes de paiement auxquelles tous les utilisateurs de Square ont accès sans frais mensuels :
Vous pouvez activer la gestion des espèces et connecter un tiroir-caisse. Certains titres restaurant, les chèques et autres formes de paiement peuvent également être enregistrés à la caisse.
L’application Rendez-vous fonctionne sur iPad, iPhone, tablettes Android et smartphones. Alternative le Square Register. Il s’agit d’un terminal de point de vente (TPV) à écran tactile équipé d’un élégant lecteur de cartes à écran tactile.
Photo: Square
L’application de rendez-vous sur un Square Register.
Comment être sûr que que vos clients paieront pour leur réservation ?
Square Rendez-vous s’en charge grâce à ces options :
- Enregistrement des données de la carte lors de la réservation. Cela permet de facturer des frais d’annulation à la carte dans les 14 jours suivant la réservation. Passé ce délai, les données de la carte sont supprimées du système.
- Prépaiement – Le client doit payer d’avance le service réservé.
Square propose une politique d’annulation par défaut, mais vous pouvez créer votre propre politique. Vous êtes libre de fixer le montant des frais pour les absences, mais vous ne pouvez pas dépasser 500 €. Vous pouvez également choisir de ne pas exiger l’enregistrement des données ou le prépaiement.
Rapports et statistiques
Quelle que soit la manière dont vous prenez les réservations et les paiements par l’intermédiaire de Square, les transactions sont enregistrées en temps réel dans le nuage. Ces données peuvent être analysées dans le compte Square, envoyées par courriel pour être imprimées ou intégrées à des logiciels de comptabilité externes tels que Xero et QuickBooks.
L’application Rendez-vous dispose d’une section pour les rapports de vente, les transactions et les paiements. Les reçus peuvent être réédités et les transactions remboursées à partir de l’application.
Dans le tableau de bord Square accessible depuis un navigateur web, des analyses de ventes plus complexes vous permettent d’examiner les tendances des ventes, la répartition des méthodes de paiement, les performances du personnel et bien plus encore.
Service client et avis en ligne
Tous les utilisateurs de Square peuvent contacter l’assistance par e-mail ou par téléphone les jours ouvrables entre 6 heures et 18 heures.
Étant donné le faible coût des produits Square, le fait qu’il n’y ait pas de service 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 ne dérange pas la plupart des commerçants, mais cela signifie que les réponses aux questions d’ordre général peuvent prendre un jour ou deux avant d’être envoyées par courrier électronique. Il est préférable de traiter les questions urgentes par téléphone pendant les heures d’ouverture.
Les avis des utilisateurs sont généralement positifs (4,4 sur Google Play et 4,8 sur l’Apple Store) en raison de la facilité d’utilisation de Square, de la fluidité des paiements et de l’excellente gamme d’outils gratuits. Certains clients regrettent toutefois que des fonctions utiles comme la synchronisation avec le calendrier Google soient devenues payantes .
Notre Avis sur Rendez-vous Square
Rendez-vous Square est très polyvalent, avec une faible barrière d’entrée pour ceux qui ont un budget limité. Peu importe que vous preniez des réservations en ligne ou en personne, car Square inclut un grand nombre d’outils de vente différents sans frais supplémentaires.
L’application peut être utilisée pour la vente d’articles physiques et de services, mais elle est différente du logiciel de caisse Square Point de vente car elle se concentre sur le système de réservation. Elle conviendra à différents professionnels tels que les salons de beautés ou de coiffure, les coachs, enseignants et formateurs.
